Программа дополнительного образования «Компьютерное делопроизводство» для 9-х классов

Приложение.  Делопроизводство. Справочные материалы.   —   правовой   акт,   издаваемый   руководителем   предприятия   для   выполнения Приказ производственных задач. Для обеспечения юридической силы  документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Приказы Структура приказа Наименование  предприятия ПРИКАЗ (Дата)  №____ Заголовок к тексту (не более двух строк) ТЕКСТ: Констатирующая часть ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок) Должность Визы Проект приказа внес должность, И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Выписка из приказа  — документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название   документа   —   «Выписка   из   приказа»),   текст   констатирующей   части,   относящийся   к данному вопросу. Заверяет выписку секретарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов. Протоколы и решения Протокол  –   документ,   фиксирующий   ход   обсуждения   вопросов   и   принятия   решений коллегиальными органами. На основании протокола могут быть изданы документы: выписка из протокола и решение. Выписка из протокола оформляется так же, как и выписка из приказа.  Решение — это распорядительный документ коллегиального органа. . ,, Структура полного протокола Наименование   предприятия ПРОТОКОЛ Дата     №___ Наименование  коллегиального  органа Председатель:        И.О.   Фамилия Секретарь: И.О.   Фамилия Присутствовали: Перечень: Приглашенные (если имелись): Перечень:      И.О. Фамилия... Повестка  дня: 1.Текст 2.Текст... 1. СЛУШАЛИ И.О.  Фамилия основного докладчика         ­ содержание выступления И.О.  Фамилия  содокладчика ­ содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ И.О.  Фамилия... 1 1.1. Текст решения 1.2. Текст решения 2. СЛУШАЛИ И.О. Фамилия основного докладчика   ­ содержание выступления И.О. Фамилия  содокладчика        ­ содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ 2.1. Текст решения 2.2. Текст решения Председатель Секретарь В дело № Подпись исполнителя И.О. Фамилия И.О. Фамилия Подпись Подпись Дата И.О.   Фамилия... Структура краткого протокола Наименование   предприятия ПРОТОКОЛ Дата     №___ Наименование  коллегиального органа Председатель: И.О.  Фамилия Секретарь: И.О.  Фамилия Присутствовали: Перечень: Рассмотренные вопросы: 1. 2. Принятые решения: 1.1. Текст 1.2. Текст 2.1. Текст 2.2. Текст ... Председатель Секретарь В дело № Подпись   исполнителя Подпись Подпись Текст Текст... Дата И.О. Фамилия И.О. Фамилия Структура решения Наименование  предприятия  РЕШЕНИЕ Дата     №___ Место издания документа Заголовок к тексту Констатирующая часть: причины издания  документа, название органа РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО):  Распорядительная часть (в виде пунктов): Текст 1. Текст 2. Текст... 3. Председатель Секретарь В дело № Подпись исполнителя И.О. Фамилия И.О. Фамилия Подпись Подпись Дата 2 Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты И.О.   Фамилия УТВЕРЖДАЮ Должность Структура акта Наименование   предприятия Наименование  отдела  предприятия Подпись Дата  АКТ Дата №___ Заголовок  (чего,   о чем) Комиссия   в   составе   председателя   И.О.   Фамилия   и   членов:   И.О.   Фамилия,   И.О.   Фамилия.   И.О. Фамилия составили акт (чего, о чем) Основная часть текста Председатель Члены  комиссии: Подпись Подпись В дело № ________ Подпись   исполнителя Фамилия Фамилия Фамилия Фамилия И.О. И.О. И.О. И.О. Подпись Подпись Дата В   основной   части   акта   излагаются   цели,   задачи,   подробное   описание   проведенной   работы   или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождение. Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части. Акт   может   быть   и   внешним   документом.   Тогда   дополнительно   в   документе   указывается юридический адрес предприятия. Докладные записки Докладная (служебная) записка является информационно­справочным документом. Докладная   записка  —   документ,   адресованный   руководителю   предприятия   и   содержащий изложение какого­либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может составляться по инициативе составителя или по указанию руководства. Докладные   записки   могут   быть   как   внутренними,   так   и   внешними.   