Основы компьютерного делопроизводства урок № 3 Оформление делового письма

тема: Основы компьютерного делопроизводства урок № 3 Оформление делового письма Цели урока:    Систематизировать   и   расширить   теоретические   знания учащихся   о   делопроизводстве.   Показать   целесообразность использования   дополнительных   возможностей   обработки информации в текстовом процессоре MS Word. Способствовать   повышению   учебной   мотивации   и   желанию осуществлять   перенос   знаний,   полученных   на   уроке   в   реальную жизнь, развитию коммуникативной и социокультурной компетенции учащихся. Содействовать   расширению   кругозора,   формированию информационной и профессиональной культуры учащихся. ЗУН  Знать   требования   к   оформлению   деловых   писем   и   их классификацию.  Уметь применять компьютерные технологии для создания деловых писем различных форм.  Приобрести навык использования операции слияния для создания серийных писем. Формы   индивидуальная групповая Методы  проблемный метод  метод беседы  метод демонстрации  репродуктивный метод (по примеру)  метод тестирования  частично­поисковый метод 1 Ход урока Учитель:  Здравствуйте.   Сегодня   у   вас   необычный   урок.   Мы   открываем юридическую   консультационную   фирму   «Школяр»,   сотрудниками   которой будем   мы   с   вами.   Я   думаю,   из   нас   получится   замечательная   команда,   урок пройдет успешно и надолго останется в нашей памяти. 1.   Проверка   навыков   работы   в   справочно­информационной   системе «Гарант». Учитель: (Стук в дверь) Вот и первый клиент пожаловал. Клиент:  Здравствуйте.   Я,   Гаврилова   Светлана   Анатольевна,   представляю   частный образовательный центр «Грамотей». Мы скоро открываемся и ищем юридическую фирму для ведения наших дел. Учитель:  Вы   как   раз   по   адресу,   «Школяр»   —   это   фирма,   работающая несколько   лет   на   рынке   юридических   услуг.   За   время   работы   мы зарекомендовали себя как грамотные и надежные партнеры. А вы уже получили лицензию на ведения образовательных услуг? Клиент: Нет. А разве это необходимо? Учитель:  По   закону   для   открытия   образовательного   учреждения  Не предприниматель   должен   получить   специальную   лицензию. подлежит лицензированию: а) образовательная деятельность в форме разовых лекций, стажировок, семинаров и других видов обучения, не сопровождающаяся итоговой аттестацией   и   выдачей   документов   об   образовании   и   (или) квалификации; б) индивидуальная трудовая педагогическая деятельность, в том числе в области профессиональной подготовки. Клиент:  Нет,   мы   собираемся   проводить   курсовое   обучение   с   последующей   итоговой аттестацией и выдачей документа о полученном образовании   Учитель:  В   таком   случае   Вам   необходимо   получит   лицензию.   Лицензия   ­ единственный документ, подтверждающий законное право организации заниматься   образовательной   деятельностью.   Для   ее   получения   вам необходимо   подготовить   пакет   документов,   большая   часть   которых оформляется на специальных бланках. Клиент:  А что такое бланк?  Учитель: Об этом мы сейчас поговорим. 2 2.   Актуализация   теоретических   знаний   по   основам   делопроизводства (тестовый контроль). Учитель:  На   предыдущих   уроках     вы   уже   познакомились   с   основными понятиями и функциями делопроизводства.  Делопроизводителю нужно в первую очередь знать, — что такое …     делопроизводство документ стандарт бланк — функции документа — ППО, используемое в работе Насколько   усвоен   материал   предыдущего   урока   и   какова   готовность   к сегодняшнему, предлагаю проверить себя с теста.  Напомнить правила заполнения теста. Учитель:  Вы уже знаете, что основным объектом делопроизводства является … (документ). Что документы можно классифицировать … (по типу носителей — бумажные и магнитные  появляются  на слайде) и … (по содержанию — первичные   и   сводные  появляются   на   слайде).   