Опорный конспект по деловому русскому языку и культуре речи на тему: "Назначение, классификация документов"

Назначение, классификация документов

Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Существующие документы делятся на группы: организационно-распорядительная документация; по вопросам руководства; по функциям управления; по наименованиям; по месту составления; по сложности содержания; по содержанию операции; по форме; по стадиям создания; по срокам исполнения; по происхождению; по средствам фиксации; по направлениям документооборота.

Документы классифицируются:

·  по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д.

·  по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступаю­щие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

·  по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

·  по форме - индивидуальные, когда содержание каждого доку­мента имеет свои особенности (например, докладные записки), трафа­ретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при со­ставлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

·  по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в опреде­ленный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

·  по средствам фиксации - письменные, графические, фото- и ки­нодокументы, электронные и т. д.;

·  по юридической силе - подлинные и подложные;

·  по стадиям подготовки - черновики и подлинники (оригиналы).

Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформле­ния, выполненный, как правило, от руки.

Подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требова­ниями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из доку­мента и дубликат подлинника. Подлинные документы бывают действи­тельные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или замены его другим документом.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинни­ка (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном по­рядке соответствующим должностным лицом.

Выписка - фрагмент содержательной части документа, имеющий состав реквизитов основного документа и подтвержденный необходи­мыми подписями должностных лиц и печатью.

Дубликат - документ, выдаваемый в случае утери владельцем под­линного документа (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документы классифицируются с точки зрения своей функции и характера содержащейся в них информации:

●   распорядительные документы выполняют информативно-предписывающую функцию, так как они создаются руководящими органами и лицами с целью придать юридическую силу своим управленческим действиям. Основные жанры: указ, приказ, постановление, распоряжение;

●   организационно-административные документы также выполняют информативно-предписывающую функцию; они разрабатываются с целью упорядочения деятельности государственных органов, предприятий, организаций, взаимодействия юридических и частных лиц. Основные жанры: положение, кодекс, устав, контракт (договор);

●   организационно-информативные документы осуществляют функцию сообщения информации, значимой для государственных органов, предприятий, организаций, упорядочения взаимодействия юридических и частных лиц. К ним относятся разнообразные деловые письма (информационно-рекламное письмо, письмо-ходатайство, гарантийное письмо, письмо-приглашение), коммерческие письма (запрос, оферта, акцепт) и др., а также докладная записка, служебная записка;

●   информационные документы придают юридическую силу определенной информации, к ним относятся акт, протокол, справка;

●   личные документы сообщают юридически значимую информацию о личности. В эту обширную группу документов входят паспорт, удостоверение личности, автобиография, резюме, характеристика, расписка, доверенность, завещание, заявление, объяснительная записка и др.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Автобиография

Я, Фисенко Раиса Михайловна, родилась 29 октября 2003 года в селе Журавка Острогожского района Воронежской области.

Отец мой, Фисенко Михаил Иванович, работает слесарем  в  АОО «Рассвет».

Мать, Фисенко Анна Васильевна, работает бухгалтером   в АОО «Рассвет».

В 2009  году я поступила учиться в Журавскую среднюю школу, которую окончила в 2020 году. В школе выполняла общественные поручения, была старостой класса и редактором стенной газеты.

С 1 сентября 2020 года обучаюсь в Острогожском аграрном техникуме на отделении «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».

«____»_________2021 г.                                               ___________________                                                       (подпись)

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Автобиография

Я, Фисенко Раиса Михайловна, родилась 29 октября 2003 года в селе Журавка Острогожского района Воронежской области.

Отец мой, Фисенко Михаил Иванович, работает слесарем  в  АОО «Рассвет».

Мать, Фисенко Анна Васильевна, работает бухгалтером   в АОО «Рассвет».

В 2009  году я поступила учиться в Журавскую среднюю школу, которую окончила в 2020 году. В школе выполняла общественные поручения, была старостой класса и редактором стенной газеты.

С 1 сентября 2020 года обучаюсь в Острогожском аграрном техникуме на отделении «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».

«____»_________2021 г.                                               ___________________                                                       (подпись)