Практическая работа 3.5

ТЕМА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА.

Цель занятия. Изучение технологии создания документов на основе готовых шаблонов.

Общие сведения

Шаблон – это предварительно разработанная заготовка документа, в которую достаточно ввести недостающие данные , чтобы получить полноценный готовый документ.

Шаблон делового письма может содержать типовые фрагменты, характерные для таких писем, например текст обращения и прощальные фразы. Пользователю остается разместить в шаблоне лишь адреса, имена, основной текст – и письмо будет готово.

Основная цель создания и применения шаблонов состоит в том, чтобы пользователь не тратил время на ввод типовой текстовой информации и форматирование документа. Кроме того, использование шаблонов позволяет поддерживать единый стиль оформления документов.

Для создания нового документа необходимо выполнить команду Файл → Создать. На экране появится диалоговое окно Создание документа, содержащее несколько вкладок, на каждой из которых размещены значки шаблонов одной группы.

Название групп приведены на корешках соответствующих вкладок.

В нашей работе будем создавать деловое письмо, поэтому необходимо перейти во вкладку Письма и Факты, а затем выбрать шаблон Изысканное письмо и щелкнуть по кнопке ОК.

На рис. 3.5 приведен фрагмент документа, который получится после выполнения после выполнения этой команды.

Теперь необходимо ввести в документ нужную информацию с помощью поля ввода текста. Основное назначение этих полей – задать позицию для ввода текста и его формат. Часто внутри такого поля помещена краткая подсказка, поясняющая, о чем  должна идти речь и как, собственно, нужно вводить текст.

При переходе в поле, в которое предполагается вводить текст, оно окрашивается в серый цвет, привлекая тем самым внимание пользователя. Для перемещения между полями используется клавиши перемещения курсора.

Текст в поле можно ввести не только с клавиатуры, но и перенести из другого документа через буфер обмена.

Необязательно вводить текст во все поля. Если, на ваш взгляд, какое-либо поле в документе является лишним, его можно удалить, используя клавишу [Delete].

Мастер – это программа, которая формирует набор вопросов для пользователя и с учетом его ответов автоматически создает требуемый документ.
 Примечание. После того как документ на основе шаблона создан, можно выполнить дополнительную доработку документа, скорректировав его формат по своему желанию. После завершения работы  документ необходимо сохранить.

2. Разработайте деловое факсимильное сообщение на основе соответствующего Мастера. Для этого выполните следующую последовательность действий:
   ∙ выполните команду Файл → Создать, затем в окне Создание документа перейдите на вкладку Письма и факсы и дважды щелкните по значку Мастер факсов;
   ∙ Вы увидите окно Мастер факсов. Схема, размещенная в левой части окна, представляет собой последовательность дальнейших шагов, которые предстоит для создания факса;
   ∙ При необходимости можно пропустить несколько шагов и с помощью мыши сразу проскочить вперед;
   ∙ Если вы согласны пройти с Мастером весь предложенный путь, то нажмите кнопку Далее. Кнопку Готово можно нажать только в том случае, если вы считаете, что подготовка факса уже завершена.
  Любой Мастер формирует на экране последовательность подобных окон, при работе с которыми нужно будет вводить номера, адреса, телефоны и некоторую другую информацию.

После того как вы нажмете кнопку готово, в окне редактора появится готовый или почти готовый документ. Скорее всего, результат работы Мастера потребует дополнительной доработки.

Так, например, Мастер факсов фактически создает только титульную страницу факсимильного сообщения, а сам текст сообщения,  занимающий иногда несколько страниц, может быть размещен в документе позднее.

На рис 3.8 представлен текст факсимильного сообщения, созданного с помощью Мастера факсов. В этом документе размещено краткое сообщение, оно было внесено уже после того, как работа Мастера завершилась.

Примечание. Создав первый текст факсимильного сообщения, его можно сохранить для последующего использования: из документа нужно удалить все данные,  которые носят частный характер, а сам документ необходимо сохранить как шаблон.

                                                Контрольные вопросы
1. Что такое шаблон, и для каких целей он используется?

2. Что представляет собой Мастер шаблонов?