Глава 8. Графики

Глава 8. Графики

В Access существует возможность построить и поместить график (диаграмму) на форму или отчет. Диаграмма строится по данным из таблиц базы данных. График автоматически изменяется при изменении или добавлении новых данных. Полезно изучить и использовать в работе это удобное средство визуального анализа данных, их изменения.

Создать диаграмму можно с помощью отдельного приложения Microsoft Graph, которое входит в поставку Microsoft Office. Для построения диаграмм в Access используется специальный элемент управления (OLE-объект, ActiveX-компонента) Диаграмма. Будучи встроенным в форму или отчет, он обладает полной функциональностью Microsoft Graph.

Создание графиков в Access максимально упрощено: Вы помещаете на форму или отчет элемент управления Диаграмма, запускается Мастер, который автоматически строит один из выбранных Вами типов диаграммы.

Для работы с диаграммами первым делом надо разместить элемент управления Диаграмма на Панель элементов, чтобы в дальнейшем перетаскивать его оттуда на форму или отчет. Проделайте следующее:

·         находясь в главном окне базы данных Access, выберите из меню Вид, далее Панели инструментов и Настройка. В открывшемся окне Настройка, в закладке Панели инструментов отметьте пункт Панель элементов, что приведет к отображению Панели элементов на экране;

·         перейдите в закладку Команды, в левой части выберите категорию Элементы управления, затем в правой части команду Диаграмма;

·         перетащите значок команды Диаграмма на Панель элементов. Теперь элемент управления Диаграмма будет постоянно доступен на Панели элементов, как показано на рис. 8.1:

Рис. 8.1.  Размещение элемента Диаграмма на Панели элементов

График продаж по месяцам

Построим график, показывающий продажи по месяцам. Пусть ось абсцисс X соответствует суммам продаж по месяцам, а ось ординат Y – месяцам. Разместим диаграмму на отдельной пустой форме, назвав ее ГрафикПродаж. Поскольку форма ГрафикПродаж не имеет источника данных, то измените значения ее свойств (закладка Макет): Область выделения и Поле номера записи в Нет, Полосы прокрутки и Кнопки размеров экрана в Отсутствует.

Для встраивания диаграммы в форму проделайте следующие действия:

1. Откройте пустую форму ГрафикПродаж в режиме Конструктора. Отобразите Панель элементов, если ее нет на экране. Включите кнопку Мастер, далее кнопку Добавить диаграмму на Панели элементов и поместите элемент на форму, захватив примерно область 7х12см.

Здесь будет запущен Мастер, который  последовательно запросит имя таблицы (выберите Заказы), поля с данными (выберите ДатаЗаказа и ОбщаяСумма), тип диаграммы (выберите Объемная гистограмма).

В следующем окне Мастера (рис. 8.2) появится образец диаграммы, в правой части перечислены отобранные Вами поля.

Как видно, Мастер правильно разнес поля: ось абсцисс будет отображать суммы продаж, ось ординат – месяца. В этом окне имеется возможность перетаскивать поля из правой части на ось абсцисс или ординат (если выбрано более двух полей) – попробуйте. Имеется возможность изменения способа группировки по оси ординат  и суммирующей операции по оси абсцисс; щелкните 2 раза по надписям оси ординат или абсцисс, откроется окно рис. 8.3.

Рис. 8.2 Окно Мастера для настройки диаграммы

Рис. 8.3. Настройка осей диаграммы

 В итоге на форме Вы получите настроенный элемент Диаграмма – рис. 8.4. и рис. 8.5.

2. График построен. Теперь следует установить его размеры, подкорректировать надписи и т.д. Попытайтесь изменить свойство Установка размеров (закладка Макет) – это лишь часть решения вопроса.

Хотелось бы иметь надпись месяца под каждым столбиком гистограммы, изменить расположение, размеры, цвет элементов гистограммы и т.д. Щелкните 2 раза по изображению графика – будет вызвано окно программы Microsoft Graph – рис. 8.6.

Рис. 8.4. Первоначальный вид построенного элемента Диаграмма в Конструкторе

Рис. 8.5. Первоначальный вид построенного элемента Диаграмма

Рис. 8.6. Корректировка диаграммы в окне Microsoft Graph

В этом окне выводится таблица данных, используемая в графике, и сама диаграмма, отображающая эти данные. Растяните подокно Диаграмма так, чтобы появились все надписи под столбиками гистограммы.

Самое важное здесь то, что Вы можете выделить любой элемент в подокне Диаграмма и изменить его по Вашему усмотрению. Возможностей для настроек много – попробуйте. Выделите любой элемент (например, элемент Стены), щелкните по нему 2 раза, в появившемся окне установите другой цвет и т.д.

После всех настроек закройте окно программы Microsoft Graph, сохраните форму ГрафикПродаж и откройте ее для просмотра:

Рис. 8.7. Итоговый вид гистограммы

В заключение раздела отметим, что важным (в процессе ответов Мастеру) является правильный подбор типа диаграммы для выбираемых данных. Важно, что и как Вы хотите  отображать: изменение данных во времени, соотношение между наборами данных, соотношения или пропорции частей целого. Пример отображения тех же данных в виде круговой диаграммы – рис. 8.8.

Рис. 8.8. Круговая диаграмма отображает соотношения наборами данных