ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Учет кассовых операций

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Учет кассовых операций 

Учет кассовых операций. Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от за­казчиков и др.

Предельный размер расчетов наличными между юриди­ческими лицами, между юридическим лицом и индивиду­альным предпринимателем (ИП) по одному договору не должен превышать 100 000 руб.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бух­галтерии - кассу. Ее возглавляет кассир – материально-ответственное лицо, с которым заключается договор о пол­ной материальной ответственности.

По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денеж­ной наличности.

Для ведения кассовых операций организация устанавли­вает лимит остатка наличных денег (далее — лимит кассы).

Лимит остатка наличных денег это — максимально до­пустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе. Лимит определяется на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге.

Под кассой имеется в виду место для проведения кас­совых операций.

Лимит определяет само юридическое лицо, индивиду­альный предприниматель. Об установленном лимите в обя­зательном порядке следует издать распорядительный доку­мент (к примеру, приказ, распоряжение). Его можно офор­мить в произвольной форме. За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дис­циплины, в том числе, за превышением лимита. Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.

Наличные деньги сверх установленного лимита следует хранить на банковских счетах в банках.

Накопление денег сверх лимита допускается не только в дни выплаты зарплаты и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые опе­рации. Выплата заработной платы может осуществляться в течение пяти рабочих дней.

Лимит остатка кассы необходимо рассчитать по одной из двух формул.

Если организация получает наличную выручку

L = V: Р х N_c,   (2.1)

где L — лимит остатка наличных денег (руб.); V — объем поступлений наличных денег; Р — расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней); N_c — период времени между днями сдачи в банк. (не более 7 рабочих дней).

Период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, тоже считается в рабочих днях и не может превышать семи рабочих дней. Если организа­ция работает в населенном пункте, где нет банка, — 14 ра­бочих дней. Исключение составляют только действия не­преодолимой силы.

Пример 1

ООО «Анна» (розничная торговля, режим работы с 9.00 до 21.00, выходной — воскресенье). Денежная выручка

за октябрь 1 200 000 рублей,

за ноябрь 1 250 000 рублей,

за декабрь 1 350 000 рублей.

Итого за 3 месяца (92 дня) — 3 800 000 рублей.

Выручка сдается в банк на следующий день в 12 часов.

Лимит кассы будет равен 82 608 руб. (3 800 000 : 92 дн. х 2 дн.).

При отсутствии поступлений наличных денег

L = R:P х N_n,  (2.2)

где: L — лимит остатка наличных денег (руб.); R — объем выдачи наличных денег за исключением сумм, предназна­ченных для выплат заработной платы; Р — расчетный пе­риод, за который учитывается объем выдач (не более 92 ра­бочих дней); N_n — период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 ра­бочих дней).

К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в два дня, не считая суббот и воскресе­ний. Тогда лимит составит — 800 000 руб. (2 000 000 руб. : 5 раб. дн. х 2 раб. дн.).

Пример 2.

ООО «Берта» (услуги, режим работы с 9.00 до 18.00, выход­ной — суббота, воскресенье).

Денежные затраты за неделю (5 дней) — 20 000 рублей. Деньги в банке организация получает 2 раза в месяц через 16 дней.

Лимит кассы будет равен 28 000 руб. (20 000 : 5 дн. х 7 дн.).

Поступающая в кассу предприятия выручка может рас­ходоваться на следующие цели:

•    на заработную плату;

•   иные выплаты работникам (в том числе социального характера); стипендии;

•   командировочные расходы;

•   на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

•   выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

•   выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Расходование выручки на другие цели не допускается.

Предпринимателям следует учитывать, что расчеты в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Если организация до 1 января не установит кассовый лимит, то вся наличность в кассе будет являться сверхнормативной.

Основными задачами ведения бухгалтерского учета кас­совых операций предприятий являются:

•      обеспечение сохранности денежных средств (материальная ответственность, условия хранения, проведение ревизий);

•      своевременное и точное оформление первичных документов и регистрация их в журнале.

