Лекция № 19 Технология обработки числовой информации
Оценка 4.8

Лекция № 19 Технология обработки числовой информации

Оценка 4.8
doc
20.11.2021
Лекция № 19 Технология обработки числовой информации
Лекция №19 Технология обработки числовой информации.doc

 

Лекция № 19

Технология обработки числовой информации

 

Простейшим средством обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Windows Калькулятор. Однако возможности Калькулятора ограничены, с его помощью трудно обрабатывать большие массивы числовых данных, например, результатов экспериментов, статистические данные и т. д. В этих случаях используются электронные таблицы.

Электронная таблица – это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.

 

MICROSOFT EXCEL

НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ. ВИД ЭКРАНА.

ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ

 

Программа Microsoft Excel относится к классу программ, называемых электронными таблицами. Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности.

Программа Microsoft Excel позволяет:

– сформировать данные в виде таблиц;

– рассчитать содержимое ячеек по формулам, при этом возможно использование более 150 встроенных функций;

– представить данные из таблиц в графическом виде;

– организовать данные в конструкции, близкие по возможностям к базе данных.

 

Запуск программы

Для запуска программы можно использовать команду главного меню Windows «Пуск – Программы – Microsoft Excel» или ярлык на рабочем столе.

 

Вид экрана

Вид экрана программы представлен на рис. 1. Основную часть окна (см. рис. 1) занимает пустая таблица, при этом на экране высвечивается только небольшой ее фрагмент. Реальный размер таблицы – 256 столбцов и 65536 строк. Для перемещения по таблице справа и снизу располагаются линейки прокрутки. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, …, Z, AA, AB, …. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка.

1-я строка окна – строка заголовка окна Windows со стандартными кнопками.

2-я строка окна содержит главное меню программы.

3-я и 4-я строки, как правило, – панели инструментов «Форматирование» и «Стандартная». Они включаются или отключаются командой ВидПанель инструментов.

5-я строка – строка формул, в ее левой части располагается адрес активной в данный момент ячейки. На рис. 1 это ячейка А1. Чтобы сделать ячейку активной, можно выбрать ее щелчком мыши или подвести «рамку» к нужной ячейке клавишами перемещения курсора. В средней части строки формул в режиме ввода появляются три кнопки, а справа высвечивается содержимое ячейки. Если содержимое ячейки получено в результате расчета по формуле, то строка формул содержит формулу для расчета, в других случаях содержимое ячейки и строки формул совпадает.

Последняя строка окна – называется строкой состояния. Слева она содержит кнопки для перемещения по рабочим листам и «корешки» рабочих листов, которые по умолчанию содержат названия листов: Лист1, Лист2 и т.д.

 

Ввод данных

Чтобы занести данные в ячейку, сделайте ее активной. В ячейку можно занести:

·     числа (они автоматически выравниваются по правому краю);

·     текст (он автоматически выравнивается по левому краю);

·     формулу (при этом ячейка будет содержать результат вычислений, а выражение будет высвечиваться в строке формул).

После ввода текста или числа клавишами перемещения курсора можно перейти в соседнюю ячейку, при вводе формулы при нажатии клавиши <Enter> будет получен результат вычисления. Чтобы откорректировать информацию в уже заполненной ячейке, делаем ее текущей, затем нажимаем клавишу <F2> или выполняем двойной щелчок мышью по ячейке. Для выхода из режима корректировки нажмите клавишу <Enter>.

 

Организация данных в программе

Файл программы представляет собой так называемую рабочую книгу, или рабочую папку. Каждая рабочая книга может содержать 256 рабочих листов. По умолчанию версия программы Excel 97 содержит 3 рабочих листа, предыдущая версия программы по умолчанию содержала 16 рабочих листов. На листах может содержаться как взаимосвязанная, так и совершенно независимая информация. Рабочий лист представляет собой заготовку для таблицы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

Кнопки прокрутки листов

 

Корешки листов

 

Рабочая таблица

 
 

 


Рис 1. Вид экрана Microsoft Excel

 

 

Сохранение рабочей книги

Чтобы сохранить информацию в файле, выбираем команду Файл – Сохранить как. В появившемся окне открываем папку, в которой файл будет сохранен, вводим имя файла (расширение определяется по умолчанию как *.xls). Вид окна диалога для сохранения файла представлен на рис. 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Окно сохранения рабочей книги в файле

 

 

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ

 

Выделение фрагментов таблицы

Чтобы выполнить какое-либо действие с группой ячеек, их необходимо сначала выделить. При этом фон всех ячеек, кроме первой, будет закрашен черным цветом. Но не закрашенная ячейка тоже будет выделена.

