Практическая работа: Основы работы в базе данных

Задание:

Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).

Шаг 1. Начало работы с Microsoft Access

1. Запустите Microsoft Access.
2. Укажите в открывшемся диалоговом окне - создать новую базу данных (см. рис.). (или команда Файл > Создать)
3. В появившемся окне Укажите папку и имя файла создаваемой базы данных  - ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК

Шаг 2. Создание таблиц базы данных

1. Двойным щелчком мыши активизируйте объект ТАБЛИЦЫ
2. Выполните команду КОНСТРУКТОР (двойной щелчок по соответствующему элементу)
3.  В открывшемся диалоговом окне ввведите поля, типы данных и описание согласно условию задачи:

4.  Установите ключевым полем поле Номер записи для этого: нажать правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт "Ключевое поле" выпавшего меню или выполнить команду меню "Правка > Ключевое поле.
5. Сохраните таблицу. с помощью команды меню "Файл > Сохранить". Укажите имя сохраняемой таблицы: "ТЕЛЕФОНЫ".
6. Закройте окно Конструктора (в окне "База данных" появился новый элемент - только что созданная таблица "ТЕЛЕФОНЫ").
7. Создайте с помощью конструктора вторую таблицу - КАТЕГОРИИ. По данным  таблицы:

8. Задайте ключевое поле - "Код_категории".
9.  Сохраните таблицу под именем "КАТЕГОРИИ"

Шаг 3. Настройка связей между таблицами

1.      Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ" в режиме конструктора,

2.      Выберите поле "Код_категории"

3.      Перейдите в столбец тип данных поля Код_категории"

4.      Из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок".

5.     

·        Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса Далее

·        Значения будут выбираться из таблицы "КАТЕГОРИИ"

·        В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой   переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)  Далее

·        Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца Далее

·        Оставить подпись "Наименование" для подстановочного столбца Далее

·        После нажатия кнопки "Готово" вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.

Настройка связей между таблицами

Связь уже была создана с помощью Мастера подстановки, настроим обеспечение целостности данных.

1.        

Откройте окно "Схема данных". Для этого надо нажать кнопку  на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню "Сервис > Схема данных".

Рис. Окно "Схема данных". Показано и окно добавления таблиц

2.         Выделите таблицы левой клавишей мыши и нажмите кнопку Добавить

3.         Закройте окно добавления таблицы

В окне "Схема данных" отображаются выбранные     таблицы. Связи между полями отображаются в виде линий

4.         Настроим параметры связей. (Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре)

Выделите линию связи щелчком ПКМ (правой клавиши мыши) и выполните команду > Изменить связь

5.        

6.         Сохраните макет схемы данных, дав команду меню "Файл > Сохранить" или нажав кнопку  на панели инструментов. Закройте окно "Схема данных".

Шаг 4. Заполнение базы данных информацией

Сначала заполним данными таблицу "КАТЕГОРИИ", так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы "ТЕЛЕФОНЫ".

1.         Откройте таблицу "КАТЕГОРИИ" - дважды щелкнув ЛКМ по значку таблицы в окне "База данных"

2.         Заполните таблицу следующим образом:

3.          Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ", заполните ее приведенными ниже данными:

Заполнение поля с категориями производится путем выбора соответствующих значений из списка.

4.         Закройте таблицу

Шаг 5. Выполнение простейших запросов

1.       Переключитесь на вкладку объектов "Запросы".

2.       Выполните команду Конструктор.

3.       В открывшесмя диалоговом окне добавьте обе таблицы

4.        Закройте окно добавления таблиц.

5.       Откроется бланк запроса:

Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

6.        Создадим запрос:

Выбрать всех друзей, указав их имена и номера телефоновдля этого заполним втору часть бланка запросы следующим образом:

7.       Посмотрите результаты работы запроса,  - нажмите на пиктограмму знак восклицания.

8.       Сохраните запрос под именем Друзья

9.       создайте самостоятельно запросы:

а) выбрать всех абонентов, имеющих номер телефона, начинающийся на 9, проживающих (располагающихся) на улице Попова - сохраните запрос под именем Попова

б) выбрать кинотеатры, начинающиеся на О и вывести их номера телефонов – сохранить запрос под именем Кинотеатр

Шаг 6. Формы и отчеты

Формы служат для упрощения операций ввода и изменения данных в таблицах, просмотра на экране результатов работы запросов. Отчеты, в свою очередь, служат для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых или результирующих таблиц.

1.      Откройте вкладку объектов "Формы".

2.      Выберите создание формы с помощью мастера.

3.      Перед вами откроется диалоговое окно, в котором будет необходимо ответить на ряд вопросов. Укажите следующие параметры создаваемой формы (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):

·        Форма строится на основе таблицы "ТЕЛЕФОНЫ". В форму необходимо включить все поля таблицы.

·        Внешний вид формы - "в один столбец".

·        Требуемый стиль - по вашему усмотрению.

·        Имя формы - "Телефоны"

После выполнения работы мастера, перед вами сразу откроется созданная форма, с которой уже можно работать.

4.     

Внесите изменения:

Введите заголовок Телефонный справочник

В нижней части подпишите свою фамилию и номер группы

5.      Сохраните и закройте макет формы.

6.       Откройте форму в обычном режиме. Если вы все правильно сделали, то у вас должно получиться примерно следующее:

Создание списка телефонов друзей в виде отчета.

1.       В окне "База данных" перейдите  на вкладку объектов "Отчеты".

2.        Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета:

·        Отчет строится на базе запроса "Телефоны друзей". Необходимо выбрать все доступные поля.

·        Уровни группировки - не добавлять.

·        Порядок сортировки - по имени.

·        Макет для отчета - "табличный".

·        Стиль отчета - по вашему усмотрению.

·        Имя отчета - "Телефоны друзей".

3. Внесите корректировку в отчет - откройте отчет в режиме конструктора и добавьте картинку из папки Мои документы – Мои рисунки.