Внутренние   записки подписываются составителем, внешние — руководителем. Структура докладной записки Наименование   предприятия Наименование отдела  предприятия ДОКЛАДНАЯ   ЗАПИСКА Дата №___ Резолюция  руководителя Заголовок  (о чем) Текст Должность В дело № _ Подпись   исполнителя Подпись Должность   (кому  предназначена). И.О.   Фамилия , И.О.   Фамилия Дата Справки Справка — это документ, подтверждающий какие­либо факты и события. 3 Справка является информационно­справочным документом. В делопроизводстве предприятия справки бывают двух видов: 1) подтверждающие события производственной деятельности, ход выполнения работы; 2) подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.). Структура справки Наименование   предприятия Наименование   организации, куда  предоставляется  справка  СПРАВКА Дата №___ Заголовок  (о чем) Текст справки Должность В дело № __ Подпись   исполнителя Подпись И.О.   Фамилия ­Дата Письма Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо   должно   составляться   в   том   случае,   если   невозможно   решить   вопрос   другими,   более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор). Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В табл. 5.1 приведены условные названия таких писем. Требующие ответа письмо­просьба письмо­обращение письмо­предложение письмо­запрос письмо­требование письмо­претензия письмо­приглашение Не требующие ответа письмо­предупреждение письмо­напоминание письмо­отказ письмо­распоряжение сопроводительное письмо письмо­извещение гарантийное письмо информационное письмо инструкционное письмо Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не  содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты  речи, используемые в различных ситуациях. •Текст письма состоит из вступительной, основной и  заключительной части. Вступительная часть содержит обращение различной степени официальности, от строго  официального до личного: Господин Вешняков! Уважаемый господин Вешняков! Уважаемый Владислав Викторович! Владислав Викторович! Уважаемые господа! (употребляется в случае коллективного обращения, или когда  неизвестны имена получателей письма) Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за  сотрудничество: Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма... 4 Большое спасибо за письмо... Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма.  Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например: В связи с тем. что при проведении ремонта кровли здания (договор №17 от 20.08.2000). было  обнаружено нарушение технологии проведения работ (акт №2 от 08.09.2000)... Основные обороты вводной части: В связи с... Согласно контракту (предварительной договоренности...) от ... В соответствии с... и т. д. В зависимости от темы письма используются следующие обороты: Отправка груза,  документа (сопроводительное письмо) Направляем Вам... Отправляем Вам... Высылаем Вам... Напоминание, предупреждение Напоминаем Вам. что... По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу... Фирма оставляет за собой право обратиться.... если Вы... Задержка поставок может привести к... Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены... Извещение Сообщаем Вам,  что... Ставим Вас в известность,  что... Извещаем Вас,  что... Гарантия Оплату  гарантируем. Фирма  гарантирует  качество продукции. Предложения Мы рады предложить Вам... Предлагаем Вам... Мы можем рекомендовать... Мы уверены, что Вы заинтересуетесь... Отказ К сожалению. Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам... К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из­за... К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из­за... Приглашение Просим Вас принять участие... Приглашаем Вас... Мы рады пригласить Вас... Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества: Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей. Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества. Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной. С уважением. С наилучшими  пожеланиями. Структура письма Эмблема Наименование   предприятия Адресат: 5 Полный юридический адрес Почтовый  адрес Дата ____ На №____________от  Наименование   предприятия Должность.   Инициалы.   Фамилия получателя Причины написания  письма Основная часть С  уважением Должность Подпись Обращение И.О.   Фамилия Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону. Телефонограммой   считается   любая   информация,   которую   получает   или   передаёт   секретарь   по телефону. По поручению руководителя. Телефонограммы Список  рассылки Подпись Структура телефонограммы Наименование  предприятия ТЕЛЕФОНОГРАММА Дата Текст Должность Передал: Список рассылки Наименование   предприятия При приеме телефонограммы необходимо записать:  название организации, номер телефона;  текст; должность и инициалы лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, передавшего ее; дату и время приема. Телефон Получил Дата Время И.О.   Фамилия И.О.   Фамилия Документы по личному составу. Особую   группу   документов   в   делопроизводстве   составляют  документы   по   личному   составу. Личный   состав   (кадры,   персонал)   —   совокупность   всех   работников   предприятия.   Совокупность документов,   относящихся   к   взаимоотношениям   работника   и   предприятия,   называются документацией по личному составу. К   основным   трудовым   отношениям   между   работником   и   предприятием,   которые   следует документально оформлять, относятся: поступление на работу; повышение должностного оклада; перевод на другую должность; направление в командировку; предоставление отпуска; увольнение (прекращение трудовых отношений). К основным документам по личному составу относятся: трудовые книжки; анкеты; трудовые контракты (договоры); личные карточки (личные дела); лицевые счета по заработной плате; приказы по личному составу. Все эти документы имеют типовую форму и оформляются с небольшими различиями в конкретных 6 случаях. Трудовая книжка  заводится при устройстве на первое место работы. В ней фиксируются этапы трудовой деятельности на предприятии. При переходе на другую работу (на другое предприятие) гражданин забирает трудовую книжку с предыдущего места работы и предоставляет ее на новое. Анкета  —  документ,   отражающий   личные   сведения   о   сотруднике,   его   квалификацию.   Анкету заполняет   вновь   поступающий   сотрудник   лично.   Он   отвечает   за   достоверность   представленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтверждены официальными документами: паспортом, дипломом об образовании и др. На основании анкеты составляются  другие учетные документы на сотрудника. Трудовой   контракт  является   основным   документом,   регулирующим   отношения   между сотрудником и предприятием. Трудовой контракт оформляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, другой — у сотрудника. Личная карточка заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии: изменения в должностном окладе, очередные отпуска и т. п. При увольнении анкета и личная карточка передаются в архив предприятия. Лицевой счет  по заработной плате является бухгалтерским документом. В нем отражаются все денежные выплаты, произведенные сотруднику. При увольнении лицевой счет закрывается и также сохраняется в архиве. Все трудовые отношения между сотрудником и предприятием регулируются приказами по  личному составу. На основании приказа сотрудники отдела кадров и бухгалтерии делают  соответствующие записи в трудовой книжке, личном деле и лицевом счете. Резюме Перед приемом сотрудника на работу руководство предприятия изучает его квалификационные характеристики.   В   настоящее   время,   особенно   в   коммерческих   предприятиях,   распространена первичная форма знакомства с претендентом на должность в виде резюме (автобиографии). Резюме — документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образовавния,  профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность. Структура резюме ЛИЧНЫЕ   СВЕДЕНИЯ • Фаиилия,   имя.   отчество • Адрес:   индекс,   город, улица,   дом,   квартира • Телефон • Дата рождения • Семейное положение ОБРАЗОВАНИЕ • Год окончания последнего учебного заведения, его название, специальность, квалификация • Год окончания предпоследнего учебного заведения, его название, специальность, квалификация и т.д. ОПЫТ РАБОТЫ • Годы работы на последнем месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы • Годы работы на предпоследнем месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы и т.д. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ Дата И.О. Фамилия . Подпись Основанием для зачисления сотрудника на работу, предоставления ему отпуска, перевода на другую 7 Заявление должность или увольнения является личное заявление работника. Личное заявление пишется, как  правило, от руки или заполняется на бланке с трафаретным текстом. Заявление содержит  заголовочную часть, основной текст, подпись работника, дату. Структура заявления о приеме на работу ЗАЯВЛЕНИЕ Дата Директору  (или другое наименование  должности руководителя   предприятия), ____________________________ (Фамилия Имя Отчество) От __________________________ (Фамилия Имя Отчество) Прошу принять меня с <дата> на должность (на работу по специальности)  в (название структурного подразделения). ________________ Подпись         И.О. Фамилия Примеры текстов заявлений Прошу предоставить мне очередной отпуск за 2000 год с 14.08.2000 по 08.09.2000 на 20 рабочих. 26 календарных дней. Прошу уволить меня с 31.09.2000 в связи с окончанием трудового договора №  от 01.10.1995. Приказы по личному составу Приказ обязательно издается в трех основных случаях: при приеме на работу, при „переводе на  другую должность, при увольнении. Приказы по личному составу  ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и имеют собственную   нумерацию.   Как   правило,   это   порядковый   номер   с   начала   календарного   года   и добавленный индекс «л/с», что означает «личный состав». Приказы по личному составу могут касаться одного сотрудника или нескольких. Заголовок приказа имеет стандартный вид: о приеме на работу Фамилия И.О.  об увольнении Фамилия И.О.  об изменении штатов (если приказ касается нескольких сотрудников). В   констатирующей   части   текста   приказа   могут   быть   указаны   причины   его   издания,   например нарушение условий контракта, проведение аттестации работника Структура приказа по личному составу Наименование   предприятия  ПРИКАЗ Дата *___ л/с Заголовок Причины издания  приказа  (при необходимости) НАЗНАЧИТЬ   (ПЕРЕВЕСТИ.   УВОЛИТЬ): Фамилия.  Имя,  Отчество,  должность,  дата,  статья КЗОТ (в случае увольнения). Основание:  личное заявление (трудовой контракт и проч.) Должность И.О.   Фамилия Подпись Командировка — временное отбытие сотрудника в другую организацию для выполнения  Командировочное удостоверение 8 производственного задания. Во время командировки работник отсутствует на рабочем месте. При направлении в командировку  сотруднику выписывается командировочное удостоверение — документ, удостоверяющий его  полномочия и подтверждающий факт его пребывания в определенном пункте назначения в течение  определенного периода времени. Структура командировочного удостоверения Наименование Организации «__»____200_г. № ___ КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ Выдано ___________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество,  должность) _______________________________________ _________________________________________ (наименование предприятия, выдавшего командировку) в ___________________________________________ Срок командировки   дней с « »   200 г. по « »    200 г. Основание: Приказ №  от <дата>. Действительно по предъявлению паспорта серии ______№__________________ Руководитель предприятия       ПЕЧАТЬ Подпись     И.О. Фамилия  ОТМЕТКИ О ПРИБЫТИИ В ПУНКТЫ НАЗНАЧЕНИЯ И ВЫБЫТИИ ИЗ НИХ Убыл из _________________________ «__» _____________________20__ г.          «_»  Печать Подпись     Печать Прибыл в ____________________________ _____________________ 200_ г. Подпись Убыл из _________________________ «__» _____________________20__ г.          «_»  Печать Подпись     Печать Прибыл в ____________________________ _____________________ 200_ г. Подпись Убыл из _________________________ «__» _____________________20__ г.          «_»  Печать Подпись     Печать Прибыл в ____________________________ _____________________ 200_ г. Подпись Командировочные   удостоверения   подлежат   регистрации.   Для   этого   на   предприятии   ведутся Журнал   учета   работников,   выбывающих  в  командировки  и  Журнал   учета   работников, прибывших в командировку Для выполнения своих должностных обязанностей сотруднику могут быть выданы в пользование материальные ценности: инструменты, рабочая одежда, средства оргтехники и т. п. Работник обязан бережно пользоваться ими, следить за их сохранностью. Факт передачи материальных ценностей фиксируется в документе, называемом распиской. В расписке должны быть указаны фамилия, имя, отчество сотрудника, место работы, должность, домашний адрес, данные паспорта, а также отметка о том, кто разрешил выдачу, и дата составления документа. Описание   выданных   