Документация фактов хозяйственной жизни

Документация фактов хозяйственной жизни

Документация — элемент метода бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных опера­ций. В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни (хозяйственная опе­рация) подлежит оформлению первичным учетным до­кументом. С этой целью применяется один из элемен­тов метода бухгалтерского учета — документация, т.е. основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйст­венной деятельностью организации, отражения объек­тов бухгалтерского учета, первичного контроля. Каж­дая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и являет­ся первым этапом учета.

Документ (от лат. Documentum — поучительный при­мер, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совер­шения хозяйственной операции, право на ее совершение.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Первичный учетный документ составля­ется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Электронный документ — документированная инфор­мация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для пере­дачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Формы первичных учетных документов утверждает ру­ководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бух­галтерского учета. Новым законом «О бухгалтерском уче­те» упразднено понятие «унифицированные формы», те­перь все формы первичных документов организации могут разрабатывать самостоятельно. Чтобы формы первичных документов, на основании которых фиксируется факт осу­ществления хозяйственной операции, стали легитим­ными, они должны быть утверждены приказом руково­дителя (возможно, в составе учетной политики) и иметь обязательные реквизиты.

Значение бухгалтерских документов. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяй­ственная деятельность. Они используются для оператив­ного руководства и управления организацией. На основа­нии документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целе­сообразность тех или иных операций. Документы подтвер­ждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

Документы имеют правовое значение, они использу­ются в качестве доказательства при спорах между орга­низациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, про­водимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценно­стей, предупреждать случаи хищения. Большое значе­ние имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансо­вой деятельности организации. Документы использу­ют, анализируя результаты работы организации. Имен­но документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

Реквизиты документов. Каждый документ должен полностью отвечать сво­ему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяй­ственную операцию, отраженную в документе, назы­вают реквизитами. Реквизит — от лат. requisitum — требуемое, нужное.

Реквизиты бывают обязательные, дополнительные и специальные. Первичные учетные документы должны со­держать следующие обязательные реквизиты.

Обязательными реквизитами первичного учетного до­кумента являются:

1)наименование документа;

2)дата составления документа;

3)наименование экономического субъекта, составив­шего документ;

4)содержание факта хозяйственной жизни;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием еди­ниц измерения;

6)наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответствен­ного (ответственных) за правильность ее оформления;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом б, с указа­нием их фамилий и инициалов.

К дополнительным реквизитам могут относиться: ад­рес и телефон организации, указаны стороны, участвую­щие в совершении операции, и т.д.

К специальным относятся реквизиты, соответствую­щие определенному участку учета.

Требования, предъявляемые к заполнению документов. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или если это почему-то невозможно,— непосредственно по окончании операции.

В документах должны быть заполнены все реквизи­ты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим ка­рандашом, при помощи пишущих машин или полно­стью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Ито­говые записи, связанные с передачей ценностей, долж­ны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организа­ции по согласованию с главным бухгалтером. Докумен­ты, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руко­водитель организации и главный бухгалтер или уполно­моченные ими лица.

Исправление ошибочных записей в документах. В первичном учетном документе допускаются исправ­ления, если иное не установлено федеральными закона­ми или нормативными правовыми актами органов го­сударственного регулирования бухгалтерского учета. Ис­правление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фа­милий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В первичные учетные документы (кроме банковских и кассовых) можно вносить исправления. В тексте и циф­ровых данных первичных документов подчистки и неого­воренные исправления не допускаются. Ошибки в пер­вичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было про­читать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправле­но», поставлена дата исправления, подтверждено подпи­сью лиц, подписывающих документ. (Например, если в документе ошибочно записано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью зачеркивается число 429, записыва­ется 439, пишется «Исправлено», ставится дата 29 мая 2009 т. и подписи: Свиридов, Зайцев.)

Классификация документов. Для отражения хозяйственных операций использует­ся большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группи­ровать, т.е. составлять сводные учетные документы, ко­торые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения (см. рис. 2).

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергают­ся обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является провер­ка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

Рис. 2. Классификация документов

При проверке документов по существу необходимо ус­тановить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действу­ющему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противореча­щим законодательству и установленному порядку при­ема, хранения и расходования денежных средств, товар­но-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и рас­ходным кассовым ордерам, подлежат обязательному га­шению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Проверка по форме позволяет убедиться, что для офор­мления конкретной хозяйственной операции был исполь­зован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты от­ражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую про­верку, которая сводится к проверке правильности ариф­метических вычислений и подсчетов, таксировки доку­ментов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении сче­тов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформ­ленные в документах хозяйственные операции.

Организация документооборота. Документооборот — это путь движения документа с момента первых записей и до сдачи в архив.

Понятие документооборота включает в себя составле­ние графика прохождения документов, контроль за пра­вильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работающих с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены сле­дующие требования:

— первичные учетные документы, принимаемые бух­галтерией, должны иметь все обязательные рекви­зиты;

— при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений; документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение това­ров должна быть выделена сумма НДС для воз­можности принятия НДС к возмещению);

— все исправления в документах должны быть заве­рены подписями лиц, ответственных за их состав­ление с указанием даты исправления;

— по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет пер­сональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

При составлении графика документооборота учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов. Все документы после окончательной бухгалтерской об­работки подшивают в папки и передают на хранение в те­кущий архив, где обеспечивается их сохранность и удоб­ство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полу­ченный документ, пройдя обработку, подшивается в пап­ку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образу­ют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом (табл. 1.1):

Таблица 1.1

Список дел

Номер дела состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалте­рии. Графа «Количество дел в папке» заполняется в кон­це года.

В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: пе­речня типовых документов, образующихся в деятельнос­ти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреж­дений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения) либо перечня управленческих документов по­стоянного срока хранения, образующихся в деятельнос­ти негосударственных коммерческих организаций.

Дела из архива выдаются по письменному распоряже­нию главного бухгалтера.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтер­ского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность под­лежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами орга­низации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рис. 3.Технология документооборота

Документы учетной политики, стандарты экономичес­кого субъекта, другие документы, связанные с организа­цией и ведением бухгалтерского учета, в том числе сред­ства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использова­лись для составления бухгалтерской (финансовой) отчет­ности в последний раз.