Практические советы по подготовки презентаций
Оценка 4.6

Практические советы по подготовки презентаций

Оценка 4.6
pptx
13.02.2020
Практические советы по подготовки презентаций
Практические советы по подготовке презентаций 2014.09.16.pptx

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ

ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

2014

Содержание Введение .........

Содержание Введение .........

Содержание

Введение ..................................................... 3
ЧАСТЬ 1 Процесс создания презентации ................ 4
ЧАСТЬ 2 Определение цели презентации .............. 6
ЧАСТЬ 3 Создание структуры презентации ............ 8
ЧАСТЬ 4 Создание слайдов ..................................... 13
ЧАСТЬ 5 Проверочный чек лист и правила его использования для презентаций ........ 35
Список дополнительной литературы …… 37

Введение Брошюра, которую вы держите в руках, является дополнением к «Методическим указаниям по подготовке презентаций в

Введение Брошюра, которую вы держите в руках, является дополнением к «Методическим указаниям по подготовке презентаций в

Введение

Брошюра, которую вы держите в руках, является дополнением к «Методическим указаниям по подготовке презентаций в Госкорпорации «Росатом» и раскрывает основные элементы этого документа более подробно. Применение советов данной брошюры на практике позволит вам добиться высокого уровня структурированности и наглядности информации, легкости её восприятия целевой аудиторией, а значит, позволит эффективнее достичь цели презентации.

Вы сможете использовать приведенные советы на разных этапах создания презентации, переходя от одной части руководства к другой или выбирая ту часть, которая актуальна для вас именно сейчас.

Части 2, 3 и 4 помогут вам создать презентацию, а часть 5 — оценить соответствие презентации требованиям «Методических указаний по подготовке презентаций в Госкорпорации «Росатом».

Часть 1. Процесс создания презентации

Часть 1. Процесс создания презентации

Часть 1. Процесс создания презентации

Когда и зачем использовать презентацию?
Презентация должна использоваться лишь в тех случаях, когда мысли, идеи автора требуют визуализации с помощью диаграмм, рисунков и подобных средств визуализации. Слайдовая презентация не должна использоваться для отображения полноценных текстовых документов, объемных текстовых и цифровых таблиц, длинных списков.

















Основные причины несостоявшихся закупок

Основные причины несостоявшихся закупок

На сегодня по дивизионам сложилась следующая ситуация: общая сумма несостоявшихся закупок составила 35 миллионов рублей. Существует несколько основных факторов, повлиявших на сумму несостоявшихся закупок.
Во-первых, это связано с контролем над теми или иными сегментами рынка, который осуществляется компаниями-монополистами. (32,10% от всех сорванных закупок)
Во-вторых, логистические процессы порой бывают затруднены удаленностью регионов поставки, а также наличием в регионе единственного исполнителя. (19,30% от всех сорванных закупок)
В-третьих, несостоявшиеся закупки связаны с плохим информированием участников процесса или несовершенством коммуникации с потенциальными участниками: процент некачественных заявок достаточно высок. (28,30% от всех сорванных закупок)
Кроме того, существует целый ряд причин, вызванных конкретной ситуацией и не поддающихся классификации по одному основанию (20, 3% от всех сорванных закупок)

Пример «нецелевого» использования презентации для отображения документа

Пример использования презентации по назначению (визуализация факторов, повлиявших на срыв закупок)

Нецелевое использование презентаций затрудняет восприятие информации адресатом и приводит к затягиванию принятия решений.

Часть 1. Процесс создания презентации

Часть 1. Процесс создания презентации

Часть 1. Процесс создания презентации

Типичная ошибка при создании презентаций — попытка начать сразу с создания слайда, минуя этапы подготовки. Так получается большинство плохих презентаций с неясной структурой и целью, непонятной адресату.


Поэтому чтобы добиться поставленной цели при помощи презентации, необходимо последовательно пройти 4 этапа:

Часть 2. Определение цели презентации

Часть 2. Определение цели презентации

Часть 2. Определение цели презентации

Отличительной чертой большинства плохих презентаций является отсутствие цели или формулировка процессной цели («проинформировать», «показать», «донести» и т.д.). Поэтому, прежде чем начать составлять презентацию, — определите ее цель в терминах желательной реакции аудитории (адресата).
Желательная реакция — это конкретные слова и действия, или решения адресата после того, как презентация будет окончена.

Правила формулирования цели презентации:
Цель должна быть сформулирована в формате результата, а не процесса. Такой подход позволяет автору поставить себя на место аудитории и понять — какие темы необходимо включить в презентацию. Цель в терминах процесса лишь провоцирует докладчика подробно описывать ситуацию, не предлагая выводов, действий, или решений.

