Лабораторная работа

Проектирование системы документации ИС При разработке системы документации в ИС проектировщик должен решать следующие проблемы:   спроектировать и унифицировать новые документы;  отобрать документы, которые будут использоваться в ИС без изменений; Работы ведутся в несколько этапов. 1 этап Необходимо   выявить   и   проанализировать   полный   состав   системы   документации, составить перечень документов по функциональным подсистемам, выявить характеристики документов   (периодичность   составления,   тип   задач,   адресат,   количество   показателей, частота использования). 2 этап 1.  Содержание работы «Определение состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются.  Выделяются   первичные   и   результатные   документы,   состав   которых   выявляется   после разработки всех постановок задач.   При этом в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных. 2. При выполнении второй  работы  «Определение состава первичных показателей» выявляется   полный   состав  первичных   ­   исходных   показателей,   на   базе   которых рассчитываются   результатные   показатели,  отражаемые   в   формах   результатных документов. 3.   При   выполнении  третьей   работы  «Разбиение   показателей   по   формам документов» определяется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей.   Если   проектировщик   разрабатывает   формы   результатных   документов,   то   критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным считается включение в один результатный документ «Ведомость отпуска   товаров   со   склада   за   месяц»   следующей   группы   показателей:   «количество отпущенных   товаров   со   склада   по   накладной»,   «цена   товара»,   «стоимость   отпущенных товаров по накладной», «итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за месяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу» и «по всем складам. Если  проектируются формы первичных документов, то основным критерием является семантическая   близость   показателей,   под   которой   понимается   наличие   общих   типов   и значений реквизитного состава этих показателей. Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение   следующих   показателей:   «количество   отпущенных   товаров   определенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущенных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату». 4. При выполнении  четвертой работы осуществляется  «Выбор типа носителя»  для документа.  Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5.  Если   проектируются   результатные   документы,   то   тип   и   форма   выдачи   результатной информации зависят от характера решаемой задачи.  Носителем будет либо экран ЭВМ, на который будут выданы формы, либо бумажный носитель. 5. При выполнении  пятой работы  «Определение способа нанесения информации в документы»  выбирается   способ   нанесения   информации,   который   зависит   от   того,   как считывается   информация   с   первичного   документа:  визуальным   способом   или   автома­ тическим.  Если   применяется   автоматический   способ   считывания,   то   необходимо   выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ.  В настоящее время существуют следующие виды шрифтов: • кодированные,  в которых  изображение  реквизита  отделено  от       его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих­коды); • стилизованные, в которых изображение символов содержит • КОД;                                         нормализованные, например шрифты, применяемые на почтовых конвертах; • графические отметки. 6.   Содержание   выполнения  шестой   работы  «Проектирование   форм   документов» зависит от типа проектируемого документа. На 3 этапе выполняются следующие работы:   Исключить   из   первичных   документов   производные   показатели   и   показатели, многократно вводимые в ЭВМ,   Ввести единую терминологию путем составления словаря (тезауруса),  Установить единые единицы измерения,  провести   классификацию   и   кодирование   документов,   реквизитного   состава документов,  уточнить используемые формы и построить единые формы документов.  Особенности проектирования форм первичных документов Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности. 1. Определение полного реквизитного состава каждого документа. 2.   Классификация   реквизитов:  однозначные   и   многозначные;  признаки   и   основания; справочные и группировочные; перено  симые и не переносимые на машинные носители.   3. Установление логической соподчиненное реквизитов первичных документов. 4. Выбор какой­либо формы первичного документа. 5.   Осуществление   размещения   реквизитов   по   выбранной   форме   в   соответствии   с проведенной классификацией. 6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей. 7. Построение эскиза документа соответствующей формы. 8. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель. 9. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем­тезаурусом. Как правило, используют ряд типовых форм документов (см. рис.)   Например,  линейная  форма  (а)  отличается  тем, что в ней каждому  типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкетная   форма  (б)   используется   также   для   однозначных   реквизитов,   но   этот   набор реквизитов располагается по вертикали. Табличная форма (в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов. Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (рис.): I ­ заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке; II ­ содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных  для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков  (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов­оснований (3); III ­ оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных  лиц. Особенности проектирования форм документов результатной информации В   результате   решения   задачи   рассчитываются   результатный   показатели,   которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Результатный документ должен отвечать следующим требованиям: • результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели; • достоверность предоставляемой информации;  • хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие  хорошо отредактированного текста шапок документов); • отсутствие показателей, рассчитываемых вручную. Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис.): • выделение трех зон в документе; •   разделение   реквизитов   на   однозначные,   т.е.   имеющие   одно   значение   на   документ,   и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе; •   выделение   группировочных   реквизитов,   помещаемых   во   вторую   зону   документа,   и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;.  • выделение реквизитов­оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных  оснований  ­ к результатным,  а среди результатных ­ размещение их  в порядке возрастания старшинства итога); • если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой   лист,   сохраняя   размеры   листов   стандартными   (при   таком   перенесении   строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).  Построение   результатных   документов   должно   выполняться   в   следующей последовательности. 1. Определение полного реквизитного состава документа. 2. Классификация реквизитов­признаков: на справочные и группировочные; реквизитов­ оснований ­ на первичные и результатные, а результатных оснований ­ по степеням итогов. 3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части  документа). 4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности. 5. Подсчет длины строки в табличной зоне (L док) с учетом пробелов между реквизитами  и разделительных линий граф по формуле L док= L1 + L2 +   …. + Ln + k*d где Li ­ длина i­го реквизита (i = 1 ­ n);         k ­ число колонок в таблице; d­ число пробелов между колонками. Если  длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины каретки печатающего устройства   (с   учетом   возможного   уменьшения   размеров   шрифта),   то   перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов: • вынос итоговых колонок в итоговые строки; • перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются). При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).