·     Чтобы выделить одну строку, помещаем указатель мыши на номер строки на координатном столбце. Для выделения нескольких строк перемещаемся по координатному столбцу, не отпуская левую клавишу.

·     Чтобы выделить один столбец, помещаем указатель мыши на букву на координатной строке. Для выделения нескольких столбцов перемещаемся по координатной строке, не отпуская левую клавишу.

·     Для выделения нескольких ячеек перемещаемся по таблице при нажатой левой клавише.

·     Выделение снимается щелчком в любом месте экрана.

 

 

Изменение размеров ячеек

В реальных таблицах, как правило, все столбцы имеют различную ширину. Существует несколько способов изменения размеров ячейки.

Если необходимо изменить размеры сразу нескольких ячеек, их необходимо сначала выделить.

1. Помещаем указатель мыши на координатную строку или столбец (они выделены серым цветом и располагаются сверху и слева); не отпуская левую клавишу мыши перемещаем границу ячейки в нужном направлении. Курсор мыши при этом изменит свой вид.

2. Команда Формат – Строка – Высота и команда Формат – Столбец – Ширина позволяют определить размеры ячейки очень точно. Если размеры определяются в пунктах, то 1 пт = 0,33255 мм.

3. Двойной щелчок по границе ячейки определит оптимальные размеры ячейки по ее содержимому.

 

Форматирование содержимого ячеек

Команда Формат – Ячейка предназначена для выполнения основных действий с ячейками. Действие будет выполнено с активной ячейкой или с группой выделенных ячеек. Команда содержит следующие подрежимы:

ЧИСЛО – позволяет явно определить тип данных в ячейке и форму представления этого типа. Например, для числового или денежного формата можно определить количество знаков после запятой.

ВЫРАВНИВАНИЕ – определяет способ расположения данных относительно границ ячейки. Если включен режим «ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ», то текст в ячейке разбивается на несколько строк. Режим позволяет расположить текст в ячейке вертикально или даже под выбранным углом.

ШРИФТ – определяет параметры шрифта в ячейке (наименование, размер, стиль написания).

ГРАНИЦА – обрамляет выделенные ячейки, при этом можно определить толщину линии, ее цвет и местоположение.

ВИД – закрашивает фон ячеек с помощью выделенного цвета или узора.

ЗАЩИТА – устанавливается защита на внесение изменений.

Команда применяется к выделенной или активной в настоящий момент ячейке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Вид окна команды Формат – Ячейка

 

Изменение структуры таблицы

Команда главного меню Вставка позволяет добавить в таблицу строки, столбцы или ячейки. При этом необходимое количество строк, столбцов или ячеек нужно выделить. Следует помнить, что новые строки будут добавлены над выделенными строками, а новые столбцы – слева от выделенных столбцов. При добавлении ячеек появится окно диалога, в котором нужно определить, как поступить с существующими ячейками.

 

Заголовок таблицы

Для расположения заголовка по центру относительно границ таблицы существует специальная пиктограмма, которая называется «Объединить и поместить в центре». Предварительно выделяется группа ячеек над таблицей, при нажатии на данную пиктограмму они объединяются в одну и набираемый в ней текст центрируется.

 

РАСЧЕТ ПО ФОРМУЛАМ

 

Правила работы с формулами

·     формула всегда начинается со знака =;

·     формула может содержать знаки арифметических операций + – * / (сложение, вычитание, умножение и деление);

·     если формула содержит адреса ячеек, то в вычислении участвует содержимое ячейки;

·     для получения результата нажмите <Enter>.

Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую строку таблицы, то такую формулу можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.

