Презентация по делопроизводству "Определение сроков хранения дел"

ГБ ПОУ « ВПТ» ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ •  СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ УС ТАНАВЛИВАЮТ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ЦЕННЫХ ДОКУМЕН ТОВ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ — ВАЖНОЕ ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА, ТАК КАК ДОКУМЕНТЫ С ПОСТОЯННЫМ СРОКОМ ХРАНЕНИЯ, СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ ДО 10 ЛЕТ И СВЫШЕ 10 ЛЕТ НЕ МО ГУТ ПОМЕЩАТЬСЯ В ОДНО ДЕЛО.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ ПО: • СРОКИ ХРАНЕНИЯ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ ПО ПЕРЕЧНЯМ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ ИЛИ ЭКСПЕРТНЫМ ПУТЕМ ВЕДУЩИМИ  СПЕЦИАЛИСТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ.                                • ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ МОГУТ БЫТЬ ТИПОВЫМИ ИЛИ ВЕДОМСТВЕННЫМИ.

• ТИПОВЫЕ ПЕРЕЧНИ, РАЗРАБАТЫВАЕМЫЕ АРХИВНЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯ МИ, УСТАНАВЛИВАЮТ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ, ТИПИЧНОЙ ДЛЯ БОЛЬШИНСТВА УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ. ОНИ ОТРА ЖАЮТ ОБЩИЕ ФУНКЦИИ И ВОПРОСЫ (РУКОВОДСТВО, КОНТРОЛЬ, ПЛАНИ РОВАНИЕ, УЧЕТ, ОТЧЕТНОСТЬ, ФИНАНСИРОВАНИЕ, СНАБЖЕНИЕ И СБЫТ ПРОДУКЦИИ И Т.П.).

ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МОГУТ ИС ПОЛЬЗОВАТЬСЯ НЕСКОЛЬКО ВИДОВ ТИПОВЫХ ПЕРЕЧНЕЙ: • ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНО СТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ; • ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРИЕМУ В ГОСУДАРСТВЕН НЫЕ АРХИВЫ; • ПЕРЕЧЕНЬ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПРИЕМУ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ.

• КРОМЕ ТОГО, НЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ КОММЕРЧЕСКИЕ ОРГАНИЗА ЦИИ МОГУТ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ СПРАВОЧНЫМ ПОСОБИЕМ «УПРАВЛЕНЧЕ СКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ТОВАРИЩЕСТВ И ОБЩЕСТВ, ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ КООПЕРАТИВОВ)» (М.: ВНИИДАД, 1966).

ТИПОВЫЕ ПЕРЕЧНИ НЕ МОГУТ… • ТИПОВЫЕ ПЕРЕЧНИ НЕ МОГУТ ОХВАТИТЬ ВСЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ РАЗЛИЧНЫХ ОТРАСЛЕЙ. ПОЭТОМУ НА БАЗЕ ТИПОВЫХ ПЕРЕЧНЕЙ МИ НИСТЕРСТВАМИ И ВЕДОМСТВАМИ РАЗРАБАТЫВАЮТСЯ ВЕДОМСТВЕННЫЕ ПЕРЕЧНИ, ВКЛЮЧАЮЩИЕ НАИБОЛЕЕ ПОЛНОЕ И СИСТЕМАТИЧЕСКОЕ ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ ИХ СИСТЕМЫ. ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕЖДЕ ВСЕГО ПОЛЬЗУЮТСЯ ВЕДОМСТВЕННЫМ ПЕРЕЧНЕМ, А ПРИ ЕГО ОТСУТСТВИИ — ТИПОВЫМИ.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ-… • СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ — ПОСТОЯННЫЕ ИЛИ ВРЕМЕННЫЕ (ОДИН, ТРИ, ПЯТЬ, ДЕСЯТЬ, 15 ЛЕТ И Т.Д.) — УСТАНАВЛИВАЮТСЯ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ЕСЛИ В ДЕЛЕ СОДЕР ЖАТСЯ ДОКУМЕНТЫ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ РАЗЛИЧНОЙ ЦЕННОСТИ И, СЛЕДОВАТЕЛЬНО, С РАЗНЫМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ, СРОК ХРАНЕ НИЯ ВСЕГО ДЕЛА УСТАНАВЛИВАЕТСЯ ДЛЯ НАИБОЛЕЕ ЦЕННОЙ ДОКУ МЕНТАЦИИ, Т.Е. БОЛЬШИЙ. НАПРИМЕР, ЕСЛИ В ДЕЛЕ НАХОДЯТСЯ ДО КУМЕНТЫ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ ОДИН ГОД, ТРИ ГОДА И ПЯТЬ ЛЕТ, ВСЕ ДЕЛО ХРАНИТСЯ ПЯТЬ ЛЕТ.

• Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999г.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!