Примеры целей в зависимости от типа презентации:

Тип презентации

Неправильная цель

Правильная цель

Предложение

Подробное описание инициативы и выгод от её реализации

Получить одобрение на реализацию предложения

Статус-отчет

Описание текущей ситуации,
информирование (о результатах, планах работы)

Получить обратную связь о проделанной работе

Аналитический отчет

Представление выводов по результатам анализа ситуации

Получить согласие с выводами/одобрение плана действий

Разъяснение

Информирование о внедряемых изменениях

Получить согласие с внедряемыми изменениями или получить мнение адресата

Часть 2. Определение цели презентации

Часть 2. Определение цели презентации

Часть 2. Определение цели презентации

Правила формулирования цели презентации (продолжение):

У презентации должна быть одна цель. Попытка достичь нескольких целей при помощи одной презентации сбивает фокус адресата.

Цель необходимо включать в презентацию в явном виде. Цель презентации может быть представлена в виде проекта решения или в ином виде, понятном адресату. Это позволит адресату быстрее понять ожидаемые от него конкретные решения и/или действия.

Цель должна соответствовать этапу, на котором находится решение по проекту/задаче. Проект/задача могут быть долгосрочными и краткосрочными. В долгосрочном проекте/задаче особенно важно, чтобы цель презентации не отставала или не опережала текущий этап его реализации.

Пример соответствия цели этапу принятия решения:

Пример этапа

Неправильная цель

Правильная цель

1. Анализ ситуации

Получить одобрение на конкретные действия (Слишком рано, торопим события)

Получить согласие с выводами из анализа

2. Выработка подхода

Получить согласие с выводами из анализа текущей ситуации

Получить согласие с общим подходом, концепцией решения

Получить одобрение на анализ проблемы (Слишком поздно, задерживаем решение)

Получить одобрение плана действий, включая ресурсы

3. Действия для реализации подхода

Получить согласие с выводами по возможному результату проекта (Слишком поздно, задерживаем решение)

Получить одобрение на конкретные действия, или на запрос (превышающие полномочия)

Часть 3. Создание структуры презентации

Часть 3. Создание структуры презентации

Часть 3. Создание структуры презентации

Создавать структуру презентации рекомендуется до того, как вы начали готовить конкретные слайды.

Составление структуры — это определение главных для достижения цели презентации мыслей, последовательности их изложения, способа и глубины детализации.

Структуру разделов стоит создавать письменно, в виде простого списка (1,2,3…) или многоуровневого списка (1, 1.1., 1.2, 2, 2.1…).


Хорошая структура должна соответствовать принципу МЕСЕ (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive, «взаимно исключающие, совместно исчерпывающие»):
главные мысли не пересекаются и не дублируют друг друга;
ничто по-настоящему важное (для цели презентации) не упущено.

Хорошая структура позволяет легко следить за развитием мысли автора презентации!

Часть 3. Создание структуры презентации

Часть 3. Создание структуры презентации

Часть 3. Создание структуры презентации

Создание структуры разделов презентации[1]*








Пример общего подхода к использованию алгоритма:
Цель презентации: «Получить одобрение вывода продукта Х на рынок У».

4

3

2

Поставьте себя на место адресата, которому прямо озвучена ваша цель.

Запишите важные вопросы адресата, на которые должна ответить презентация (чтобы адресат дал желаемую реакцию).

Сделайте вопросы разделами презентации, превратив вопросы в утвердительные предложения.

Расположите вопросы в логичной после-довательности.

1

1. Реакция адресата:
Презентация будет представлена руководителю отдела продаж. Какие у него возникнут вопросы?

2. Список возможных вопросов адресата:
Каков прогноз вложений и доходов по продукту Х?
Есть ли на рынке ниша для нашего продукта?
Как мы собираемся выйти на рынок?
Кто станет нашим основным конкурентом?
Как структурирован целевой рынок?

3. Логичная последовательность вопросов:
Как структурирован целевой рынок?
Есть ли на рынке ниша для нашего продукта?
Кто станет нашим основным конкурентом?
Как мы собираемся выйти на рынок?
Каков прогноз вложений и доходов по продукту Х?

4. Вопросы становятся разделами презентации:
Описание рынка
Объем рынка
Необеспеченный спрос (ниша для нашего продукта)
Конкуренты
Стратегия выхода на рынок
Прогноз вложений и доходов по продукту Х

Структура презентации

* Здесь и далее — ссылки на авторов использованных концепций (страница 39).

Вид презентации «Предложение» Проект решения

Вид презентации «Предложение» Проект решения

Вид презентации «Предложение»

Проект решения.
Краткое описание и анализ текущей ситуации (контекст) - предпосылки возникновения предложения.
Перечень альтернативных вариантов решений и их сравнение (если возможны разумные альтернативы).
Аргументы за предлагаемое решение.

Часть 3. Создание структуры презентации

Стандартные структуры для основных видов презентаций, используемых в Госкорпорации*:

* Сокращенные версии. Полные версии содержатся в «Методических указаниях по подготовке презентаций»

Вид презентации «Статус-отчет»

Краткое описание проекта/задачи/плана, которому посвящен отчет.
Статус: сравнение плановых и фактических значений исполнения (что сделано или достигнуто из запланированного, указание отклонений).
Какие меры будут предприняты для устранения отклонений (при их наличии).
Прогноз исполнения плана в следующем периоде.
Проект решения (если требуется решение).

Вид презентации «Аналитический отчет»

Вид презентации «Аналитический отчет»

Вид презентации «Аналитический отчет»

Задача на аудит/проверку/исследование/анализ: что, как и для чего анализировалось.
Основные выводы анализа – кратко (выводы текстом - буллитами, и ключевые цифры)
Проект решения, или рекомендации.
Приложение 1: подробные данные и сравнения по разделам анализа (основание для пп.2).
Приложение 2: подробнее о методике анализа и о выборке.

Вид презентации «Разъяснение»

Краткий контекст: в чем состоит проблема/ситуация, которая потребовала решений.
Суть принятых решений и их цель.
Что будет происходить, что изменится, и как это касается аудитории.
Действия, требуемые от аудитории (запрос, или план действий для аудитории, включающий сроки).

Часть 3. Создание структуры презентации

Стандартные структуры для основных видов презентаций, используемых в Госкорпорации (продолжение):

Часть 3. Создание структуры презентации

Часть 3. Создание структуры презентации

Часть 3. Создание структуры презентации

Примеры хорошей и плохой структуры:

Хорошая структура

Анализ потребностей персонала в программах обучения*:
Титульный лист.
Содержание.
Краткое содержание проведенного анализа:
Обоснование необходимости анализа потребности обучении;
Перечень проанализированных процессов;
Подразделения, принявшие участие в исследовании.
4. Ключевые выводы анализа.
5. Проект решения: дальнейшие мероприятия по разработке программ обучения.
6. Приложение 1. Подробное рассмотрение потребности по обучению в разных структурах организации.
7. Приложение 2. Описание методологии анализа,

Достоинства структуры:
Структура достаточно широкая (перечень тем), но не чрезмерно
Структура достаточно глубокая (уровень детализации), но не чрезмерно (2 уровня).

Анализ потребностей персонала в программах обучения:
Проект программ по обучению персонала.
Основные выводы из анализа.
Основные этапы реализации программы.

Плохая структура

Недостаток структуры:
Недостаточно глубокая структура.

Анализ потребностей персонала в программах обучения:
Как обучаются взрослые
Важность обучения персонала.
Проект программ обучения персонала.
Краткое содержание исследования.
Подробное содержание исследования.
Основные выводы анализа.
Варианты программы обучения.
Обоснование варианта 1.
Обоснование варианта 2.

Недостаток структуры:
Слишком широкая структура.

Анализ потребностей персонала в программах обучения:
Результаты анализа.
a. …
b. …
Программа обучения.
a. …
b. …

Недостаток структуры:
Слишком узкая структура.

* Пример правильного использования стандартной структуры «Аналитический отчет».

Часть 4. Создание слайдов :Типичная ошибка при визуализации презентаций: начинать с поиска шаблонов слайдов, которые кажутся соответствующими цели презентации, или просто фиксировать все идеи на…

Часть 4. Создание слайдов :Типичная ошибка при визуализации презентаций: начинать с поиска шаблонов слайдов, которые кажутся соответствующими цели презентации, или просто фиксировать все идеи на…

Часть 4. Создание слайдов

:Типичная ошибка при визуализации презентаций: начинать с поиска шаблонов слайдов, которые кажутся соответствующими цели презентации, или просто фиксировать все идеи на одном слайде. Это не позволяет достичь ожидаемой реакции целевой аудитории
Для того чтобы создать по-настоящему хороший слайд, необходимо пройти два этапа

Этапы создания слайда:

Часть 4. Создание слайдов На данном этапе ответьте на вопросы:

Часть 4. Создание слайдов На данном этапе ответьте на вопросы:

Часть 4. Создание слайдов

На данном этапе ответьте на вопросы:
На какой вопрос должен ответить слайд?
Какова его основная мысль?
Что я хочу сказать аудитории данным слайдом?







