Подготовка и оформление таблиц в MS Excel

Лабораторная работа №15

"Подготовка и оформление таблиц в MS Excel"

Цели:

•         Ознакомиться с табличным процессором и развить навыки работы в среде MS Excel,

•         научиться составлять с помощью компьютера электронные документы,

•         развить умения работать с формулами и ссылками

•         развить познавательный интерес, творческую активность студентов.

Основные понятия:

Прикладная программа Microsoft Excel 2007, которая является одним из компонентов Microsoft Office 2007, предназначена для работы с электронными таблицами данных. Excel часто называют табличным процессором. Известно, что Excel - это прикладная программа, предназначенная для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных.

Электронная таблица - удобный инструмент для решения планово - финансовых, бухгалтерских и инженерных задач.

Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы. На пересечении строк и столбцов образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом таблицы. В ячейки могут вводиться данные, на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

К обработке данных относится:

•         проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в Excel

•         построение диаграмм

•         обработка данных в списках Excel (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица)

•         решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и т.д.)

•         статистический анализ данных (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа") 

Итак, Excel является приложением, которое имеет различные инструменты (меню и панели инструментов) для создания и обработки электронных таблиц.

При запуске Excel на экране отображается окно приложения, в котором открывается новая чистая рабочая книга: Книга1, можно создавать книги и на основе шаблонов, встроенных в редактор. 

Рабочая книга Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы или удалить их из книги.

Книга с входящими в нее рабочими листами сохраняется на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Файлы книг имеет расширение xls.

Если развернуть окно рабочей книги, то окно приложения с книгой будет иметь следующий вид. 

Окно приложения Microsoft Excel 2007 состоит из основных областей:

1. Кнопки Office

2. Панели быстрого запуска 
3. Ленты 
4. Строки формул
5. Рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами)
6. Строки состояния

Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (А. С., АВ и т.п.), заголовки строк – числами (1, 2, 3 и далее). На пересечении столбца и строки находится ячейка, которая имеет индивидуальный адрес.  Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например А1, В5, Е3. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

Диапазон ячеек. В процессе работы с электронными таблицами достаточно часто требуется выделить несколько ячеек. Выделенные ячейки образуют диапазон, который задается адресами ячеек верхней и нижней границ диапазон, разделенными двоеточием. Можно выделить несколько ячеек в столбце (диапазон А2:А4), несколько ячеек в строке (диапазон С1:Е1) или прямоугольный диапазон (диапазон С3:Е4)

Основные типы и форматы данных. В работе с электронными таблицами можно выделить три основные типа данных: числа, текст и формулы.

Числа.  Для представления числе могут использоваться несколько различных типов форматов (числовой, экспоненциальный, дробный и процентный). Существуют специальные форматы для хранения дат (например, 25.05.2007) и времени (например, 13:30:55), а также финансовый и денежный (например, 1500,00р.), которые используются при проведении бухгалтерских расчетов.

По умолчанию для представления чисел электронные таблицы используют числовой формат, который отображает дни десятичных знака числа после запятой (например, 195,20).

Экспоненциальный формат применяется, если число, со держащее большое количество разрядов, не умещается и ячейке. В этом случае разряды числа представляются с по мощью положительных или отрицательных степеней числи 10. Например, числа 2000000 и 0,000002, представленные в экспоненциальном формате как 2 • 10⁶ и 2 • 10 , будут записаны в ячейке электронных таблиц в виде 2,00Е+06 и 2,00Е-06.

По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки и под десятками и т. д.).

Текст. Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и про белов, например текстом может являться последовательность цифр «2004». По умолчанию текст выравнивается и ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).

Формулы. Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. В формулу не может входить текст.

Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =А1*5 умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При  изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки В формулах могут использоваться ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другие ячейки.

Относительные ссылки. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительны! ссылки автоматически изменяются в зависимости от положения ячейки, в которую скопирована формула. При смещении положения ячейки на одну строку в формуле изменяются на единицу номера строк, а при перемещении на один столбец на одну букву смещаются имена столбцов.

Абсолютные ссылки. Абсолютные ссылки в формулах используются для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак $ (например, $А$1).

Смешанные ссылки. В формуле можно использовать (смешанные ссылки, в которых координата столбца относительная, а строки — абсолютная (например, А$1), или, наоборот, координата столбца абсолютная, а строки относительная (например, $В1).

Пример ввода формулы для решения задачи:

Задача: рассчитать расстояние, которое преодолел пешеход, двигаясь от одного пункта к другому за 2 часа со скоростью 7 км/ч.

Задания:

•         В электронных таблицах осуществить копирование формулы, содержащей относительные ссылки, из активной ячейки С1 в ячейку D2 и в ячейку E3. Какие формулы будут в этих ячейках? Результат записать в отчет.

•         В электронных таблицах осуществить копирование формулы, содержащей абсолютные ссылки, из активной ячейки С1 в ячейку D2 и в ячейку E3. Какие формулы будут в этих ячейках? Результат записать в отчет.

•         В электронных таблицах осуществить копирование формулы, содержащей абсолютные ссылки, из активной ячейки С1 в ячейку D2 и в ячейку E3. Какие формулы будут в этих ячейках? Результат записать в отчет.

•         Создать электронную таблицу и путем ввода формул рассчитать сколько стоят билеты на самолет в разные страны в долларах.

•         Рассчитать стоимость ремонта в .Благовещенском соборе.  1 кг краски стоит 65 рублей.

Контрольные вопросы:

•         Как обозначаются столбцы и строки электронной таблицы? Как задается имя ячейки?

•         Какие типы данных и в каких форматах могут обрабатываться в электронный таблицах?

•         Как изменяется при копировании в ячейку, расположенную в соседнем столбце и строке, формула, содержащая относительные ссылки? Абсолютные ссылки? Смешанные ссылки?

•         Ответы на контрольные вопросы записать в отчет.

•