Порядок виконання постановок управлінських завдань

Порядок виконання постановок управлінських завдань

Декомпозиція ІС на окремі відносно відособлені з погляду  практичних додатків частини дозволяє здійснити модульний принцип побудови ІТ. Одиничний структурно-функціональний елемент ІС розглядається як задача. Такий підхід забезпечує розроблювачеві можливість распаралелювати роботи в ході написання, налагодження й впровадження окремих програмних модулів, що входять в ІТ. Головна проблема - врахувати всі можливі взаємозв'язки між задачами і побудувати на їх основі повну й несуперечливу інформаційну модель управлінської діяльності організації.

У загальному вигляді постановка складається із чотирьох принципово важливих компонентів:

        -  організаційно-економічної схеми і її опису;

        -  зведення застосовуваних математичних моделей;

        - опису обчислювальних алгоритмів;

        -  концепції побудови інформаційної моделі системи.

Постановка кожного окремого завдання документально оформляється у вигляді відповідного певного розділу технорабочего проекту й займає значну частину загального часу оригінального, тобто орієнтованого на конкретні умови й не стандартні рішення, проектування ІТ.

Так, розробка організаційно-економічної схеми припускає конкретизацію основних характеристик задачі: формулювання стратегічної цілі й обґрунтування критеріїв оптимізації; змісту окремих етапів виконуваних практиками робіт для вирішення даної проблеми і місця здійснюючих ці роботи підрозділів; технології документообігу; напрямку трудозатрат; структури управління й призначення кожної управлінської ланки; обчислення ресурсних і тимчасових обмежень по видах і т.п.

Для побудови таких схем необхідно скористатися інформацією, надаваною виконавцем робіт, що включається в ТЕО та у технічне завдання; розробити методики розрахунку показників, ґрунтуючись на результатах одержання відомостей і вивчення методики виконання процедур і рішення зада управління.

Математична модель і розроблювальні на її основі алгоритми повинні задовольняти трьом вимогам: визначеності (однозначності), інваріантності стосовно різних альтернативних ситуацій у задачі та результативності (можливості її рішення за кінцеве число кроків). Результатом алгоритмізації є логічно побудована і налагоджена блок-схема.

Нарешті, розробка інформаційної концепції припускає визначення реквізитів вхідних і вихідних форм, їх розташування і взаємозв'язку, носіїв вихідних й підсумкових даних, складу нормативно-довідкової інформації, способів інформаційної взаємодії різних задач, строків і періодичності подання й одержання даних, а також побудова графа взаємозв'язку показників, що мають відношення до даної задачі; створюється інформаційна модель конкретної предметної області. Одиничний фрагмент цієї моделі відбиває один вихідний і кілька вхідних показників, обчислювальних на основі розрахункових формул.

Незважаючи на переважну орієнтацію на рішення задач автоматизації управлінської діяльності на рівні окремої організації, розроблювачеві завжди потрібно пам'ятати про універсалізацію проектних рішень в даній області, що обумовлюється вимогами економічної реальності. Сьогодні відбуваються процеси укрупнення і об'єднання найчастіше різних за природою організаційно-економічних об'єктів, Тому технологія вдоскона-лення управлінських рішень за рахунок автоматизації збору, передачі, зберігання, обробки й видачі даних повинна підкорятися певним правилам і стандартним схемам. Особливо важливо дотримувати єдності підходу в вирішенні управлінських задач на технічномуій математико-алгоритмічному рівнях. Застосування загальнотеоретичних принципів забезпечує в такому випадку єдність і сумісність систем обробки інформації на різних рівнях управління та у різних ланках технологічного ланцюжка. Основою для проектування ІС і іТ у управлінні повинен бути системний принцип, що дозволяє охоплювати більшість проблем автоматизації цієї сфери діяльності на етапі постановок задач і вибору економіко-математичних методів.