Идею — в заголовок слайда!

Главная мысль

Задана структурой презентации.
Отвечает на вопрос «Что хочет сказать докладчик этим слайдом?»
Формулируется в виде утверждения.
Может быть вынесена в заголовок слайда. Идея в заголовке позволяет адресату сделать вывод из слайда и не тратить время на догадки

Динамика объема продаж компании.

Заголовок, отражающий тему:

Производительность по регионам.

Распределение активов по подразделениям.

Возрастная структура штата компании.

Заголовок, отражающий идею:

Объем продаж компании удвоился.

Центральный регион занимает 4 место по производительности.

В подразделении «Б» сконцентрировано 30% всех активов.

Большинству сотрудников компании от 35 до 45 лет.

Правильно сформулированная идея каждого слайда экономит время адресата для принятия эффективного решения, не вызывает лишних вопросов и является залогом успеха в достижении желательной реакции адресата.

Отсутствие четко сформулированной идеи слайда заставляет адресата тратить усилия на анализ информации и самостоятельное формулирование выводов.

Часть 4. Создание слайдов Пример выноса идеи в заголовок слайда:

Часть 4. Создание слайдов Пример выноса идеи в заголовок слайда:

Часть 4. Создание слайдов

Пример выноса идеи в заголовок слайда:











Перестроим слайд, вынесем основную идею в
заголовок:

Продажи:

Компания «А»

Компания «В»

Север

13%

39%

Юг

35%

6%

Восток

27%

Запад

25%

28%

v

Основная идея слайда легко воспринимается адресатом.

Отсутствует основная идея. Адресат вынужден тратить время на анализ информации и формулирование выводов.

Далее рассмотрим каждое правило подробнее

Далее рассмотрим каждое правило подробнее

Далее рассмотрим каждое правило подробнее.

Часть 4. Создание слайдов

Универсальные правила оформления слайдов:

Хорошо оформленный слайд легко читается, воспринимается, оставляет общее впечатление аккуратности, помогает добиться желаемой реакции аудитории.

Игнорирование правил оформления ведет к созданию трудночитаемых, перегруженных и непонятных слайдов. Результат: презентация не помогает докладчику добиться желаемой реакции, а лишь вызывает дополнительные вопросы.

Правила оформления слайда

Правило

Почему вводится правило?

1. Самообъясняемость

Главная мысль и каждого слайда должна быть понятна без дополнительных пояснений автора. Слайд отчуждаем от докладчика.

2. Читаемость

Слайд должно быть легко разобрать. Для этого необходимо соблюдать требования к использованию шрифтов, заголовков, пояснений, размеру элементов

3. Избавление от лишнего

Диаграммы, картинки, таблицы и т.д. не должны содержать лишних осей, сетки, цветов, и других элементов, не передающих главную мысль слайда.

4. Последовательность в использовании визуальных элементов

Для иллюстрации однотипных объектов должны быть использованы одинаковые визуальные элементы (цвет, шрифт и тп).

5. Правдивая визуализация

Используемые визуальные элементы (рисунки/диаграммы) не должны искажать приведенные на слайдах данные.

Этап 2. Используя правила оформления, создайте слайд.

На данном этапе ответьте на вопросы:
Какой тип слайда наиболее подходит для визуализации основной мысли?
Есть ли некая структура, объединяющая все данные?
Как может выглядеть мой слайд?

Часть 4. Создание слайдов Правило 1

Часть 4. Создание слайдов Правило 1

Часть 4. Создание слайдов

Правило 1. Самообъясняемость
Главная мысль каждого слайда должна быть понятна адресату без длительных пояснений автора.












Преобразуем слайд, убрав лишнее и добавив
пояснения:

Сложно выявить взаимосвязи между тремя представленными графиками, т.к. не даны дополнительные пояснения и основная идея не очевидна. В результате адресату сложно сделать нужный вывод.

Основная идея вынесена в заголовок, не требует длительных пояснений. Визуализация соответствует этой идее и делает слайд понятным.

Часть 4. Создание слайдов Правило 2:

Часть 4. Создание слайдов Правило 2:

Часть 4. Создание слайдов

Правило 2: Читаемость
Информацию на слайдах должно быть легко прочитать, разобрать. Должны быть использованы легко различимые размеры шрифтов, визуальные элементы, цвета.
Не допускается использование:
Шрифтов размером менее 10 пт.
Более 2 видов шрифтов
Более 3 размеров шрифтов
Более 2 цветов шрифтов














Преобразуем слайд, увеличив размер шрифта и убрав лишний текст и визуальные элементы:

Размер шрифта 8 пт., использованы 5 разных цветов, различные виды стрелок/ объектов. Слайд сложно читается.

Слайд легко читается, использованы различимые шрифты. Их разнообразие ограничено.

Часть 4. Создание слайдов Правило 3:

Часть 4. Создание слайдов Правило 3:

Часть 4. Создание слайдов

Правило 3: Избавление от лишнего
Следует избегать неоправданной заливки, белого шрифта на темном фоне, лишних элементов и прочих «украшательств» в диаграммах, таблицах и др. Чем проще и понятнее будет слайд, тем быстрее адресат сможет уловить его основную идею и сделать нужные выводы.











Уберем лишние элементы и перестроим слайд:

В данном случае автор слайда использовал сразу несколько лишних элементов:
3-D всей таблицы и каждого столбца;
Чрезмерно яркие цвета столбцов;
Заливка фона;
Лишние линии ;
Сливающиеся с фоном подписи столбцов;
Белый шрифт на темном фоне.

Использованные визуальные элементы диаграммы (цвета, шрифты, линии и т.д.) не захламляют слайд, что позволяет адресату быстро понять основную идею диаграммы.

Предприятие «Север» является наиболее привлекательным с точки зрения стабильности сырьевых расходов

Наименьший уровень колебания доли сырьевых расходов

Часть 4. Создание слайдов Правило 4:

Часть 4. Создание слайдов Правило 4:

Часть 4. Создание слайдов

Правило 4: Последовательность в использовании визуальных элементов
Для иллюстрации однотипных идей должны быть использованы однотипные визуальные элементы. Цветовая кодировка одинаковых объектов (например, предприятий) должна быть одинаковой во всех слайдах презентации. Конкретный цвет "зарезервирован" за каждым объектом и не меняется на всех слайдах.

Какие элементы должны быть однотипными:

Одинаковые сокращения, виды диаграмм или рисунков для иллюстрации однотипных данных.
Шрифт, в зависимости от места (заголовки, основной текст):
– тип;
– размер;
– цвет.
Формат цифр:
– знаков после запятой;
– единицы измерения (тыс., млн.) .
Деления шкал на однотипных диаграммах.

Эти правила актуальны как внутри каждого слайда, так и между всеми слайдами презентации.

Часть 4. Создание слайдов Правило 4:

Часть 4. Создание слайдов Правило 4:

Часть 4. Создание слайдов

Правило 4: Последовательность в использовании визуальных элементов (пример):










Унифицируем визуальные элементы:

Визуальные элементы на слайде использованы непоследовательно:
Размер шрифта — 12, 14, 16 и 18 пт.;
Шрифт трех разных типов;
Использованы разные цвета для обозначения одинаковых заводов.

Соблюдена последовательность в использовании визуальных элементов, адресату проще сопоставлять данные с различных слайдов.

Часть 4. Создание слайдов Правило 5

Часть 4. Создание слайдов Правило 5

Часть 4. Создание слайдов

Правило 5. Правдивая визуализация
Визуальные элементы (диаграммы, рисунки, и др.), приведенные на слайдах, не должны искажать факты.
Использование трехмерной (3-D) визуализации и визуальной перспективы в диаграммах и рисунках не допускается. Использование таких типов визуализации часто приводит к искажению данных.

1. Использование визуальной перспективы, искажающей информацию

Искажение данных

2. Использование 3-D визуализации, искажающей информацию

3. Использование неправильного масштаба рисунков, искажающего информацию

Динамика объема продаж

% активов

Прибыль за II квартал по дивизионам

Правдивая визуализация

Продажи упали

% активов

Прибыль за II квартал по дивизионам

Часть 4. Создание слайдов Универсальные правила имеют особенности применения для различных типов слайдов

Часть 4. Создание слайдов Универсальные правила имеют особенности применения для различных типов слайдов

Часть 4. Создание слайдов

Универсальные правила имеют особенности применения для различных типов слайдов.


Основные типы слайдов:








Далее на страницах 24-34 рассмотрим особенности применения универсальных правил.

Часть 4. Создание слайдов Тип 1 «Текстовый слайд»

Часть 4. Создание слайдов Тип 1 «Текстовый слайд»

Часть 4. Создание слайдов

Тип 1 «Текстовый слайд».
Описание инструмента: Текстовый слайд применяется для разных целей. Главное правило в работе с этим типом слайда — не злоупотреблять количеством текста.