Например:

 

Наименование товара

Единица измерения

Цена одного экземпляра

Количество

На сумму

1

Молоко

пакет

4,9

100

 

 

 

 

 

 

 

 

Расчет суммы в последнем столбце происходит путем перемножения данных из столбца «Цена одного экземпляра» и данных из столбца «Количество», формула при переходе на следующую строку в таблице не изменяется, изменяются только адреса ячеек.

 

Копирование содержимого ячеек.

Выделяем исходную ячейку, помещаем указатель мыши на край рамки и при нажатой клавише <Ctrl> и левой клавише мыши перемещаем рамочку в новое место. При этом копируется содержимое ячейки, в том числе и формула.

 

Автозаполнение ячеек

Выделяем исходную ячейку, в нижнем правом углу находится маркер заполнения, помещаем курсор мыши на него, он примет вид + ; при нажатой левой клавише растягиваем границу рамки на группу ячеек. При этом все выделенные ячейки заполняются содержимым первой ячейки. При этом при копировании и автозаполнении соответствующим образом изменяются адреса ячеек в формулах. Например, формула = А1 + В1 изменится на = А2 + В2.

Если формула содержит адреса, ссылка на которые не должна изменяться, перед этим адресом необходимо указать знак $.

Например: = $A$5 * A6

При копировании этой формулы в следующую строку ссылка на первую ячейку останется неизменной, а второй адрес в формуле изменится.

 

Расчет итоговых сумм по столбцам

В таблицах часто необходимо подсчитать итоговые суммы по столбцу. Для этого существует специальная пиктограмма Автосуммирование. Предварительно ячейки с исходными данными нужно выделить, для этого нажимаем пиктограмму, сумма будет расположена в свободной ячейке под столбцом.

 

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ ИЗ ТАБЛИЦЫ

В ГРАФИЧЕСКОМ ВИДЕ

 

Программа Microsoft Excel предоставляет пользователю широкие возможности для визуализации числовых данных из таблиц. Двумерное изображение при этом называется диаграммой, объемное – гистограммой. Числовые ряды можно представить в виде графиков. Не важно, какую форму представления данных вы выберите, порядок действий будет один и тот же. При этом будет работать программа, которая называется Мастером диаграмм. Пользователю только необходимо в окне диалога определить параметры изображения.

Порядок построения диаграммы:

1. Выделяем фрагменты таблицы, на основе которых будет построена диаграмма. Ячейки, содержащие наименования столбцов, тоже выделяются, они будут использоваться как подписи на диаграмме. Если необходимо выделить несмежные фрагменты таблицы, то второй фрагмент выделяется при нажатой клавише <Ctrl>.

2. Выбираем команду Вставка – Диаграмма или нажимаем соответствующую пиктограмму на панели инструментов. На экране появится первое из окон диалога Мастера диаграмм.

3. В каждом окне выбираем один из предлагаемых вариантов щелчком мыши. Для переключения между подрежимами можно использовать вкладки в верхней части окон. Для перехода к следующему окну нажимаем кнопку «Далее», кнопка «Назад» позволяет вернуться к предыдущему шагу. Кнопка «Готово» позволит закончить процесс построения диаграммы.

1 окно: Определяем тип диаграммы. При этом выбираем его в стандартных или нестандартных диаграммах. Это окно представлено на рис. 4.

2 окно: Будет представлена диаграмма выбранного вами типа, построенная на основании выделенных данных. Если диаграмма не получилась, то проверьте правильность выделения исходных данных в таблице или выберите другой тип диаграммы.

3 окно: Можно определить заголовок диаграммы, подписи к данным, наличие и местоположение легенды (легенда – это пояснения к диаграмме: какой цвет соответствует какому типу данных).

4 окно: Определяет местоположение диаграммы. Ее можно расположит на том же листе, что и таблицу с исходными данными, и на отдельном листе.

 

 

Рис. 4. Первое окно Мастера диаграмм для определения типа диаграммы

 

 

Изменение параметров форматирования уже построенной диаграммы.