Постановка задачі починається на передпроектній, а завершується на стадії технічного проектування, причому в цій роботі головна роль належить фахівцеві - користувачеві системи. Головні обов'язки постановника - закласти основи для проектування математичного і інформаційного забезпечення, розробки ідеології технічного і програмного забезпечення, створення концепції організаційного і ергономічного забезпечення стосовно до кожного АРМ фахівця, ІС і ІТ у цілому. Таким чином, принципи функціонування майбутньої автоматизованої системи, структура модульних зв'язків і склад її підсистем визначаються вже на даному етапі.

Постановка задачі потребує від користувача не тільки професійних знань предметної області, для якої виконується постановка, але й володіння основами комп'ютерних інформаційних технологій. Помилки користувача на етапі постановки задачі збільшуються в сотні й навіть тисячу разів по своїх наслідках, якщо їх виявлять на кінцевих фазах створення або використання прикладного програмного продукту. Пояснюється це тим, що кожний з наступних учасників створення прикладних програм не має інформації, необхідної для виправлення змістовних помилок.

Створення програмного продукту може вестися самим користувачем, причому це можна вважати більш кращим варіантом відносно  простоти побудови програми. Разом з тим з позиції професійних програмістів, такі програми можуть містити велику кількість погрішностей, оскільки вони менш ефективні по машинних ресурсах, швидкодії та багатьом іншим традиційним критеріям

Автоматизація управління все більше орієнтується на процесний підхід до проектування, на заміну паперових документопотоків електронним документообігом У таких випадках на передпроектній стадії проектування корисним є залучення до аналізу існуючих варіантів реалізації конкретних управлінських функцій, розв'язуваних задач, опису діючих інформаційних потоків кваліфікованих фахівців конкретної функціональної й професійної спрямованості (фінансових менеджерів, маркетологів, бухгалтерів і інших фахівців), що підвищить результативність виконання робіт. Аналізу звичайно передують декомпозиція розглянутих процесів, їх ранжирування по етапах виконання, а потім опис потоків даних у вигляді діаграм, які будуються із застосуванням нотацій з використанням DFD-методу

У діаграмах відбиваються потоки інформації у вигляді пойменованих стрілок, процеси із вказівкою їх номерів і найменувань, накопичення й зберігання інформації із вказівкою номера та найменування сховища, а зовнішні джерела із вказівкою їх номера й найменування. Приклад фрагмента такої діаграми представлений на рис. 4.11.

Описані процеси та діаграми, супроводжувані детальними специфікаціями, надалі  використовуються при проектуванні баз даних і прикладного програмного забезпечення. Користувач здобуває і застосовує готові програмні пакети, за своїми функціями задовольняючі його потреби, орієнтовані на певні види діяльності (збут, виробництво, постачання, фінанси), рівні управління (стратегічний, тактичний, оперативний), контур управління (планування, оперативне управління, облік і контроль, аналіз). Такий напрямок є на сьогодні провідним у сфері комп'ютеризації й інформатизації обслуговування користувачів. Нерідко цей процес доповнюється розробкою оригінальних прикладних програм, однак у кожному разі потрібна додаткова постановка задач.

Постановка й подальша комп'ютерна реалізація завдань вимагає засвоєння основних понять, що стосуються теоретичних основ інформаційних технологій, до яких відносяться:

- властивості, особливості й структура економічної інформації;

- умовно-постійна інформація, її роль і призначення;

- носії інформації, макет машинного носія;

- засоби формалізованого опису інформації;

- алгоритм, його властивості й форми подання;

- призначення й способи контролю вхідний і результатної ин формації;

- склад і призначення пристроїв комп'ютера;                 

- склад програмних засобів, призначення операційних сис тим, пакетів прикладних програм (ППП), інтегрованих, спеціалізованих пакетів програм типу АРМ менеджера, АРМ керівника, АРМ фінансиста, АРМ бухгалтера.

