Лекционный материал по теме Цикл менеджмента

Цикл менеджмента: организация, планирование, мотивация и контроль. 1. Цикл менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль) ­ основа  управленческой деятельности. Характеристика функций цикла, их взаимосвязь и  взаимообусловленность.  Цикл ­ совокупность процессов, совершаемых в течение определенного времени. Управление рассматривается как циклический процесс, состоящий из конкретных  видов управленческих работ, называемых функциями. Функции управления – виды деятельности (виды управленческого труда), с помощью  которых управляющая подсистема воздействует на объект управления. Функции управления подразделяются на: общие – присущие всем системам управления; частные и специальные – отражают специфику организации. Применительно к менеджменту выделяют следующие общие (ключевые) функции  управления: планирование, организация, мотивация, контроль. Каждая из четырёх функций управления является для организации жизненно важной,  выполнение всех функций пронизано процессами принятия решения и процессами  передачи информации (коммуникациями). Начинать менеджеру свои управленческие функции нужно с планирования, даже для  выполнения простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге  получить. Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники  должны быть подготовлены для её выполнения. Качество труда зависит от  побуждающих мотивов, предложенных менеджером. Чтобы определить точность  выполнения планов, надо проконтролировать процесс труда. Все четыре функции взаимосвязаны и взаимообусловлены. Планирование обеспечивает  основу для других функций и считается главным, так как все остальные функции  ориентированы на выполнение тактических и стратегических планов организации.  Движение от стадии планирования к контролю, возможно путем выполнения работ,  связанных с организацией процесса и мотивированием работающих. Результаты  контроля дают импульсы планированию, коррекции всей остальной деятельности по  выполнению функций. Практически функции взаимопроникают: в любом плане имеется стадия организации, то есть создание реальных условий для достижения  запланированных целей, без планов невозможно контролировать результаты, контроль – фактор мотивации. 2.Функция планирования – по сути, в процессе планирования принимается решение о  том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы  достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню. Определение того, что требуется и как этого добиться. Планирование – выбор целей и план действий по их осуществлению. Планирование – стадия процесса управления, на которой определяются цели  деятельности и необходимые для этого средства и действия. Планирование  прокладывает курс, по которому организация будет идти, чтобы достичь цели.  (Римский философ Сенека сказал: «Когда не знаешь, какая гавань тебе нужна, любой  ветер будет попутным»). Процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации: 1. Стратегическое планирование (высший уровень). Стратегия – оптимальный наборправил и приемов, которые позволяют реализовать миссию, достигнуть глобальных и  локальных целей фирмы. Главная задача планирования на этом уровне – определить,  как организация будет вести себя в своей рыночной нише. Стратегическое планирование – определение главных целей деятельности на рынке,  например, разрабатываются новые возможности фирмы по внедрению новых  нетрадиционных товаров и услуг, радикальное изменение технологии или даже  изменение профиля. Тактическое планирование (средний уровень) – определяются промежуточные цели на  пути достижения стратегических целей и задач. Тактика – краткосрочные планы  организации, разработанные на базе стратегических планов; совокупность средств и  приемов для достижения намеченной цели. 1. Оперативное планирование (нижний уровень). Каждый менеджер на основе  оперативных планов разрабатывает повседневную краткосрочную тактику. Все три типа планирования есть общая система, которая называется генеральным или  общим планом, или бизнес­планом функционирования организации. Планирование  помогает избежать неопределенности.  Принципы планирования: 1. Комплексность, полнота планирования (учет всех событий и ситуаций, имеющих  значение для развития организации). 2. Точность (использование современных методов, средств, тактики и процедуры,  обеспечивающие точность прогнозов). 3. Непрерывность (единство перспективных и текущих планов). 4. Гибкость. 5. Экономичность (расходы на планирование должны находиться в соразмерном  отношении с получаемым выигрышем от планирования). 3. Организация – это функция, создающая условия для эффективной деятельности  людей на основе координации их усилий. Данная функция нацелена на претворение  намеченных планов в жизнь, предполагает формирование структуры организации или  определение того, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, а также  обеспечение всем необходимым для нормальной работы: персоналом, оборудованием,  заданиями, денежными средствами и др.  Организация – распределение задач между подразделениями или работниками и  установление взаимосвязей между ними. 4. Мотивация – это процесс побуждения себя и других людей для успешного  выполнения работы и продвижения к намеченным целям.  Результаты, достигнутые людьми в процессе работы, зависят не только от знаний,  навыков и способностей этих людей. Эффективная деятельность возможна лишь при  наличии у работников соответствующей мотивации, т. е. желания работать. Позитивная мотивация активирует способности человека, освобождает его потенциал, негативная  мотивация тормозит проявление способностей, препятствует достижению целей  деятельности. Для этого осуществляются: материальное (зарплата, премии и другое) и моральное  (благодарность, фото на Доске почета и другое) стимулирование, создаются условия  для проявления активности и саморазвития (социальная мотивация).5. Контроль – управленческая деятельность, заключающаяся в проверке и  сопоставлении фактических результатов с заданными. Эта функция осуществляется  через наблюдения, проверку всех сторон деятельности, учет и анализ. По его данным  корректируются ранее принятые решения.  