Существует   много   других способов классификации документов, но хочется остановится на основном — классификации документов по видам: (под запись со слайда)       организационно­распорядительные; справочно­информационные; справочно­аналитические; плановые; отчетные; документы по личному составу (кадровые документы) 3 3. Изучение тории по теме урока. Рассмотреть все вид документы на уроках информатики невозможно, но это и не является  целью  обучения.  Важно, чтобы  вы   самостоятельно  могли  составить документ, используя знания полученные на уроках. Сегодня мы поговорим о справочно­информационных документах, а точнее о деловых письмах. тема урока: Оформление делового письма. В тетрадях записывается число и тема урока Деловое   письмо  —   это   документ,   осуществляющий   связь   предприятия, организации или фирмы с внешним миром (под запись со слайда). Письмо нужно составить тогда, когда вопросы не могут быть решены по телефону или необходимо письменное подтверждение решения вопроса.  Деловые   письма   пишутся   на   специальных   бланках,   соответствующих стандарту.   С   реквизитами   бланка   вы   уже   знакомы.   Как   вы   думаете,   какие реквизиты необходимы для оформления делового письма?  Подведем итоги: для бланка делового письма рекомендуется следующий состав реквизитов (демонстрация со слайда): 1. 2. Название организации, составившей документ.  Справочные  данные организации: почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, сайта (если имеются). 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Дата. Индекс документа. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Адресат. Заголовок к тексту. Текст. Подпись. Фамилия и телефон исполнителя. Так же как и документов существует множество видов деловых писем, в зависимости от цели, письма делятся: (под запись со слайда)          письма­просьбы; письма­ответы; сопроводительные письма; письма­напоминания; договорные письма; письма приглашения; письма­предложения; письма­разрешения; письма подтверждения. Не смотря на большое разнообразие писем, текст любого делового письма должен   быть   кратким,   лаконичным,   простым   и   освещать   один   вопрос.   Как правило,   он   состоит   из   двух   частей:   в   первой   части   излагаются   мотивы, 4 побудившие   составить   документ,   во   второй   —   выводы,   просьбы,   замечания, ради которых составляется документ. 5 4. Практическая работа по форматированию делового письма. Клиент: Извините, можно обратиться к Вам еще с одной просьбой. Дело в том, что для оборудования учебных кабинетов нами была закуплена партия компьютеров   на   казанском   предприятии  ICL­КПО   ВС   и   заключён договор на доставку техники в г. Набережные Челны с ООО «Олиф». По прибытию мы обнаружили, что два монитора были повреждены во время перевозки. Как нам поступить в этой ситуации? Учитель: Действительно может случиться так, что ваш партнер по бизнесу не выполнил   условия   договора.   Продукция   может   оказаться   низкого качества   или   некомплектной,   товар   может   испортиться   в   пути   или надолго задержаться. В этом случае Вам следует направить виновной стороне Письмо­претензию.   клиента, У вас на компьютерах есть файл с текстом письма­претензии по вопросу нашего адресу Лицей\Делопроизводство\Письмо­претензия.doc. Раскройте этот документ. Что вас   не   устраивает?   …   Правильно   он   не   отформатирован.   Отформатируйте письмо­претензию по образцу (см. приложение 3) и сохранить готовое письмо­ претензию в своей папке. расположен   по   который     Помните,   что   для   создания   шапки   документа   целесообразно   создать таблицу   с   невидимыми   границами   и   разместить   в  столбцы   соответствующую информацию.  (При   необходимости   раздать   карточки   с   технологией выполнения задания см. приложение 4)  Ученик,   выполнивший   задание   первым,   распечатывает   его   для   Клиента.   