Документальный контроль операций с МБП.

Документальный контроль операций с МБП.

После проверки фактического наличия МБП аудитор начинает документальную проверку в такой последовательности.

1. Проверка полноты оприходования малоценных и быстроизнашивающихся предметов и наличия документов, которые подтверждают их приобретение:

-        соблюдается ли на предприятии порядок приёма и оформление документации по приёму МБП;

-        полностью ли оприходованы МБП, определённые в документах поставщика (по конкретным названиям и за определённый период);

-        соответствует ли качество МБП, определённое в счетах-фактурах, сертификатах поставщика.

При проверке документов осуществляется взаимная сверка хозяйственных договоров, накладных, счетов-фактур, приходных ордеров на предмет идентичности ряда показателей: номенклатуры, цены, количества, дат оприходования.

Самой распространённой ошибкой, которая при этом встречается в учёте является неофактуренные поставки и отпуск таких МБП в производство. Затем по данным журнала-ордера    № 10-1 с/х осуществляется проверка правильности отображения в учётных регистрах оприходованных МБП .

Сравнение количественных показателей оригиналов счетов-фактур, сертификатов и спецификации поставщика, а также приёмных актов позволяет установить, все ли МБП оприходованы по актам приёма.

Встречная проверка документов, которые отражают поступления МБП, с документами поставщика даёт возможность выявить факты неоприходования МБП, отпущенных предприятию, или оприходованию их в меньшем количестве.

2. Проверка организации контроля за сохранностью и использованием доверенностей.

Проверке подлежит правильность нумерации листов книжки доверенностей. При массовом характере выдачи доверенностей проверяется наличие их регистрации в журнале по учёту выданных доверенностей. При этом обращается внимание на то, чтобы доверенности выдались полностью заполненные.

Путём встречной проверки аудитор выявляет возможные факты предоставления поставщику поддельных доверенностей по таким же номерам, которые зарегистрированы в журнале. Даты выдачи доверенностей даёт возможность определить срок её действия, который устанавливается в зависимости от возможности получения и ввоза соответствующих МБП.

По приходным документам проверяется, не было ли случаев передачи доверенности другим лицам, изменение название поставщика, внесение подделок в документы на получение МБП.

3. Изучение организации контроля за погашением доверенностей.

Аудитор проверяет данные графы «Відмітка про виконання доручень» в журнале учёта доверенностей и первичных документах, которые характеризуют поступление МБП на склад. При этом необходимо обратить внимание на то, не выдаются ли новые доверенности лицам, которые не отчитались за использование полученных доверенностей.

4. Проверка правильности отпуска (списания) запасов.

В ходе такой проверки аудитору необходимо выяснить:

Ø  как учитывается поступление и расход МБП на складах и прочих объектах;

Ø  не было ли фактов неоприходования (полного или частичного) МБП, которые поступили;

Ø  не списывались ли МБП на затраты сверх установленных норм и без достаточных оснований;

Ø  соответствовало ли фактическое расходование МБП документальным данным;

Ø  не было ли фактов вуалирования недостач МБП в бухгалтерском учёте;

Ø  не прячутся ли недостачи МБП в различных необоснованных бухгалтерских проверках.

5.Проверка законности списания МБП при потере.

Аудитору необходимо основательно проверить, как предприятие соблюдает установленный порядок оформления потерь количества и качества МБП. Особенно детально при этом следует изучить факты списания МБП вследствие порчи при хранении. В ходе проверки необходимо использовать акты инвентаризации за период, который изучается, и выводы инвентаризационной комиссии, которые подтверждают качественные изменения МБП на время составления акта, карточки складского учёта о движении МБП на складе, акты на списание.

6. Проверка фактов порчи МБП.