Применение правил оформления текстовых слайдов:

Виды текстовых слайдов

Списки: буллиты и цифры — для иллюстрации главных тезисов, выстраивания рейтингов или демонстрации этапов (последовательности);
Текстовая таблица - логически организованный текст;
Свободный текст (применяйте этот инструмент как можно реже).

Правило

Почему вводится правило?

1. Самообъясняемость:

Используйте заголовки, отражающие главную мысль слайда .

Заголовок должен нести содержательную нагрузку. Заголовок «Выводы» или заголовок «Текущая ситуация» не отражает содержание слайда.

Буллиты или текст одного слайда раскрывают только одну тему.

Иначе вы собьете фокус адресата.

2. Читаемость:

Не используйте только заглавные буквы.

ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ В ТЕКСТЕ ВЫЗЫВАЮТ ДИСКОМФОРТ У АУДИТОРИИ.

Пишите достаточно крупно.

Так, чтобы текст легко увидели.

Интервалы должны быть достаточными.

Иначе слайд будет трудно прочесть.

Не используйте светлый текст на темном фоне (кроме шапки табл.)

Глаза быстро устают, внимание рассеивается.

Осмыслено используйте жирный шрифт, курсив, подчеркивание.

Ненужные акценты сбивают адресата.

3. Избавление от лишнего:

Удаляйте лишние слова. Сокращайте количество текста.

Лишние и ненужные слова занимают место и не создают ценности.

4. Последовательность:

Будьте последовательны в шрифтах и в цвете .

Разный шрифт и цвет, не несущий смысловой нагрузки, создают ощущение неряшливости.

Часть 4. Создание слайдов Пример текстового слайда:

Часть 4. Создание слайдов Пример текстового слайда:

Часть 4. Создание слайдов

Пример текстового слайда:












Преобразуем слайд, выделив главное:

Текст читается с трудом, его много, не расставлены акценты, не выделены ключевые идеи на которые должен обратить внимание адресат.

Заголовок слайда отражает основную мысль, выводы легко читаются, удален лишний текст.

Оценка компетенций резервистов. Основные данные.
Результаты оценки показали, что общий уровень менеджеров, входящих в кадровый резерв Компании А , в целом, соответствует уровню менеджеров других компаний. Средний балл оценки = 1,66 соответствует = среднему баллу в других компаниях.
Полученные результаты свидетельствуют о том, что в Компании проводится целенаправленная работа по выявлению перспективных сотрудников. Это так потому, что менеджеры легко могут назвать своих резервистов и обосновать выбор.
Наиболее сильными компетенциями резервистов Компании являются компетенции «Надежность» (2,01) и «Корпоративность» (2,005) . Резервисты лояльны, корпоративны, «болеют за дело».
Наименее выражена компетенция «Лидерство» (0,812)— способность вести за собой людей в заданном направлении.

Компании необходима программа по развитию лидерства у резервистов.

Средний балл оценки резервистов - 1,66. Соответствует среднему баллу в других компаниях.
Развиты «Надежность и Корпоративность» - 2 балла. Компетенции, помогающие в решении стандартных задач.
Не развито «Лидерство» – 0,8 балла. Решение новых задач - под угрозой.

Часть 4. Создание слайдов Тип 2 «Слайд с цифровой таблицей»

Часть 4. Создание слайдов Тип 2 «Слайд с цифровой таблицей»

Часть 4. Создание слайдов

Тип 2 «Слайд с цифровой таблицей»
Описание инструмента: Таблица, содержащая числовые показатели, применяется для их сравнения и анализа. По возможности, старайтесь использовать диаграммы вместо цифровых таблиц.
Применение правил оформления цифровых таблиц:

Правило

Почему вводится правило

1. Самообъясняемость:

Таблица не самодостаточный инструмент визуализации и требует пояснений. Добавьте дополнительные разъясняющие комментарии: основную идею в заголовок и текстовый комментарий к таблице.

Комментарий к таблице помог бы быстрее и точнее понять основную идею. Например, «За год поставки выросли в два раза».

В заголовках столбцов/строк указывайте единицы измерения используемых цифровых значений (руб., кг, шт. и т.п.).

Возникает вопрос: Минут? Часов? Дней?

Отражайте только сопоставимую (по степени общности, параметрам, временным периодам и т.п.) информацию

На основании несопоставимых данных адресату сложно сделать выводы.

2. Читаемость:

Выделите цифры, на которые адресат должен обратить внимание (цветом, графической обводкой)

Выделив главное, Вы упрощаете восприятие таблицы. Используйте маркеры.