Если необходимо изменить форму представления любой составной части диаграммы, это удобно сделать с помощью контекстного меню следующим образом. Щелчком мыши выделяем фрагмент диаграммы, вокруг него появится рамка с маркерами изменения размеров, при этом фрагмент диаграммы считается выделенным (рис. 5). Далее нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню, которое будет содержать перечень действий, возможных для данного фрагмента в настоящий момент времени. Для изменения параметров форматирования выберите режим Формат и измените параметры.

 

 

Рис. 5. Контекстное меню для форматирования

построенной диаграммы

 

Действия с диаграммой

С диаграммой, как и со вставленным рисунком, можно выполнить следующие действия.

1. Для изменения размеров всей диаграммы целиком или любого ее фрагмента необходимо сначала выделить нужный участок. Вокруг него появится рамка с маркерами изменения размера. Перемещая эти маркеры при нажатой клавише мыши, изменяем размеры.

2. Чтобы переместить диаграмму по рабочему листу, сначала выделяем ее, помещаем указатель мыши в любое место диаграммы и при нажатой левой клавише перемещаем диаграмму в новое место.

3. Для удаления диаграммы сначала выделяем ее, затем нажимаем клавишу Del или выбираем команду “Удалить” в контекстном меню диаграммы.

 

РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ

 

Программа содержит более 150 встроенных функций для обработки данных. Для удобства поиска все функции разбиты на категории, внутри каждой категории они отсортированы в алфавитном порядке. Кроме этого есть две категории – «10 недавно использовавшихся» и «Полный алфавитный перечень», в котором все встроенные функции располагаются в алфавитном порядке.

Для вставки функции в формулу можно воспользоваться мастером функций, при этом функции могут быть вложенными друг в друга, но не более 8 раз. Главными задачами при использовании функции являются определение самой функции и аргумента. Как правило, аргументом являются адреса ячеек. Если необходимо указать диапазон ячеек, то первый и последний адреса разделяются двоеточием, например А12:С20.

 

Порядок работы с функциями

·     Сделаем активной ячейку, в которую хотим поместить результат.

·     Выбираем команду Вставка – Функция или нажимаем пиктограмму F(x).

·     В первом появившемся окне Мастера функций определяем категорию и название конкретной функции (рис. 6).

·     Во втором окне необходимо определить аргументы для функции. Для этого щелчком кнопки справа от первого диапазона ячеек (см. рис. 7) закрываем окно, выделяем ячейки, на основе которых будет проводиться вычисление, и нажимаем клавишу <Enter>. Если аргументом является несколько диапазонов ячеек, то действие повторяем.

·     Затем для завершения работы нажимаем клавишу <OK>. В исходной ячейке окажется результат вычисления.

Рассмотрим работу с функциями на примере логических функций. При решении некоторых задач значение ячейки необходимо вычислять одним из нескольких способов – в зависимости от выполнения или невыполнения одного или нескольких условий.

Для решения таких задач применяют условную функцию ЕСЛИ:

ЕСЛИ (<логическое выражение>, <выражение1>,< выражение2>).

Если логическое выражение имеет значение «Истина» (1), ЕСЛИ принимает значение выражения 1, а если «Ложь» – значение выражения 2. В качестве выражения 1 или выражения 2 можно записать вложенную функцию ЕСЛИ. Число вложенных функций ЕСЛИ не должно превышать семи. Например, если в какой-либо ячейке будет записана функция ЕСЛИ(C5=1,D5*E5,D5-E5)), то при С5=1 функция будет иметь значение «Истина» и текущая ячейка примет значение D5*E5, если С5=1 будет иметь значение «Ложь», то значением функции будет D5-E5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 6. Первое окно Мастера функций для определения названия функции

 

 

Рис. 7. Окно Мастера функций для определения аргументов функции

 

Если условий много, записывать вложенные функции ЕСЛИ становится неудобно. В этом случае на месте логического выражения можно указать одну из двух логических функций: И (и) или ИЛИ (или).

Формат функций одинаков:

И (<логическое выражение1>,<логическое выражение2>,..),

ИЛИ (<логическое выражение1>,<логическое выражение2>,..).

