МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ПО ИНФОРМАТИКЕ - Тема: Формирование запросов и отчетов в базах данных

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ПО ИНФОРМАТИКЕ В СПО

Разработал преподаватель: Игнатьева Елена Сергеевна

Тема:

 Формирование запросов и отчетов в базах данных

Учебная цель: закрепить навыки по редактированию таблиц; познакомиться с основными видами запросов; научиться создавать запросы на выборку различными способами, познакомиться с основными видами отчетов.

Образовательные результаты: сформированность представлений о базах данных и простейших средствах управления ими

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) - создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по занятию с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию.

Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения.

Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы. Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Таблица базы данных – это совокупность экземпляров записей одной структуры. Описание структуры базы данных содержит перечень полей записи и их основные характеристики.

Запросы.

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, а также преобразование данных по заданному алгоритму, создание новых таблиц, автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнение вычислений и многое другое. Для разных действий создаются запросы разных типов.

Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяет эти данные.

Запрос-изменение используется для изменения или перемещения данных. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Формы – это средства для  ввода данных. Назначение форм – предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. В форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т.п.)

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция не обязательна). Далее по общим правилам MS Access на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

-        ·представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

-        ·сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

-        ·включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

-        ·заголовок отчета и столбцов;

-        ·данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

-        ·данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

-        ·итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

-        ·заголовок;

-        ·верхний и нижний колонтитулы;

-        ·область данных;

-        ·примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит в себе наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов - графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета - область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Задания практического занятия

Задание1. Создайте структуру таблицы с информацией о студентах нашего учебного заведения.

Порядок работы: 1.

1) Вызовите программу Access (Пуск- Программы- MS Access), откроется меню, представленное на рис.1.

2) Установите  переключатель Новая база данных.

Имя файла введите имя БД – Фамилия_База данных

3) Щелкните на кнопке Создать.

4) В следующем окне выберите вкладку Таблица (скорее всего вы в ней находитесь), щелкните по кнопке Создать, в окне Новая таблица выберите Конструктор.

5) Заполните Имя поля и Тип данных в конструкторе, как показано на рис. 

6) Закройте окно таблицы Таблица1, на вопрос о сохранении таблицы щелкните кнопку Да. Сохраните таблицу с именем «Список»

В ответ на вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» ответить «Да»

В вашей таблице появится поле с именем «Код» Это поле называется первичным ключом и однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. Тип данных у этого поля обозначен как Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика будет увеличиваться на 1. В результате у каждой записи формируется свой номер, который и является первичным ключом.

2. Зададим свойства полей заданных в таблице «Список».

Поля обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например маска ввода для поля типа “дата” облегчает ввод дат, позволяет Вам не заботиться о разделителях дня, месяца, года.

Порядок работы:

1. Открыть таблицу в режиме конструктор (щелкните по кнопке Конструктор.

2. Щелкните по полю Фамилия.  В строке Размер поля замените число 50 на 30. Далее в строке Подпись наберите «Фамилия». В строке Обязательное поле выберите «Да». В поле Индексированное поле выберите «Да(совпадения   допускаются)», т.к. в списке могут быть однофамильцы.

3. Аналогично, воспользовавшись данными таблицы 1, укажите свойства полей Имя, Отчество, Адрес, Телефон, Группа.

4. Для поля Дата рождения в строке Формат поля выберите Краткий формат даты. Щелкните по строке Маска ввода.

Щелкните по кнопке. На вопрос о сохранении таблицы ответьте «Да». В окне Создание масок ввода выберите строку Краткий формат даты и щелкните по кнопке. Откроется следующее окно Создание масок ввода, снова щелкните  Далее и в последнем окне мастера Создание масок ввода щелкните  Готово . Заполните оставшиеся строки свойств поля Дата рождения согласно таблице1.

Таблица1.

5. Закройте окно Список: таблица, сохранив все выполненные изменения.

3. Заполним информацией о студентах таблицу Список.

Порядок работы:

1. Откроем таблицу Список (щелкните по кнопке Открыть). В открывшемся окне Список: таблица, щелкните в поле Фамилия

Введите фамилию первого студента из списка таблицы 2. Затем щелкните в поле Имя и введите имя студента. Последовательно введите оставшиеся данные для данного студента. Обратите внимание, что при переходе в поле Дата рождения появляется шаблон, благодаря чему ввод данных значительно упрощается.

Перейдите в поле Фамилия для следующего студента и введите данные этого студента. Введите данные всех студентов в строгом соответствии с данными из таблицы 2.

Занесите свои анкетные данные в таблицу.

Таблица 2.

2. Для исправления ошибок в записях щелкните по нужной записи и используя обычные методы редактирования внесите изменения.

3. Закройте окно Список: таблица.

Задание 2. Создайте запросы.

1. Выполним поиск записей по какому-либо признаку (допустим нас, интересуют студенты, проживающие на улице Фрунзе).

Порядок работы:

1. Щелкните по любой записи в поле Адрес. Щелкните на панели инструментов по кнопке  (Найти). Откроется диалоговое окно Поиск в поле «Адрес». В этом окне в строке Образец введите «Фрунзе», в строке Просмотр выберите Все, а в строке- С начала поля

Щелкните Найти. В таблице будет выделена запись содержащая слово «Фрунзе».

Для поиска следующей записи надо щелкнуть Найти далее. Если таких записей не будет обнаружено, то появится окно с сообщением: Образец не найден.

2. Закройте окно поиска.

2. Создадим запрос по выбору записей, для формирования списка студентов, которые родились с 1 мая 1983 года по 31 декабря 1983 года.

Порядок работы:

1. Выберите в окне базы данных вкладку «Запрос», нажмите кнопку Создать. В окне диалога «Новый запрос» выберите опцию «Конструктор».

2. Access предложит Вам выбрать таблицу, выберите таблицу «Список», нажмите кнопку Добавить и закройте окно диалога.

3. Из таблицы последовательно выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения» и «Адрес» и перетащите выбранные поля по очереди в бланк запроса (можно просто дважды щелкнуть мышкой по каждому полю).

4. В строке «Условие отбора» введем условие для столбца Дата рождения. Для этого:

-        Щелкните по кнопке «Построить» на панели управления

-        Выберите в списке операторов - оператор сравнения Beetween, нажмите кнопку «Вставить», ОК. Измените строку Between «Выражение» And «Выражение» на
Between  #01.05.83#  And  #31.12.83#

-        Закройте окно конструктора запросов. Окно запроса должно иметь такой вид: .

5. Закройте окно запроса. Сохраните запрос под именем Запрос по дате рождения.

6. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно. Если вдруг оказалось, что таких студентов в Вашей группе нет, измените условия запроса.

Задание 3.

Создадим отчет для вывода на печать списка студентов, используя таблицу Список.

Порядок работы:

1. Откройте вкладку «Отчеты»

2. Нажать кнопку Создать , выбрать Мастер отчетов, в качестве Источника выбрать таблицу «Список»

3. Перенести в «Выбранные поля» следующие поля (Выбрать поле, щелкнуть по кнопке  > ): Группа, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес Нажать Далее .

4. Теперь надо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом.

Выбрать группировку по полю Группа,  нажать Далее

Задать режим сортировки в возрастающем порядке по полю «Фамилия», нажать Далее.

5. Определить вид Макета - Ступенчатый, Ориентация- альбомная, нажать Далее

6. Выбрать Стиль Строгий, нажать Далее

7. Задать имя отчета «Список», нажать кнопку «Готово».

Отчет готов, можете просмотреть его в режиме «Файл\Предварительный просмотр».

Вопросы для закрепления теоретического материала к практическому занятию

1.      Назовите основные объекты СУБД MS Access.

2.      Характеристики полей баз данных.

3.      В чем состоит особенность создания БД в режиме Конструктор?

4.      Что такое запрос?

Сделать выводы и выполнить отчет в соответствии с Приложением 1.

Порядок выполнения отчета по практическому занятию

1. Изучить теоретический материал. Ответить на контрольные вопросы.

2. Оформить работу в соответствии с шаблоном. При оформлении использовать MS Office