3. Избавление от лишнего:

Не злоупотребляйте заливкой строк и не используйте белый шрифт текста на темном фоне.

Так таблица сложно воспринимается и информацию тяжело прочесть

Поставки в 2013 году (тонн)

40

Поставки в 2014 году (тонн)

80

Объемы поставок

Категория 1

50

Категория 2

350

Срок исполнения заказа:

Размеры детали (мм)

25х7х15

Срок службы (лет)

5

Зависимость срока службы детали от размеров:

Стоим-ть варианта 1 ($)

5 000

Стоим-ть варианта 2 ($)

3 000

Наиболее выгоден вариант 2

Стоимость компании снизилась

Стоимость 2012 (млн. $)

800

Стоимость 2013 (млн.$)

850

Главные требования к цифровой таблице – ее читаемость и соответствие основной мысли слайда!

Часть 4. Создание слайдов Пример слайда с цифровой таблицей:

Часть 4. Создание слайдов Пример слайда с цифровой таблицей:

Часть 4. Создание слайдов

Пример слайда с цифровой таблицей:















Сделаем таблицу читаемой, вынесем основную идею в заголовок и приведем информацию в соответствие с основной идеей:

Таблица не содержит пояснений, идея слайда не очевидна, мелкий шрифт ( в оригинале — 8 пт.), цветная заливка и белый шрифт делает таблицу менее читаемой.

Таблица содержит пояснения, легко читается.

Часть 4. Создание слайдов Тип 3 «Слайд с диаграммой»

Часть 4. Создание слайдов Тип 3 «Слайд с диаграммой»

Часть 4. Создание слайдов

Тип 3 «Слайд с диаграммой»
Описание инструмента: Диаграмма — инструмент, используемый для сравнения числовых показателей.










Виды простых диаграмм, с помощью которых можно сравнивать показатели:

Виды сравнений

Покомпонентное — доля объекта как процент от целого.
Позиционное — как соотносятся объекты друг с другом (больше, меньше).
Временное — изменение объекта во времени.
Частотное — сколько объектов находится в интервале значений.
Корреляционное — связь между двумя переменными (или ее отсутствие).

Часть 4. Создание слайдов Выбор типа диаграммы зависит от вида сравнения[2]

Часть 4. Создание слайдов Выбор типа диаграммы зависит от вида сравнения[2]

Часть 4. Создание слайдов

Выбор типа диаграммы зависит от вида сравнения[2]

Применение правил оформления диаграмм:

Самообъясняемость
Указывайте достаточные , но не избыточные текстовые пояснения (1-3 предложения).
Указывайте источник данных.
Читаемость:
Не используйте непонятные сокращения.
Подписывайте оси и единицы измерения (особенно ось Y).
Избавление от лишнего:
Не используйте белый шрифт текста на темном фоне.
Последовательность:
В выборе типа диаграммы и в цветах для иллюстрации одинаковых данных.

В диаграмме не должно быть загадок. Если диаграмму надо долго пояснять — поменяйте диаграмму!

Часть 4. Создание слайдов Улучшение читаемости диаграммы:

Часть 4. Создание слайдов Улучшение читаемости диаграммы:

Часть 4. Создание слайдов

Улучшение читаемости диаграммы:











Преобразуем слайд, сделав диаграмму более
читаемой:

Диаграмма требует от адресата дополнительных усилий: соотнести цвет и отрасль, процент и сектор.

Диаграмма позволяет проследить за цифрами «одним взглядом» — нет необходимости искать значение каждого цвета и то, к какому сектору относится тот или иной процент.

Отраслевая структура клиентов

В структуре нашего бизнеса наибольшую роль играет финансовый сектор

Источник: результаты анализа рабочей группы

Часть 4. Создание слайдов Тип 4 «Слайд с картинкой»

Часть 4. Создание слайдов Тип 4 «Слайд с картинкой»

Часть 4. Создание слайдов

Тип 4 «Слайд с картинкой»

Описание: Картинки используются для иллюстрации качественных данных и идей.

Виды картинок

Предметные (картинки и фотографии):








Концептуальные (схемы):

Вопрос Что показываем? Кто/что?

Вопрос Что показываем? Кто/что?

Вопрос

Что показываем?

Кто/что?

Качественное представление

Портрет / объект

Сколько?

Количественное выражение

Диаграмма

Где?

Положение в пространстве

Карта

Когда?

Положение во времени, или последовательность

Временная шкала

Как?

Причина и следствие

Блок-схема

Почему/зачем?