Существует 3 основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные  правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения  реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил,  процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении  будущей деятельности для достижения намеченных целей. Предварительный контроль  применяется, как правило, в трех ключевых областях обеспечения хозяйственной  деятельности организации — человеческие ресурсы, материальные и финансовые  ресурсы. Контроль человеческих ресурсов обеспечивается путем тщательного анализа  деловых и профессиональных знаний, навыков персонала, которые требуются для  выполнения конкретных должностных обязанностей. С учетом этих требований  производится отбор соответствующих специалистов и кандидатов на замещение  конкретных должностей для обеспечения реализации намеченных планов (целей и  задач) по документам и рекомендациям, а также путем проведения психологических  тестов и необходимых собеседований с работником до его найма. Эта процедура может быть продолжена в период обучения (прохождения обязательного курса обучения) и  испытательного срока его работы по найму. Контроль используемых материальных  ресурсов осуществляется в соответствии с действующими стандартами качества.  Существуют различные методы предварительного контроля ресурсов: входной  контроль поступающих материальных ресурсов на предприятии потребителе или у  поставщика; выбор поставщика, который убедительно доказал свои возможности  поставлять материалы, соответствующие техническим условиям (по результатам  оценки этого поставщика); установление минимальных нормативов запасов  материальных ресурсов на уровне, исключающем дефицит в производстве. Контроль  финансовых ресурсов сводится к его планированию с учетом имеющихся и/или  доступных источников. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является разработка бюджета, который одновременно осуществляет и  функцию планирования. Бюджет позволяет оценить и сбалансировать необходимые  наличные деньги со средствами (источниками) их поступления.  Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Такой  контроль проводится как измерение фактических результатов (показателей  результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы,  направленной на достижение желаемых целей.  Организация текущего контроля осуществления в соответствии с принципом  обеспечения обратной связи. Под обратной связью в системе контроля понимается  получение данных о текущих (измеренных) результатах. Контроль при помощи систем  обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Это одно  из наиболее широко распространенных явлений природы. При этом все системы с  обратной связью работают на одних и тех же принципах. Для примера, поясняющегопринцип реализации обратной связи, удобно рассмотреть систему термостата с  обогревателем. Задача этой системы заключается в поддержании температуры внутри  термостата на установленном уровне. Очевидно, что эффективность такой системы  будет определяться точностью датчика, определяющего температуру внутри  термостата, и инерционностью включения — выключения обогревателя.  Организационные системы с обратной связью во многом похожи на пример термостата,  так как они имеют обратную связь, которая воздействует на их «входы», чтобы достичь желаемых (планируемых) результатов на «выходе». Однако есть принципиальная  разница между системой текущего контроля и приведенным примером, которая  определяется типом системы (открытая и замкнутая соответственно). Отклонения, на  которые должна реагировать система, могут вызываться внешними и внутренними  факторами. В этом случае управление следует рассматривать как воздействия на  систему, обеспечивающие ее функционирование с эффективной обратной связью (то  есть обеспечение выходных характеристик на заданном уровне, независимо от  воздействия внутренних и внешних факторов). Заключительный контроль по принципу  организации аналогичен текущему контролю, рассмотренному выше. Их различия  заключаются в организации обратной связи и измерении результатов деятельности  организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения  работ. Соответственно и измерения результатов производятся в процессе текущей  деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь  срабатывает после завершения всей работы. Результаты также измеряются после  завершения конкретных (оцениваемых) работ. Этот контроль не может повлиять на  проблемы при их возникновения в процессе осуществления хозяйственной  деятельности организации по достижению ее целей, но он решает две важные задачи:  1. Полученная в результате заключительного контроля информация о достигнутых  результатах используется для планирования при проведении аналогичных работ в  будущем. Это позволяет избежать выявленных (или аналогичных) проблем посредством принятия упреждающих решений, а также повторения ошибок в будущем.  2. Полученные (измеренные) результаты способствуют объективной мотивации  исполнителей (подразделений и руководителей). Осуществление предварительного,  текущего и заключительного контроля предусматривает предварительную разработку  стандартов. В качестве стандартов обычно используются конкретные показатели  деятельности предприятия и его подразделений, которые имеют количественную  оценку и могут быть измерены в процессе контроля.