Функция И принимает значение «Истина», если одновременно истинны все логические выражения, указанные в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях Значение И – «Ложь». В скобках можно указать до 30 логических выражений.

Функция ИЛИ принимает значение «Истина», если истинно хотя бы одно из логических выражений, указанных в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение ИЛИ – «Ложь».

Давайте рассмотрим, как работают логические функции, на примере.

Создадим таблицу с заголовком «Результаты вычисления»:

 

Фамилия абитуриента

Набранный балл

Результаты зачисления

1

Иванов П.П.

21,5

«зачислен»

2

Петров И.И.

18,0

«не зачислен»

 

Значение последнего столбца может меняться в завистимости от значения набранного бала. Пусть при набранном балле 21 абитуриент считается зачисленным, при меньшем значении – нет. Тогда формула для занесения в последний столбец выглядит следующим образом:

= ЕСЛИ (С2< 21, «не зачислен», «зачислен»)

 

РАБОТА С ШАБЛОНАМИ

 

Для минимизации действий при создании стандартных документов удобно воспользоваться готовыми шаблонами. Чтобы воспользоваться ими, необходимо вызвать команду Файл – Создать; в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Решения и определить нужный документ. Заполнить поля документа. Сохранить созданный документ, используя команду Файл – Сохранить как.

Пользователь имеет возможность создать бланк любого документа, сохранив его в качестве шаблона. При этом создается заготовка для таблицы без исходных данных. Можно заранее определить формат данных для пустых ячеек. Ячейки сначала выделяются, а затем командой Формат – Ячейка определяются параметры форматирования.

Рассмотрим работу с шаблоном на примере.

Данные с каждой геологической станции заносятся в однотипную таблицу. Имеет смысл создать шаблон, содержащий заготовку таблицы данных.

1. Создадим пустую таблицу следующего вида:

 

Реестр геологических станций, выполненный лабораторией

морской геоакустики и петрофизики в Балтийском море

станции

Координаты

Глубина моря, м

Длина

колонки, см

Горизонт, см

Описание грунта

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

2. Сохраним заготовку таблицы как шаблон; для этого в окне сохранения таблицы в файле в поле «Тип» выберем вариант ШАБЛОН или явно укажем расширение файла как  .xlt.

3. После этого файл закрываем.

4. Чтобы заполнить шаблон данными для конкретной станции, открываем файл шаблона (если в окне папки имя данного файла отсутствует, то в окне открытия файла изменяем тип файла на ШАБЛОН).

5. Заполняем таблицу конкретной информацией.

6. Сохраняем файл под другим именем, при этом либо явно указываем расширение  .xls, либо устанавливаем тип файла как «Книга Microsoft Excel».

 

ДЕЙСТВИЯ С РАБОЧИМ ЛИСТОМ

 

Рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. С рабочим листом можно выполнить следующие действия.

Для добавления в рабочую книгу нового рабочего листа используйте команду Вставка – Лист. Новый лист получит следующий свободный номер. Максимальное количество листов – 256.

Для удаления рабочего листа со всем содержимым выбираем команду Правка – Удалить лист. Рабочий лист удаляется со всем содержимым и восстановлению не подлежит.

Команда Формат – Лист – Переименовать позволяет присвоить рабочему листу новое имя. При этом возле старого имени на корешке листа появляется курсор. Старое имя нужно удалить, ввести новое и нажать клавишу <Enter>.

Чтобы убрать с экрана корешки рабочих листов, применяется команда Формат – Лист – Скрыть. Обратное действие выполняет команда Формат – Лист – Показать.

Копирование или перенос рабочего листа выполняется командой Правка – Переместить/скопировать лист. При этом действия можно выполнить как в текущей рабочей книге (файле), так и в другом открытом файле. Для выполнения операции копирования необходимо включить соответствующий флажок в окне диалога. Копия получит то же имя, что и исходный файл. В скобках будет указано (2), (3) и т.д.

 

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ, ИЛИ РАБОТА

СО СПИСКАМИ

 

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список.

Список — это способ представления данных, при котором данные в таблице взаимосвязаны и структура таблицы определяется заранее. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, при этом курсор должен находиться в любом месте внутри таблицы.