Документация по бухгалтерскому учету кассовых операций

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры, бухгалтер или сам руководитель. Контролирующая функ­ция (вторая подпись) обычно доверяется второму лицу – главному бухгалтеру, бухгалтеру или иному работнику, на­значенному приказом или распоряжением. Кассиру устанавливается дол­жностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. У на­значенного кассира должны быть штампы с текстом, под­тверждающим проведение кассовой операции, например, для проставления на корешке приходного ордера. Долж­ны быть у него и образцы подписей лиц, которые могут подписывать кассовые документы и разрешать выдачу денег.

Приходные и расходные операции оформляются кас­совыми ордерами. Деньги по кас­совым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

Кассир принимает наличные деньги по приходным кас­совым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При этом лицу, вносящему деньги, выдается квитан­ция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью и штампом организации. Процесс пересчета денег должен производиться так, чтобы вторая сторона имела возможность наблюдать процесс.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надле­жаще оформленным документам, на которых ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подпи­сывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расход­ным кассовым ордерам документах имеется разрешаю­щая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной орга­низаций, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расход­ному кассовому ордеру, где проставляются подпись в по­лучении и данные  предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления расходного кассо­вого ордера на каждого получателя. По истечении пяти ра­бочих дней, установленных для выплаты заработной пла­ты, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассо­вых документах не допускается. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранит­ся у кассира.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их докумен­ты не выдаются на руки лицам, вносящим или получаю­щим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. Квитанция к приходному кассовому ордеру под­писывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом), регистрируется в журнале регистра­ции приходных и расходных кассовых документов и выда­ется на руки сдавшему деньги, а приходный ордер остается в кассе. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомос­ти на выдачу средств.

По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» или «получено» («число, месяц, год»).

Таблица 2.1

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых
документов за                   _г.

Кассовая книга, ее строение и порядок ведения. Кассовая книга (форма № КО-4) — это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются круглой печатью организа­ции. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано   ли­стов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры служат отчетом кассира. Каждый лист кассовой книги соответствует одному дню. Подчистки и не  оговоренные исправления в кассовой книге запре­щаются; исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Ре­гистрация исполнительных кассовых документов в кассо­вую книгу производится сразу после получения или выда­чи денег. По окончании дня кассир обязан подсчитать

Таблица 2.2

Фирма «Дон»

Кассовая книга

Кассир ______________________________(подпись)

Проверил документы в количестве одного приходного трех расходных

получил  число 20.01.20...г.

Бухгалтер _________________________________ (подпись)

итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре):

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных или подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом платежной ведомости и скрепить надпись сво­ей подписью.

Кассовые документы и книги следует хранить не ме­нее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

Бухгалтерский учет кассовых операций. После проверки правильности записи кассовых доку­ментов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.

Корреспонденция счетов, указанная в документе, пере­носится в отчет  кассира (второй экземпляр кассовой кни­ги) и на его основании информация переносится в соответ­ствующие учетные регистры (ведомости, журналы-орде­ра и др.).

Для учета наличия и движения денежных средств орга­низации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, по­ступившие в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные наличными.  Кассовые операции, записанные по кре­диту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ве­домости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в ре­гистре отводится одна строка. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать ко­личеству сданных кассиром отчетов.

Рассмотрим корреспонденции счетов по счету 50 «Касса».

Таблица 2.3

Счет 50 «Касса»

Приведем пример практического использования журнально-ордерной формы учета кассовых операций. Кассовые операции ЗАО «Дон» сгруппированы на ос­новании отчетов кассира за апрель.

Таблица 2.4

Кассовые операции по приходу за апрель

Таблица 2.5 - Организация «Дон» за апрель

Ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса» с кредита счетов

Сальдо на начало месяца 30 800 руб.

Сальдо на конец месяца 67 140 руб.

В том числе на заработную плату 64 000 руб.

Таблица 2.6 - Кассовые операции по расходу за апрель

Таблица 2.7

Организация «Дон» за апрель

Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов