Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
ГБ ПОУ « ВПТ»
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
•
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ УС
ТАНАВЛИВАЮТ ДЛЯ
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СОХРАННОСТИ ЦЕННЫХ
ДОКУМЕН ТОВ. СРОКИ
ХРАНЕНИЯ — ВАЖНОЕ
ОСНОВАНИЕ ДЛЯ
ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ
В ДЕЛА, ТАК КАК
ДОКУМЕНТЫ С
ПОСТОЯННЫМ СРОКОМ
ХРАНЕНИЯ, СРОКАМИ
ХРАНЕНИЯ ДО 10 ЛЕТ И
СВЫШЕ 10 ЛЕТ НЕ МО ГУТ
ПОМЕЩАТЬСЯ В ОДНО
ДЕЛО.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ ПО:
• СРОКИ ХРАНЕНИЯ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ ПО
ПЕРЕЧНЯМ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ
ИХ ХРАНЕНИЯ ИЛИ ЭКСПЕРТНЫМ ПУТЕМ
ВЕДУЩИМИ СПЕЦИАЛИСТАМИ
ОРГАНИЗАЦИИ.
• ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ МОГУТ БЫТЬ ТИПОВЫМИ
ИЛИ ВЕДОМСТВЕННЫМИ.
• ТИПОВЫЕ ПЕРЕЧНИ, РАЗРАБАТЫВАЕМЫЕ АРХИВНЫМИ
УЧРЕЖДЕНИЯ МИ, УСТАНАВЛИВАЮТ СРОКИ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИИ, ТИПИЧНОЙ ДЛЯ БОЛЬШИНСТВА
УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ. ОНИ
ОТРА ЖАЮТ ОБЩИЕ ФУНКЦИИ И ВОПРОСЫ
(РУКОВОДСТВО, КОНТРОЛЬ, ПЛАНИ РОВАНИЕ, УЧЕТ,
ОТЧЕТНОСТЬ, ФИНАНСИРОВАНИЕ, СНАБЖЕНИЕ И СБЫТ
ПРОДУКЦИИ И Т.П.).
ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ МОГУТ ИС ПОЛЬЗОВАТЬСЯ
НЕСКОЛЬКО ВИДОВ ТИПОВЫХ ПЕРЕЧНЕЙ:
• ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНО
СТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ
УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ
ХРАНЕНИЯ;
• ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРИЕМУ В ГОСУДАРСТВЕН
НЫЕ АРХИВЫ;
• ПЕРЕЧЕНЬ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩЕЙ
ПРИЕМУ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ.
• КРОМЕ ТОГО, НЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ ОРГАНИЗА ЦИИ МОГУТ
ПОЛЬЗОВАТЬСЯ СПРАВОЧНЫМ ПОСОБИЕМ «УПРАВЛЕНЧЕ СКИЕ ДОКУМЕНТЫ
ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ХОЗЯЙСТВЕННЫХ
ТОВАРИЩЕСТВ И ОБЩЕСТВ, ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ КООПЕРАТИВОВ)» (М.: ВНИИДАД,
1966).
ТИПОВЫЕ ПЕРЕЧНИ НЕ МОГУТ…
• ТИПОВЫЕ ПЕРЕЧНИ НЕ МОГУТ ОХВАТИТЬ
ВСЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ РАЗЛИЧНЫХ
ОТРАСЛЕЙ. ПОЭТОМУ НА БАЗЕ ТИПОВЫХ
ПЕРЕЧНЕЙ МИ НИСТЕРСТВАМИ И
ВЕДОМСТВАМИ РАЗРАБАТЫВАЮТСЯ
ВЕДОМСТВЕННЫЕ ПЕРЕЧНИ,
ВКЛЮЧАЮЩИЕ НАИБОЛЕЕ ПОЛНОЕ И
СИСТЕМАТИЧЕСКОЕ ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИЙ И
ПРЕДПРИЯТИЙ ИХ СИСТЕМЫ. ПРИ
ОПРЕДЕЛЕНИИ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕЖДЕ ВСЕГО
ПОЛЬЗУЮТСЯ ВЕДОМСТВЕННЫМ
ПЕРЕЧНЕМ, А ПРИ ЕГО ОТСУТСТВИИ —
ТИПОВЫМИ.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ-…
• СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ —
ПОСТОЯННЫЕ ИЛИ ВРЕМЕННЫЕ (ОДИН, ТРИ,
ПЯТЬ, ДЕСЯТЬ, 15 ЛЕТ И Т.Д.) —
УСТАНАВЛИВАЮТСЯ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ
ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ЕСЛИ В ДЕЛЕ
СОДЕР ЖАТСЯ ДОКУМЕНТЫ ВРЕМЕННОГО
ХРАНЕНИЯ РАЗЛИЧНОЙ ЦЕННОСТИ И,
СЛЕДОВАТЕЛЬНО, С РАЗНЫМИ СРОКАМИ
ХРАНЕНИЯ, СРОК ХРАНЕ НИЯ ВСЕГО ДЕЛА
УСТАНАВЛИВАЕТСЯ ДЛЯ НАИБОЛЕЕ ЦЕННОЙ
ДОКУ МЕНТАЦИИ, Т.Е. БОЛЬШИЙ. НАПРИМЕР,
ЕСЛИ В ДЕЛЕ НАХОДЯТСЯ ДО КУМЕНТЫ СО
СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ ОДИН ГОД, ТРИ ГОДА И
ПЯТЬ ЛЕТ, ВСЕ ДЕЛО ХРАНИТСЯ ПЯТЬ ЛЕТ.
• Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует
за годом окончания дела. Например, срок хранения дела,
законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января
1999г.
Определение сроков хранения дел.pptx