Внести   в оценочный бланк оценку 5 ученику, первому справившемуся с заданием. Подвести итоги практической работы учащихся. 6 5. Технология создание серийных писем. Клиент:  В   составе   нашего   центра   три   образовательных   учреждения,   каждое   из   которых должно иметь свою печать и угловой штамп, не могли бы вы помочь нам получить печати и штампы. Учитель:  Для создания печати необходимо получить разрешение начальника районного ОВД. Оформим письмо­просьбу.  Для выполнения заказа, мы должны составить три письма с практически одинаковым текстом, в котором различны  только реквизиты предприятия, для которого изготовляется печать. В данном случае речь идет о создании серийных писем. Создание серийных писем. (В тетрадях записываем подзаголовок) Серийные письма — это письма имеющие общее тело письма и некоторые детали, личные для каждого адресата. (Под запись) В нашем случае обращение к начальнику ОВД будет общее, а реквизиты предприятия у каждого свои.  Процесс   создания   серийных   писем   на   компьютере   называется   — слиянием. Тело письма будем называть основным документом, личные данные, оформленные в виде таблицы — источником данных. (под запись) Технология работы (раздать) Открыть или создать основной документ. Сохранить основной документ. Открыть или создать таблицу для занесения личных данных письма. Сохранить таблицу.  Закрыть файл, содержащий таблицу. Выберите команды Сервис — Слияние. В диалоговом окне Слияние нажать кнопку Создать и выбрать команду Документ на бланке, кнопка Активное окно. В диалоговом окне Слияние нажать кнопку Получить данные и выбрать команду Открыть источник данных.  В появившемся окне Обзор найти и открыть документ, с таблицей личных данных. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Сохранить базу данных, желательно по тому же адресу, где был сохранен основной документ. 11. Нажать кнопку Правка основного документа. 12. Установит   ТК   в   место   вставки   личных   данных   и   используя раскрывающийся   список  Добавить   поле   слияния  вставить   заголовок нужного поля. 13. 14. В диалоговом окне Слияние нажать кнопку Объединить. В   появившемся   диалоговом   окне,   указать   для   каких   личных   данных выполнить Слияние и зафиксировать нажатием кнопки Объединить 7 Учитель демонстрирует процесс выполнения слияния. Далее им предложено самостоятельно выполнить ту же работу. Ученик, выполнивший задание первым, распечатывает его для Клиент. Внести в оценочный бланк оценку 5 ученику, первому справившемуся с заданием. Клиент:  Большое спасибо за консультацию. О своем решении наш центр известит Вас в письменном виде. (Уходит) 8 6. Задание домашнего задания.  Рассмотрим  ситуацию:  вы обращаетесь  с  просьбой  к  администрации  лицея о разрешении досрочной сдачи госэкзамена по информатике в марте месяце. Вам отказали.  Домашнее  задание  —  подготовить   проект  бланка   письма­отказа  на татарском языке.  7. Подведение итогов Подведем итог, что нового мы узнали за сегодняшний урок. Вставьте в текст пропущенные слова. (Текст выносится на слайд) Деловое   письмо   —   это   письмо,   осуществляющее   …  (связь   предприятия)  с внешним миром.  Деловое письмо отличается от личного тем, что создается на … (бланке), текст делового письма … (краток), … (лаконичен), освещает … (один вопрос).  При   создании   писем   для   разных   адресатов   с   одинаковым   содержанием целесообразно использовать операцию … (слияние) 9 Приложение 1 Алгоритм организации поиска по реквизитам  1. Загрузить программу Garwinos. 2. Вкладка для Для Юриста, Эксперта. 3. Нажать кнопку Документы. 4. В строке меню выбрать команды Поиск — По реквизитам. 5. Заполнить диалоговое окно с реквизитами искомого документа. (Заполнять можно вручную с помощью клавиатуры или осуществить выбор реквизитов используя элементы управления кнопки и раскрывающиеся списки). 6. Подтвердить заполненные реквизиты нажатием кнопки Ок. 7. При необходимости уточнить параметры поиска. 