Классный час "Тайм-менеджмент или как грамотно использовать свое время"

Вы говорите, время проходит?
Это ошибка. Время стоит. Проходите вы….

Время — основной ресурс нашей жизни. Ресурс этот можно «конвертировать» — тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности.

Время есть у всех, просто расходуем мы его по-разному. И от того, как мы это делаем, зависит то, как мы живем.

24 часа в сутки
8760 часов в год.
Даже если вычесть сон, это около 5800 часов активной деятельности!

Потратил время на работу — получил деньги.
Потратил на общение с друзьями — получил радость общения, поддержку и хорошие отношения.

Потратил на пробежку
и контрастный душ — получил бодрость и здоровье.

Хотите достигать в жизни многого?
Делать больше и уставать меньше?
Заниматься тем, что вам действительно нравится?

У вас есть для этого главный ресурс. Все, что нужно, — лишь правильно им распорядиться!

(англ. time management) 
Искусство эффективной организации времени.
Технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей.
Успевать больше, уставая меньше.
Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо чувство времени. 

Чувство времени — это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело.

Чувство времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Это навык, который можно и нужно развивать.

Постоянная нехватка времени при высоком трудовом напряжении руководителей – типичное явление в практике их работы. Поэтому серьезной проблемой является поиск путей рационального использования времени людей, выполняющих функции управления.

Выбирайте один вариант ответа.
1. Есть ли у Вас время, чтобы выспаться среди недели?
а) да;
б) нет;
в) чаще да.
2. Если у Вас много дел, а телефонный разговор затянулся, можете ли Вы закончить беседу вежливой фразой?
а) да;
б) редко;
в) если думаю, что не обижу собеседника.
3. Считаете ли Вы, что определенные дела нужно всегда делать в один и тот же день недели?
а) нет;
б) такое не приходит мне в голову;
в) да.
4. Планируете ли Вы в начале года, как будете проводить отпуск?
а) нет, так как каждый год провожу его одинаково;
б) нет;
в) да.
5. Знаете ли Вы, кто самый близкий друг Вашей жены (мужа) по работе?
а) нет;
б) да;
в) кажется, один раз об этом заходила речь.

6. Есть ли у Вас время на хобби?
а) жалко тратить на это свое время;
б) хорошо, что его хватает на то, что необходимо;
в) да.
7. Решаете ли Вы браться за большую домашнюю работу?
а) да;
б) если нет выхода;
в) нет.
8. Как Вы читаете роман?
а) если интересно, то «глотаю» его, оставив дела;
б) читаю ежедневно несколько страниц;
в) нет на это времени.
9. Есть ли такой день на неделе, когда Вы отключаетесь от дел, отдыхаете?
а) иногда есть, но заранее такой день не планирую;
б) есть;
в) везет тем, кто может себе это позволить.
10. Мучает ли Вас совесть, если чувствуете, что что-то недоделали?
а) мучает всегда;
б) мучает, из-за этого не могу спать;
в) нет.
11. Часто ли из-за работы не хватает времени на семью?
а) да;
б) нет;
в) иногда.
12. Планируете ли Вы в новом году лучше распределять и использовать свое время?
а) планирую, но не верю в успех;
б) для этого не нужен новый год;
в) в этом для меня нет нужды.
Для подсчета суммы баллов используйте таблицу.

10 – 40 баллов – у Вас ни на что не хватает времени. Советуем заранее составлять план;
41 – 70 баллов – Вы все успеваете, но есть резервы;
71 – 95 баллов – Вы знаете цену времени, но не являетесь его рабом;
96 – 120 баллов – Вы очень эффективно используете время.

Перед тем, как что-то сделать, задайте себе вопрос «Сколько времени это займет?» И, запомнив ответ, приступайте к делу. Когда закончили — сверьте по часам, насколько правильным было предположение. В этом упражнении не нужно ничего писать, выполнять его можно в любое время и в любом месте — оно очень простое и удобное. Выполняя калибровку, вы будете все лучше и лучше «предсказывать» затраты времени.

Развитие этого чувства очень быстро даст отдачу в виде лучшей организованности вашего времени.
ПРОБУЙТЕ — ЭТО РАБОТАЕТ!

Это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Чтобы быть хорошим руководителем и обеспечивать эффективное функционирование фирмы, необходимо правильно распоряжаться своим временем. Выполнив данное тестовое задание, Вы увидите, насколько хорошо Вы умеете управлять своим временем.