Рисунок 4.4  -  Приклад побудови діаграми потоків даних

При описі постановок задач вказуються їх об'ємні характеристики. Вони відбивають обсяги вхідної й вихідної інформації (кількість документів, рядків, знаків, оброблюваних в одиницю часу), тимчасові особливості надходження, обробки й видачі інформації. Важливої є вивірка точності й повноти назв всіх інформаційних одиниць і їхніх сукупностей.

В умовах автоматизованої обробки, крім первинних для сприйняття найменувань реквізитів у документах (найменування граф, рядків), використовуються нетрадиційні форми подання інформації. Чіткість найменувань інформаційних сукупностей і їхньої ідентифікації, усунення синонімів і амонимів у назвах реквізитів і економічних показників забезпечують більш високу якість результатів обробки. Повна назва показника в складних формах може складатися з назв рядків, граф і елементів заголовної частини документа. Для, кількісних і вартісних реквізитів вказується одиниця виміру. Опис показників і реквізитів якого-небудь документа вимагає, як правило, їхнього співвіднесення з місцем і часом відбиваних економічних процесів. Тому користувач повинен пам'ятати про необхідність включення в описи відповідних відомостей, що мають місце, як правило, у заголовній частині документа (найменування або код організації, дата виписки документа й т.д.).

Для кожного виду вхідної й вихідної інформації дається опис всіх її елементів, що беруть участь в автоматизованій обробці. Опис будується у вигляді таблиці, у якій присутні найменування елемента інформації (реквізиту), його ідентифікатор, максимальна розрядність.

Найменування реквізитів повинне відповідати поміщеним у документі. Не допускаються навіть дрібні погрішності в найменуваннях реквізитів, тому що в прийнятій редакції заставляється словник інформаційних структур майбутньої автоматизованої технології обробки.

Ідентифікатор являє собою умовну позначку, за допомогою якого можна оперувати значенням реквізиту в базі даних, він може будуватися по мнемонічному принципі, використовуватися для запису алгоритму і являти собою скорочене позначення повного найменування реквізиту. Ідентифікатор повинен починатися тільки з алфавітних символів, хоча може включати й алфавітно-цифрові символи (загальна їхня кількість звичайно регламентована).

Розрядність реквізитів необхідна для розрахунку обсягу займаної пам'яті й вказується кількістю знаків (алфавітних, цифрових, алфавітно-цифрових значень реквізитів).

Постановка завдання виконується відповідно до  плану. Приведемо приклад одного з можливих його варіантів.

План постановки задачі

   1. Організаційно-економічна сутність завдання:

            -  найменування завдання;

            -  місце рішення;

            -  ціль рішення;

-   призначення (для яких об'єктів, підрозділів, користувачів

призначена);

- періодичність рішення й вимоги до строків рішення; . джерела й способи одержання даних; . споживачі результатної інформації й способи її відправлення; . інформаційний зв'язок з іншими завданнями.

    2. Опис вихідної (вхідний) інформації: . перелік вихідної         

     інформації;

- форми подання (документ) по кожній позиції переліку;      приклади заповнення документів;

- кількість формованих документів (інформації) в одиницю часу, кількість рядків у документі (масиві);

- опис структурних одиниць інформації (кожного елемента даних, реквізиту);

- точне й повне найменування кожного реквізиту документа, ідентифікатор, максимальна розрядність у знаках;

            -  способи контролю вихідних даних;

            -  контроль розрядності реквізиту;

            -  контроль інтервалу значень реквізиту;

            -  контроль відповідності списку значень;

- балансовий або розрахунковий метод контролю кількісних значень реквізитів;

-  метод контролю за допомогою контрольних сум і будь-які інші можливі способи контролю.

    3. Опис результатної (вихідний) інформації:

            -  перелік результатної інформації;

-  форми подання (друковане зведення, відеограма, машин ный носій і його макет і т.д.);

            -  періодичність і строки подання;

-  кількість формованих документів (інформації) в одиницю часу, кількість рядків у документі (масиві);

- перелік користувачів результатної інформації (підрозділ й персонал);

            -  перелік регламентної й запитальної інформація;

- опис структурних одиниць інформації (кожного елемента   даних, реквізиту) за аналогією з вихідними даними;

            -  способи контролю результатної інформації;

            -  контроль розрядності;

            -  контроль інтервалу значень реквізиту;

            -  контроль відповідності списку значень;

            -  балансовий або розрахунковий метод контролю окремих показників;

-  метод контролю за допомогою контрольних сум і будь-які інші можливі способи контролю.