Логический вывод и прогнозирование

Многофакторная схема

Часть 4. Создание слайдов

Основные правила при использовании картинок – самообъясняемость и читаемость. Картинка должна помогать адресату быстрее понять основную мысль слайда.

Выбор картинки зависит от того вопроса, на который отвечает слайд [1]:

Часть 4. Создание слайдов Пример слайда с картинкой:

Часть 4. Создание слайдов Пример слайда с картинкой:

Часть 4. Создание слайдов

Пример слайда с картинкой:











Перестроим слайд, подобрав картинку,
описывающую процесс:

Картинка не несет функциональной нагрузки и не иллюстрирует идею реализации 4 этапов, отраженную в заголовке слайда.

Картинка передает идею слайда — прохождение этапов на пути к цели. Это помогает адресату быстрее понять мысль слайда.

Проверочный чек лист позволяет оценить:

Проверочный чек лист позволяет оценить:


Проверочный чек лист позволяет оценить:

Соответствие требованиям по подготовке презентации

Соответствие требованиям к структуре презентации

Соответствие правилам оформления презентации

Часть 5. Проверочный чек лист и правила его использования для создания презентации

В проверочном чек листе есть три градации поля «Соответствует»:
(+) – полное совпадение;
(0) – частичное совпадение;
(–) – полное не совпадение.
Ваша задача — объективно оценив презентацию, пункт за пунктом, устранить выявленные недостатки и добиться оценки «Соответствует».

Часть 5. Проверочный чек лист и правила его использования для создания презентации

Часть 5. Проверочный чек лист и правила его использования для создания презентации

Часть 5. Проверочный чек лист и правила его использования для создания презентации

 

Требования

Оценка соответствия (- / 0 / +)

1

Общие требования к презентации:

1.1

В данной ситуации оправдано использование именно презентацию как метод предоставления информации

 

1.2

В презентации указан автор и адресат

1.3

В презентации в явном виде указана ее цель / проект решения

1.4

Цель сформулирована в терминах желаемой реакции адресата (получить от адресата мнение, решение, одобрение, совет, рекомендацию, обратную связь и .т.п)

1.5

Заявленная цель и содержание презентации соответствуют друг - другу

1.6

Для подготовки презентации использован актуальный корпоративный шаблон

 

2

Требования к структуре презентации:

2.1

Структура презентации позволяет легко следить за развитием мысли автора

 

2.2

Структура разделов презентации соответствует принципу МЕСЕ — не упущено важных тем, не затронуты лишние темы

2.3

Уровень погружения в тему (детализация, глубина раскрытия темы) - достаточен и не избыточен для достижения цели презентации

2.4

Объемная презентация включает слайд «Содержание»

 

3

Требования к оформлению презентации:

3.1

Каждый слайд иллюстрирует только одну главную мысль

 

3.2

Использованы подходящие типы слайдов - текст, таблица, диаграмма, картинка для иллюстрации конкретных мыслей

3.3

Самообъясняемость - главная мысль каждого слайда понятна без дополнительных устных объяснений автора

 

3.4

Читаемость - информацию на слайдах легко разобрать. Адекватный размер элементов, нет перегруженности

3.5

Ничего лишнего – слайды не содержат лишних слов (текста), цифр, цветов, заливок, осей и других элементов, не нужных для передачи главной мысли

3.6

Последовательность - для иллюстрации однотипных идей использованы однотипные визуальные элементы (цвета, буллиты, тип и размер шрифтов, виды диаграмм и т.д.)

3.7

Правдивая визуализация – нет “3D”, нет визуальной перспективы, адекватные цена делений осей и масштаб рисунков, указаны источники ключевой информации.

4

Итоговая оценка

В какой степени (от 0% до 100%) эта презентация позволяет рассчитывать на желаемую реакцию адресата

Для заметок

Для заметок

Для заметок

Дополнительная литература по визуализации презентаций и список источников

Дополнительная литература по визуализации презентаций и список источников

Дополнительная литература по визуализации презентаций и список источников

Джин Желязны «Говори на языке диаграмм»
Джин Желязны «Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и проведению»
Дэн Роэм «Визуальное мышление. Как «продавать» свои идеи при помощи визуальных образов»
Барбара Минто «Принцип пирамиды Минто»
Павел Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц»
Алексей Каптерев «Мастерство презентации»

Авторы использованных концепций:
[1] Павел Безручко «Алгоритм создания структуры презентации»
[2] Джин Желязны «Выбор типа диаграммы в зависимости от типа сравнения»
[3] Дэн Роэм «Выбор подходящей картинки»

Практические советы по подготовки презентаций

Практические советы по подготовки презентаций
Скачать файл