Самооценка в баллах: 0 – «почти никогда»; 2 – «часто»; 3 – «почти всегда».
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать сразу и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченной по приоритетам. Важнейшие задания я выполняю в первую очередь.
6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком своей работоспособности.
8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направлять свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время пытаются претендовать другие, в то время как мне необходимо выполнить другие важные дела.

Суммируйте баллы, набранные Вами в результате проверки.
От 15 баллов и менее – Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы достигаете, если составляете список приоритетных дел и придерживаетесь его.
От 16 до 20 баллов – Вы пытаетесь распоряжаться своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
От 21 до 25 баллов – Вы хорошо распоряжаетесь своим временем.
От 26 до 30 баллов – Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям приобщиться к Вашему опыту.

Постановка цели или определение ключевого направления деятельности (целеполагание);
Планирование и расстановка приоритетов;
Реализация; 
Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ 

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно мы хотим. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого.
Не спешите сразу браться за глобальное — начните с того, что определите четыре главные ваши цели на этот год. Держите их на виду, помните о них, — и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения.
СТАВЬТЕ ЦЕЛИ! ЭТО ВЕРНЫЙ ПУТЬ К УСПЕХУ.

Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным.  Луций Анней Сенека

Начните планировать свои дела — этим вы освободите себе огромное количество времени и обеспечите выполнение самого главного, важного!
Планирование личного времени может быть жестким и гибким.
Жесткое — наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать. удобно в масштабах года. В мае пойти на курсы английского, в июне — командировка, в августе — двухнедельный отпуск, за сентябрь создать интернет-магазин.
Гибкое — наметить список дел, а делать их в той очередности и тогда, когда это актуально (подходят внешние условия, подходит ваше состояние). Удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела — пишем список, — и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно — решаем по ситуации.
План должен быть гибким, чтобы его можно было при необходимости подогнать к обстоятельствам.

…с 11.00 до 12.00 — совершить подвиг. Из списка дел на день барона Мюнхгаузена

Соотношение (60:40). лучше всего составлять план лишь на определенную часть времени (на 60 %). Всегда нужно оставлять определенный процент времени как резерв для неожиданных экстренных случаев или в результате недооценки длительности каких-то дел.
 Регулярность — системность — последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.
Реалистичное планирование. Планировать нужно только такой объем задач, с которым реально можно справиться.
Заполнение потерь времени. Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше заняться делом (работой) вечером, чем в течение следующего целого дня наверстывать потерянное накануне.

Фиксация результатов вместо действий. Фиксировать в планах нужно результаты или цель, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были исходно направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.
Срок выполнения. Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.
Согласование различных планов во времени. Чтобы более успешно внедрять свои планы в жизнь, необходимо согласовывать их с планами других людей.

Планирование дня обычно начинается с вечера
Вечером — черновик
Вечером накидайте на лист бумаги все дела, которые вы хотели бы (вам необходимо) поделать завтра. Это и настройка, и утром ничего не упустите.
Утром — список дел
Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.

Будьте реалистами:
во-первых, в дне только 16 часов (за вычетом время сна);
во вторых, кроме дел есть необходимый сервис (умыться, поесть);

в третьих, часть времени оставьте на непредвиденное: всегда происходит что-то, то заранее предсказать нельзя. На эти форс мажоры оставьте 2 часа из рабочего времени и еще 2 часа из личного времени.

Скорее всего, вам много чего хочется в жизни, причем желательно получить все и сразу.
Однако очень сложно пытаться сделать одновременно много дел (да и для здоровья вредно).
Попытка достичь сразу многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ 

Необходимо выбирать главное.
Отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно — очень ценное для организации времени умение.
во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?),
во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго, и,
в третьих, есть небольшое количество действительно важных дел — и вот в них-то как раз нужно на них и нужно направить все свои силы.

ВЫ СЭКОНОМИТЕ ОГРОМНЫЙ ОБЪЕМ ВРЕМЕНИ, НЕ ТРАТЯ ЕГО НА ВТОРОСТЕПЕННОЕ И НЕОБЯЗАТЕЛЬНОЕ!

Можно всю жизнь делать вещи правильно.
Но лучше — делать правильные вещи.