   4. Опис алгоритму рішення задачі (послідовності дій і логіки рішення задачі):

-  опис способів формування результатної інформації, із вказівкою послідовності виконання логічних і арифметичних дій;

            -  опис зв'язків між частинами, операціями, формулами алгоритму;

            - вимоги до порядку розташування (сортуванню) ключових (головних) ознак у вихідних документах, відеограмах і т.п., наприклад, по зростанню значень табельних номерів.

Алгоритм повинен ураховувати загальні й всі окремі випадки рішення завдання. При складанні алгоритму варто використовувати умовні позначки (ідентифікатори) реквізитів, привласнені елементам вихідної й результатної інформації. Допускається опис алгоритму у вигляді  тексту, що пояснює. Необхідно передбачити контроль обчислень на окремих етапах, операціях виконання алгоритму. При цьому вказуються контрольні співвідношення, які дозволяють виявити помилки.

   5. Опис використовуваної умовно-постійної інформації:

- перелік умовно-постійної інформації (классификато рів, довідників, таблиць, списків із вказівкою їхніх повних найменувань);

            -   форми подання;

            -  опис структурних одиниць інформації (за аналогією з ис ходными записами);

            -    способи взаємодії зі змінною інформацією.

Найбільш важливі питання, у рішенні яких також може брати участь кваліфікований користувач, пов'язані з вибором конкретного інструментарію, що дозволяє побудувати й реалізувати інформаційні зв'язки в системі. До складу інструментарію входять методи нагромадження й обробки даних, структура й способи розміщення масивів на машинних носіях, склад і макети реквізитів документів і показників, класифікація й угруповання показників, їхній склад, розміщення в базі даних, різновиду застосовуваних первинних документів і форми машинограм, статистичні й прогнозні методи рішення завдань і т.п. Друга група питань стосується організації человекомашин- ного інтерфейсу. Традиційно виділяються два способи інтенсивної взаємодії. Перший припускає реалізацію запитально-відповідного режиму з виконанням користувачем активної функції. Другий віддає ініціативу обчислювальній системі. Вибір залежить від конкретного сценарію діалогу й потреб фахівця, що експлуатує систему,

Спосіб рішення цих питань визначає види компонентів програмної реалізація ІТ: операційної системи, СУБД, набору спеціальних підпрограм. Що стосується програмного обепечения функціональних підсистем, то логіка його розробки цілком обумовлена логікою постановки задач. Первісні алгоритми їх рішення оформляються як завдання на програмування вже на етапі технічного проектування. Потім програмісти на підставі цих розробок будують блок-схеми, кодують їх у вигляді програм з обліком всіх логічних переходів і розрахункових формул, забезпечують контроль вірогідності даних на вході й виході, налагоджують кожний програмний модуль, підпрограми й програми в цілому, пишуть інструкції для експлуатації й супроводу проблемних, тобто орієнтованих на рішення конкретної практичної задачі, програм. У підсумку виходить готовий для впровадження робочий проект. Настільки докладний опис виконання етапу проектної роботи дозволяє наочно представити значимість постановки економічного завдання, розв'язуваної користувачем системи.

Якщо в ході проектування ІТ управлінської діяльності використовуються в основному стандартні, добре налагоджені пакети прикладних програм, то стадії технічного й робочого проектування, як правило, сполучаються, а процес створення ІТ зводиться в основному до настроювання параметрів і генерації готових пакетів. Така технологія проектування значно скорочує строки виготовлення програмно-технологічних продуктів, полегшує і заощаджує час на освоєння користувачами.