Если таблицу считают базой данных, то:

1) столбцы списков становятся полями базы данных;

2) заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

3) каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Все действия со списками (базой данных) выполняет команда главного меню ДАННЫЕ.

 

Рекомендации по созданию списка на листе книги

 

1. Размер и расположение списка.

·     На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

·     Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

·     В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

·     Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

 

2. Заголовки столбцов.

·     Заголовки столбцов должны находиться в первом столбце списка. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.

·     Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.

·     Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

 

3. Содержание строк и столбцов.

·     Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

·     Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

·     Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

 

Команда ДАННЫЕ-ФОРМА

Форма — это способ представления данных из таблицы, когда на экране представлено содержимое только одной записи. Окно формы показано на рис. 8.

С помощью формы можно:

1) заносить данные в таблицу;

2) просматривать или корректировать данные;

3) удалять данные;

4) отбирать записи по критерию.

 

 

 

 

 

Рис. 8. Окно формы для занесения, просмотра, удаления и поиска записей

 

Вставка записей с помощью формы

1. Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи.

2. Выберите команду Форма в меню Данные.

3. Нажмите кнопку Добавить.

4. Введите поля новой записи, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю. Для перемещения к предыдущему полю используйте сочетание клавиш SHIFT+TAB.

Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER. По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

 

Примечание.

Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Чтобы отменить добавление записи, нажмите кнопку Вернуть перед нажатием клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Microsoft Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.

 

Поиск записей в списке с помощью формы

Для перемещения на одну запись нажмите на стрелки полосы прокрутки в диалоговом окне. Чтобы переместиться на 10 записей, нажмите полосу прокрутки между стрелками.

Нажмите кнопку Далее для перехода к следующей записи списка и Назад — для перехода к предыдущей.

Чтобы задать условия поиска или условия сравнения, нажмите кнопку Критерии. Введите критерии в форме. Чтобы найти совпадающие с критериями записи, нажмите кнопки Далее или Назад. Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку Правка.

 

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ, ИЛИ РАБОТА

СО СПИСКАМИ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

 

Команда ДАННЫЕ – СОРТИРОВКА

Данная команда позволяет отсортировать данные из списка по одному или нескольким полям. При этом строки таблицы сортируются как записи базы данных. Если указана сортировка по нескольким полям, то первое поле считается основным. В этом случае все записи сортируются по первому указанному для сортировки полю. Поля, в которых первый параметр для сортировки имеет одинаковое значение, внутри данной группы сортируются по второму параметру и т.д.

Чтобы выполнить сортировку списка, делаем активной любую ячейку внутри списка, затем выбираем команду «Данные – сортировка», определяем поле для сортировки и ее порядок. Возможны два варианта сортировки – по возрастанию и по убыванию. Для текстового поля это означает в алфавитном порядке и наоборот. Окно команды «Данные-Сортировка» представлено на рис. 9.

 

 

 

Рис. 9. Окно сортировки данных в списке

 

 

Команда ДАННЫЕ – ИТОГИ

Команда позволяет рассчитать промежуточный и общий итоги. При этом определяется поле, которое будет суммироваться (конечно, операция имеет смысл только для числовой информации). В окне команды определяем операцию («Сумма») и поле, под которым будут располагаться значения промежуточных сумм. В нижней части списка будет находиться итоговое значение по выбранному полю.

 

 

 

 

 

Рис.10. Окно команды Данные-Фильтр-Автофильтр

 

Команда ДАННЫЕ – ФИЛЬТР

Команда «Данные-Фильтр» (рис. 10) является удобным инструментом для создания запросов по одному или нескольким критериям. Особенно удобным и наглядным является подрежим «Автофильтр». При включении данного режима (при вызове его должна быть активна любая ячейка внутри списка) справа от названий полей списка появится раскрывающаяся кнопка со стрелкой, которая содержит перечень всех значений для данного поля. При выборе значения из данного списка на экране остаются только записи, удовлетворяющие данному критерию поиска. Остальные записи скрываются. С результатом запроса можно работать как с обычной таблицей – распечатать, сохранить в отдельном файле, перенести на другой рабочий лист и т.д. Чтобы вернуться к первоначальному виду таблицы, в списке справа от названия поля выбираем вариант «все».