8. Двойным щелчком раскрыть выбранный документ. Алгоритм организации поиска по ситуации 1. В строке меню выбрать команды Поиск — По ситуации. 2. В поле Ситуации используя прокрутку мыши выбрать Санитарные нормы, правила. 3. В   появившемся   справа   поле   Санитарные   нормы   выбрать   Гигиенические требования к видеодисплеям, терминалам, ЭВМ. 4. Кнопка Ок. 5. Двойным щелчком раскрыть санитарные правила и нормы СанПИ… 10 Приложение 2 Вопросы для теста. 1. С точки зрения информационной технологии делопроизводство — это 1) управление предприятием, организацией, фирмой; 2) деятельность охватывающая составление документов и организацию работы с ними; 3) процесс создания обработки и хранения документа. 2. Документ  ­ это … информации. 1) обработчик; 2) носитель; 3) создатель. 3. Выберите   ложное   утверждение.   К   функциям   делопроизводства относятся… 1) хранение документов; 2) поиск нужных документов; 3) создание документов и их оформление; 4) рассмотрение и подписание документов; 5) обеспечение санкционированного доступа к документам 4. Выберете классы ППО, применяемых в делопроизводстве. 1) текстовые процессоры; 2) мультимедиа энциклопедии; 3) электронные словари и справочники; 4) электронные таблицы; 5) обучающие программы; 6) программы обработки растровой и векторной графики. 5. Образец,   который   удовлетворяет   по   своим   признакам,   свойствам, качествам определенным правилам называется … 1) стандартом; 2) шаблоном; 3) бланком; 4) документом; 5) формой. 6. Составляющим элементом бланка документа является … 1) символ; 2) реквизит; 3) примитив; 4) пиксель. 11 Приложение 3 ООО «Олиф» 423800,   Челны, Набережночелнинский проспект, 78   Набережные ООО ОЦ «Булгар» 423831,   Набережные   Челны, улица Пушкинская, 2 Тел.: (8552) 52­44­56 Факс: (8552) 52­70­54 E­mail:  9.2.4 №1 ПРЕТЕНЗИЯ  На сумму 2 043 рубля Уважаемые господа! К   нашему   большому   сожалению,   сообщаем,   что   два   из   двадцати   пяти   мониторов модели  Samsung  757NF,   отправленных   автотранспортом   согласно   договору   №   15   от   15 января 2004 года (накладная № 3513), прибыли в поврежденном состоянии. Из   прилагаемого   акта   приемки   видно,   что   повреждение   товара   вызвано некачественной упаковкой. Согласно п. 5 нашего договора мы имеем право на компенсацию в размере 10% от стоимости неисправного компьютера, что составляет ... рублей. Указанную   сумму   просим   перевести   на   наш   расчетный   счет   №   600321   в Автоградбанке г. Набережные Челны. Согласно   п.   6   договора   вы   также   обязаны   произвести   ремонт   неисправного оборудования за ваш счет. Просим вас выполнить наши условия или заявить отказ до 14 февраля 2004 года. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж. Приложение: 1.Накладная грузоперевозок № 3513 на 1 л. в 1 экз. 2. Акт приемки № 235 от  30января 2004 г. на 2 л. в 1 экз. Директор ________________________________ Хафизов Р.Р. 12 Приложение 4 Технология выполнения задания 2) Открыть документ по указанному адресу. 3) Установить ТК в первую пустую строку документа. 4) Вставить таблицу, состоящую из двух столбцов и одной строки. 5) Переместить фрагменты текста в таблицу. 6) Снять обрамление таблицы. 7) Выровнять обращение по центру, текст письма по ширине, оформив отступ первой строки на 1,5 см. 8) Разместить список приложений одно под другим. 9) Подпись и ее расшифровку выровнять по центру. 10)Сохранить готовый документ в своей папке. 13 Начальнику Центрального ОВД  г. Набережные Челны полковнику  милиции Фатхуллину Ш.М. Прошу Вас дать разрешение на изготовление круглой печати и углового штампа для частного образовательного учреждения  зарегистрированного  (дата), свидетельство №   Образцы печати, штампа прилагаются. Директор предприятия __________________  (расшифровка подписи) База данных для слияния название Альфа Бета Гамма дата_рег 12.01.2004 г. 21.12.2003 г. 25.01.2004 г. рег_номер 78925402 156002361 98500213 директор Галимов В.Р Хафизов Э.Г. Ямзюк К.А. 14