В результате детальной проверки актов на списание испорченных МБП аудитор должен ответить в обобщающих документах такие вопросы: когда, где и в каком количестве испорчены МБП; полностью или частично они испорчены; вследствие каких причин произошла порча, в чём проявилась бездеятельность должностных лиц, ответственных за хранение МБП; можно ли было предупредить порчу и если да, то почему не приняты соответствующие меры.

7. Проверка достоверности отображения движения МБП в бухгалтерском учёте.

С целью проверки достоверности отображения по данным бухгалтерского учёта движения МБП, аудитор должен составить ведомость их движения по видам с выведением остатка запасов на момент инвентаризации и сопоставить данные остатка ведомости движения МБП с фактическим наличием запасов. В случае превышения данных остатков ведомости движения МБП с данными инвентаризации можно сделать вывод, что МБП при поступлении не оприходованы.

В некоторых случаях по данным бухгалтерского учёта не проводится списание МБП. Поэтому, проверяют факты списания запасов, аудитор при этом должен знать, используются ли указанные МБП в технологическом процессе.

Особое внимание необходимо уделить изучение состояния складского учёта (пересмотреть книги (карточки), проверить своевременность записей), уточнить имеют ли кладовщики положения или должностные инструкции о порядке ведения складского хозяйства и складского учёта, проводился ли инструктаж материально-ответственных лиц по вопросам учёта и отчётности.

8. Изучение организаций по движению МБП.

Для исследования операций по движению МБП аудитору необходимо проверить:

o   организацию количественного учёта по названию и номенклатурного номера;

o   правильность списания (выборочно) МБП по первичным документам и по отчётам МБП;

o   кому из работников предприятия выдавались наличные для приобретения МБП, какими документами подтверждается их оплата, оприходованы ли эти МБП.

9. Проверка правильности оценки (согласно учётной политики) МБП при поступлении, приобретении.

При проведённой проверки следует учитывать, что в синтетическом учёте приобретение МБП может осуществляться в оценке по фактической стоимости приобретения или по учётным ценам.

10. Проверка своевременности предъявления претензий по качеству и количеству МБП.

Во время проверки операций по оприходованию МБП, по которым были выявлены расхождения в качестве и количестве по характеристикам, которые указаны в документах поставщика, необходимо установить наличие акта о выявленных несоответствиях. Предложить на сумму недостачи предъявить отправителю (поставщику) претензию, если до момента проверки эти претензии не были предъявлены.

11. Проверка выдачи и возврата МБП.

Аудитор тщательно проверяет кому выдаются МБП (каким профессиям работников и на каком основании), соблюдаются ли сроки использования и порядка списания изношенных МБП, составляются ли акты на списание МБП, которые пришли в негодность. Также необходимо установить, ведутся ли на предприятии ведомости с определением, когда, кому, какие МБП выданы, на какой срок, а также когда и в каком состоянии они были возвращены. Получение и возврат на склад МБП должно подтверждаться подписями лиц, которые получают и сдают их.

По МБП, списанных в утилизацию или переведённых в лом, проверяется наличие соответствующих документов.

12. Исследование состояния материальной ответственности за вред причинённый предприятию.

Аудитор должен знать, что статьями 130-138 Кодекса Законов о труде Украины предусмотрены следующие виды материальной ответственности:

-        в границах среднего месячного заработка;

-        ограниченная;

-        полная;

-        коллективная.

Необходимо удостовериться, что с работником, который виновен в возникновении материального ущерба, составлен договор о полной материальной ответственности. Такой договор, как правило, составляется в виде приложения, дополнения к трудовому договору с целью конкретизации обязанностей по обеспечению сохранности МБП. Для его составления необходимо, чтобы работник занимая должность или занимался работой, непосредственно связанную с хранением или применением в процессе производства переданных ему МБП, при условии, что он занимает должность предусмотренную специальным перечнем.

Не соблюдение этих условий – недействительность договора о полной материальной ответственности, лишает её юридической силы, а работники, виновные в причиненном ущербе, несут ограниченную материальную ответственность.