 

МАКРОСЫ

 

Макрос – это запись последовательности действий, которая выполняется автоматически, без участия пользователя. Все макросы можно разделить на две категории:

– макросы, работающие только в данной рабочей книге, при этом текст макроса хранится в этом же файле;

– макросы, которые работают во всех открытых рабочих книгах, текст таких макросов хранится в специальном файле с именем Personal.xls.

 

 

 

 

 

Порядок создания макросов

1.                 Выберите в главном меню программы команду Сервис – Макрос – Начать запись. На экране появится окно для определения параметров данного макроса, которое представлено на рис. 11.

 

 

 

 

Рис. 11. Окно для определения параметров макроса

 

2. Введите в соответствующие поля имя макроса, назначьте макросу комбинацию клавиш для быстрого запуска (буква должна быть латинской), в поле описания можно кратко указать назначение данного макроса. Определите место сохранения макроса – данный файл или «Личная книга макросов» (файл Personal.xls).

3. Далее выполняйте последовательность действий, которые вы хотите записать в макрос. По окончании работы нажмите кнопку конца записи на панели инструментов макроса или выберите команду Сервис – Макрос – Остановить запись.

4. Для запуска уже записанного макроса достаточно нажать закрепленную за ним комбинацию функциональных клавиш или выбрать в перечне макросов имя макроса, которое будет доступно при выборе команды Сервис – Макрос – Макросы.

5. Последовательность записанных действий автоматически преобразуется в операторы встроенного языка Visual Basic. Для пользователя, имеющего навыки программирования возможно создание более сложных программируемых макросов. Для этого можно воспользоваться командой Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic.

 

 


Лекция № 19 Технология обработки числовой информации

Лекция № 19 Технология обработки числовой информации

Форматирование» и «Стандартная»

Форматирование» и «Стандартная»

Кнопки прокрутки листов

Кнопки прокрутки листов

Рис. 2. Окно сохранения рабочей книги в файле

Рис. 2. Окно сохранения рабочей книги в файле

Изменение размеров ячеек В реальных таблицах, как правило, все столбцы имеют различную ширину

Изменение размеров ячеек В реальных таблицах, как правило, все столбцы имеют различную ширину

Рис. 3. Вид окна команды Формат –

Рис. 3. Вид окна команды Формат –

Например: № Наименование товара

Например: № Наименование товара

Не важно, какую форму представления данных вы выберите, порядок действий будет один и тот же

Не важно, какую форму представления данных вы выберите, порядок действий будет один и тот же

Изменение параметров форматирования уже построенной диаграммы

Изменение параметров форматирования уже построенной диаграммы

Для вставки функции в формулу можно воспользоваться мастером функций, при этом функции могут быть вложенными друг в друга, но не более 8 раз

Для вставки функции в формулу можно воспользоваться мастером функций, при этом функции могут быть вложенными друг в друга, но не более 8 раз

Рис. 6. Первое окно Мастера функций для определения названия функции

Рис. 6. Первое окно Мастера функций для определения названия функции

Давайте рассмотрим, как работают логические функции, на примере

Давайте рассмотрим, как работают логические функции, на примере

Чтобы заполнить шаблон данными для конкретной станции, открываем файл шаблона (если в окне папки имя данного файла отсутствует, то в окне открытия файла изменяем тип…

Чтобы заполнить шаблон данными для конкретной станции, открываем файл шаблона (если в окне папки имя данного файла отсутствует, то в окне открытия файла изменяем тип…

Рекомендации по созданию списка на листе книги 1

Рекомендации по созданию списка на листе книги 1

Рис. 8. Окно формы для занесения, просмотра, удаления и поиска записей

Рис. 8. Окно формы для занесения, просмотра, удаления и поиска записей

Далее или Назад . Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку

Далее или Назад . Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку

Рис.10. Окно команды Данные-Фильтр-Автофильтр

Рис.10. Окно команды Данные-Фильтр-Автофильтр

Порядок создания макросов 1

Порядок создания макросов 1
Скачать файл