1. В первую очередь расположите дела, фиксированные по времени – встречи, совещания, обучение.
2. Затем расставьте остальные дела по приоритетам. Самые важные дела должны оказаться наверху.
3. Между ними обязательно вставьте участки сервиса и отдыха.

Техника этого анализа основывается на том, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью буквы «А», «Б» и «В» все работы подразделяются на три группы в соответствии с их значимостью (важнейшие, важные и несущественные (менее важные)).

Разобравшись с приоритетами, план дня (список дел) обязательно запишите. Вы можете план написать от руки, можете набрать на компьютере и распечатать, но у вас должен появиться документ.

В чем сила этого документа?

Разобравшись с приоритетами, план дня (список дел) обязательно запишите. Вы можете план написать от руки, можете набрать на компьютере и распечатать, но у вас должен появиться документ.
Может быть, в том, что организует ваше будущее, ваш предстоящий день? Нет. Это важно, но главное — не это. Самое главное происходило тогда, когда вы его писали.
Нормальный человек основное время каждого дня пребывает в увлеченном состоянии сознания. В этом состоянии любое, далеко не самое важное и не самое срочное дело может показаться исключительно важным: делом, которое нужно сделать обязательно здесь и сейчас. Вы, по сути, легко теряете рассудок. Как вернуть себе рассудительность? Легко: начав делать план — письменно.
Действительно: написали одно дело, рядом с ним два других дела: все, бытовой транс рассеялся. Письменная запись меняет состояние вашего сознания с увлеченного — на отстраненное. Взгляд становится объективным, начинается достаточно разумный анализ: «Это дело важное, но в сравнении с этим — ну, да, последнее все-таки важнее…».
Начав записывать утром дела на день, вы не только формируете план на день — вы формируете объективный взгляд на свою жизнь!
Итак, план дня должен быть записан вами на бумагу.

Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
Важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
Несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

Обязательно оставляйте время на отдых:
50 минут работы, 10 минут отдыха.
Несколько раз в день можно делать передышку побольше (20-30 минут).
2. Обязательно завтрак, обед и ужин.
3. Оставьте несколько блоков по полчаса на простые сервисные дела: позвонить родным или по личным делам, сделать себе чай, ответить на почту и другое.
4. Сделайте несколько окон для непредвиденных дел: не придётся перестраивать план дня, если появятся новые вводные.

ПРИМЕЧАНИЕ!

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации процесса.

Контроль охватывает три задания:
осмысление физического состояния;
сравнение запланированного с достигнутым;
корректировка по установленным отклонениям.
Необходимо регулярно, через одинаковые промежутки времени, анализировать свою деятельность и свое время и составлять листок дневных препятствий.
Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задания.

ТОТ, КТО ХОЧЕТ СЕБЯ ПО-НАСТОЯЩЕМУ РАЗГРУЗИТЬ, НЕ МОЖЕТ ОТКАЗАТЬСЯ ОТ САМОКОНТРОЛЯ!

Вечером подведение итогов. Важно поставить себе несколько оценок, насколько хорошо вы выполняли план. Например:
Насколько хорошо попадали в график? Оцениваем сами себя: от 1 до 10.
Средняя оценка эффективности – насколько хорошо сегодня работали?
Минимальная оценка эффективности – а были ли моменты, когда совсем халтурили?
Галочка – подготовили ли план следующего дня вечером?

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов.
Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).
Составьте рейтинг никчемных занятий, «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:
Какие дела самые важные и ценные?
Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
Как использовать свое время с наибольшей пользой?
Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

«Я могу только то, что могу» Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Бодрое утро. Как корабль назовете — так линкор и поплывет. Как утро начнете — так пойдет и день. Значит, утро надо начать правильно: бодро
Правильный вечер. Утро готовится вечером, и правильный завтрашний день делается сегодня: тем, как вы организовали свой вечер. Тем, как вы привыкли организовывать свой вечер.
Перерывы каждый час. Течение дня гипнотизирует, и принятые решения, бывают, сами собой незаметно и бессознательно трансформируются во что-то, что изначально никак не предполагалось… Встряхнитесь и делайте перерывы каждый час

Следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме.
Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время как для работы, обучения, так и для Вашей семьи и отдыха.

ЧТОБЫ БЫТЬ ЭФФЕКТИВНЫМ ВАЖНО:

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью!