Методические указания по выполнению практической работы в MS Excel

Практическая работа. Электронные таблицы Excel. Основные приемы работы с Excel. Ввод и редактирование элементарных формул. Вставка и редактирование элементарных функций.

Цель. Изучить команду Ячейки меню Формат, научиться заполнять, редактировать и форматировать данные в ячейках Excel, устанавливать различные форматы данных, выравнивать данные в ячейках, работать с настройками шрифта, устанавливать границы ячеек.

краткие теоретические сведения

Табличный процессор – это прикладная программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере. Вычислительная таблица, которая создается с помощью табличного процессора, называется электронной таблицей.

В основе электронных таблиц лежит несколько главных идей.

1.                 Рабочее поле структурировано по образцу шахматной доски. Строки таблицы пронумерованы числами, а столбцам присвоены буквенные имена. Клетки-ячейки таблицы именуются подобно клеткам шахматной доски: А1, В2 и т.п. Данные имена называют также адресами ячеек в таблице. Любая прямоугольная область таблицы называется блоком. Блок идентифицируется именами ячеек, расположенных в противоположных углах. Например: А1:С4 – это весь фрагмент таблицы, содержащий ячейки А1, А2, А3, А4, В1, В2, В3, В4, С1, С2, С3, С4.

2.                 В ячейках таблицы, помимо текстов и чисел, могут помещаться вычисляемые формулы. В качестве операндов в этих формулах выступают имена ячеек таблицы. При изменении значений в ячейках-операндах мгновенно происходит пересчет формул.

3.                 Принцип относительной адресации. Адрес ячейки, присутствующий в формуле, обозначает ее расположение относительно ячейки, в которой записана формула. Например, формула А1 + В1 в ячейке В3 воспринимается так: содержимое ячейки, расположенной на две строки выше и на один столбец левее, сложить с содержимым ячейки, расположенной на две строки выше в этом же столбце. При переносе этой формулы в другие ячейки, например, путем копирования, формула преобразуется, сохраняя тот же смысл относительного расположения слагаемых. Например, скопированная из ячейки В3 в ячейку С4 эта формула примет вид В2 + С2.
Для отмены действия принципа относительной адресации используется символ $. С помощью этого символа можно сделать неизменяемым (абсолютным) как весь адрес, так и отдельную его часть (строку или столбец). Например, если в ячейке В3 записана формула $A$1 + $B$1, то при копировании в ячейку С4 она не изменится.

Приведем простейший пример решения с помощью табличного процессора задачи экономического содержания. Допустим, что на фирме всего три сотрудника: директор, бухгалтер и юрист. Пусть месячная выплата каждому вычисляется по формуле: месячная выплата = базовая зарплата + премия – налог.

Для решения этой задачи следует подготовить таблицу, расположенную ниже.

Полученная таблица является программой расчета заработной платы. Если в ней изменить какие-либо исходные числа, то немедленно изменятся значения в ячейках с формулами.

В Excel можно задавать различные форматы отображения данных в ячейках таблицы. Для этого существует команда Формат – Ячейки, вкладка Число.

В поле Числовые форматы отображается список всех числовых форматов. Рассмотрим основные из них.

·        Общий формат используется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа;

·        Числовой формат является наиболее общим способом представления чисел (справа от поля Числовые форматы можно выбрать число десятичных знаков, а также разделитель групп разрядов);

·        Денежный формат используется для отображения денежных величин (справа от поля Числовые форматы можно выбрать число десятичных знаков и обозначение денежной величины);

·        Форматы Дата и Время служат для отображения даты и времени соответственно.

В созданной таблице установим денежный формат отображения чисел. Для этого выделим ячейки C4:F6 и ячейку F8 (несмежные ячейки выделяются при нажатой клавише Ctrl), выберем команду Формат – Ячейки, на вкладке Число – денежный формат числа, число десятичных знаков – 2, обозначение денежной величины – р..

Самостоятельная работа

Создайте нижеприведенные таблицы:

Расчет прибыли от реализации закупленного товара.

Рассчитайте цену реализации, если цена реализации на 25% больше закупочной (см.ячейку Накрутка); прибыль и общую сумму по закупочной цене, по цене реализации и по прибыли.

Примечание. Цена реализации = закупочная цена + накрутка * закупочная цена;
прибыль = (цена реализации – закупочная цена) * количество товара – (цена               реализации – закупочная цена) * количество товара * НДС

Отформатируйте ячейки по своему вкусу (выберите цвет заливки ячеек, цвет текста, начертание, тип и цвет границ ячеек).

Отсортируйте данные в алфавитном порядке по полю Наименование товара.

Постройте гистограмму по каждой из цен и по прибыли, проанализируйте, какой товар прибыльней.

Контрольные вопросы

1.                 Что представляет собой табличный процессор?

2.                 Что называют электронными таблицами?

3.                 Перечислить основные идеи, лежащие в основе работы с электронными таблицами.

4.                 Как формируется адрес ячейки в электронных таблицах?

5.                 Что собой представляет относительный адрес ячеек?

6.                 Какой адрес ячейки называется абсолютным?

7.                 Какие данные могут содержаться в ячейках?

8.                 С какими числовыми форматами работает Excel?

9.                 Опишите форматы: числовой, денежный, дата, время, текстовый.

10.            Какой формат нужно выбрать, чтобы при вводе числа 125 в ячейке появлялась запись:

a.      125,00

b.     125,00р.

11.            Как можно выровнять текст в выделенной ячейке?

12.            Как Excel позволяет форматировать шрифт?

13.            Как задать границы, их цвет и тип для вашей таблицы?

14.            Как получить ячейку с внешней и диагональной границами?

15.            Как залить ячейку каким-либо цветом?