Информационное обеспечение

Информационное обеспечение

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса (Рисунок 5.2):

•      внемашинное информационное обеспечение, представляемое в виде, удобном для восприятия человеком;

•       внутримашинное информационное обеспечение.

Рисунок 5.2 - Структура информационного обеспечения в АЭИС

Кратко охарактеризуем основные элементы внемашинной части информационного обеспечения.

Система показателей объединяет совокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих закономерности производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта и составляющих основу всей системы сбора и обработки экономической информации. Изучение системы показателей производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта дает возможность выявить состав показателей и их структуру, закономерности их преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полнота, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки и последующего использования.

Система классификации и кодирования информации обеспечивает однозначность описания данных, организацию поиска и идентификацию информационных объектов в АЭИС.

Система классификации характеризуется совокупностью правил по разделению заданного множества на подмножества по одному или нескольким признакам. Выделенные в результате классификации подмножества называют классификационными группировками: классы, подклассы, группы, подгруппы и др.

После классификации выполняется кодирование информационных единиц согласно выбранной системе: порядковая, серийная, позиционная (разрядная), повторения, комбинированная [26, 31, 76, 84]. В результате кодирования присваиваются условные обозначения, коды, конкретным элементам экономико-информационных структур (табельные номера работников, номенклатурные номера готовой продукции аналитические счета учета материальных ценностей и др.).

Код (кодовое обозначение) — условное обозначение единиц информации с помощью цифр или букв, присвоенное в соответствии с принятой системой кодирования информации. Коды должны быть минимальными по длине, максимально логичными по структуре, легко воспринимаемыми зрительно, обеспечивать удобство и эффективность обработки информации, автоматическую группировку и получение итогов по нужным классификационным признакам, быстрый поиск данных.

Таблица соответствия единиц информации и их кодовых обозначений называется классификатором.

Классификаторы обеспечивают возможность группировки информации по выделенным признакам, минимизации объемов хранимых данных в информационной базе системы, ускорение процедур поиска и обмена данными в АЭИС. В зависимости от сферы применения классификаторы подразделяются на международные, единые для страны, отраслевые и классификаторы предприятий и организаций.

Система документации в составе информационного обеспечения АЭИС представляет собой совокупность документов, циркулирующих на объекте. В ее составе выделяются массивы первичной и результатной (выходной) документации.

Проектируемая система документации должна соответствовать условиям и требованиям использования минимального объема исходных данных, обеспечения их своевременности и достоверности, обслуживание всех уровней и звеньев управления и другие технико-экономические характеристики.

Важнейшим требованием к проектированию системы документации является применение принципов унификации и стандартизации.

В соответствии с государственным стандартом унифицированная система документации представляет собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

При проектировании системы документации АЭИС для экономического объекта определяется перечень входных и выходных документов, устанавливаются их характеристики, содержание, сфера применения, проектируются формы документов и рациональные схемы их движения (схемы информационных потоков).

Информационный поток отражает направленное движение информации от источника ее возникновения к ее потребителю в виде передачи отдельных первичных документов, массивов первичных документов или файлов на машинных носителях.

Моделирование информационных потоков в виде построения и анализа схем (диаграмм, графиков) информационных потоков позволяет выявить и исключить дублирование информации в системе, обеспечить контроль исполнительной дисциплины, оптимизировать систему управления объектом в целом.

Внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях, включающих данные:

•     о текущем состоянии управляемых объектов;

•     нормативно-справочного характера;

•  накапливаемые за определенный промежуток времени и др.

Организация внутримашинной информационной базы может быть реализована в виде:

•      локальных файлов, обеспечивающих конкретную задачу или комплекс функциональных экономико-информационных задач;

•      баз и банков данных, обеспечивающих интегрированное накопление, хранение, поиск, корректировку и выдачу информации для всей АЭИС экономического объекта;

•      баз знаний, включающих знания о предметной области и правила их использования для принятия управленческих решений.

При проектировании внутримашинного информационного обеспечения придерживаются принципов единства информационной базы в рамках создаваемой АЭИС, использования унифицированной системы документации и технико-экономических показателей, единых классификаторов, общесистемной нормативно-справочной информационной базы.

Внутримашинное информационное обеспечение должно обеспечивать эффективное функционирование всех задач, их комплексов и подсистем, взаимосвязь и согласованность с информационными базами вышестоящих уровней управления.