ценностей   должно   включать   наименование   ценностей,   заводской   номер, инвентарный номер, состояние годности, количество прописью, срок возврата. Структура расписки Наименование   предприятия 9 Сотрудника___________________________________________________. РАСПИСКА (фамилия,   имя,   отчество) работающего  в  должности _______________ место работы ___________ служебный   телефон   __________________________________________ Домашний адрес:    _____________________________________________ Паспорт:   серия  _________ № ______________  выданный  ____________ (где   кем и когда) Поименованные ниже ценности (основные средства и малоценные и быстроизнашивающиеся  предметы) получил(а) во временное пользование. Обязуюсь использовать по прямому назначению и  возвратить не позднее указанного срока. При невозврате в срок обязуюсь оплатить стоимость  ценностей по розничной цене в бесспорном порядке. Список выданных ценностей. Подпись___________ « » ________________ 200_г. Выдачу     разрешил_____________________________________________ (должность И.О. Фамилия, подпись)  Структура доверенности ДОВЕРЕННОСТЬ Санкт­Петербург.  «____________» ___ 200 Я.    нижеподписавшийся   ________________________________________ (фамилия,  имя. отчество лица, дающего доверенность) доверяю     _____________________________________________________ г. (фамилия, имя, отчество лица,  которому дается доверенность) получить   (получать)   деньги   ____________________________________      (причитающиеся мне или в сумме) в ____________________ по паспорту серии ________ № _____________  . (где) и за меня расписаться в получении денег. Настоящая доверенность действительна в течение _______ со дня выдачи. Подпись «___» _____________200_г. Настоящая доверенность удостоверена мною._______________________ Наименование организации (фио.    должность) Доверенность    подписана        ___________________________________ (фамилия,  имя. отчество лица,  дающего доверенность) в моем присутствии.  Личность доверителя установлена. Зарегистрировано в журнале учета за № ________ __________________ (Подпись) Документооборот на предприятии: 10 Обработка входящих документов Входящие документы могут поступать в организацию разными путями: по почте, с курьером, от сотрудников, по электронной почте и т.д. Обработка   входящих   документов   производится   в   следующей   последовательности: 1. Приём и первичная обработка входящей документации. 2. Вскрытие упаковки. 3.Простановка отметки о поступлении. 4.Предварительное рассмотрение документа. 5.Регистрация документов. 6.Контроль за исполнением. 7.Подшивка документа (Отметка об исполнении). Обработка исходящих и внутренних документов. Входящие документы могут поступать в организацию разными путями: по почте, с курьером, от сотрудников, по электронной почте и т.д. Обработка   входящих   документов   производится   в   следующей   последовательности: 1. Составление проекта документа. 2. Согласование проекта: заключается в консультациях со специалистами. 3. Оформление документа. 4. Визирование документа. 5. Подписание руководителем. 6. Регистрация документов. Указанные этапы документооборота одинаковы и для внутренних, и для исходящих документов.  Дальнейшие действия несколько различны. Исходящие документы подлежат отправке.  Регистрация и контроль исполнения документов Для   обеспечения   учета,   поиска   и   контроля   исполнения   документов   в   организации   должна существовать налаженная система регистрации документов. Регистрация — это фиксация факта создания или получения документа в журнале регистрации. На каждом предприятии должны быть журналы регистрации: О входящих документов; О исходящих документов; О внутренних документов; О коммерческих контрактов; О документов, имеющих гриф КТ(коммерческая тайна) или «Конфиденциально». Одним из важных признаков документа является его регистрационный номер. Наиболее   часто   регистрационный   номер   документа   состоит   из   порядкового   номера   по   журналу регистрации и номера дела, где хранится документ, отделенного наклонной чертой, например: 51/01­ 04.  Состав справочных данных о документе в Журнале регистрации. 11 Группировка документов в дела производится с помощью номенклатуры дел. Номенклатура дел  – систематизированный список дел, журналов, книг, картотек, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Санитарно­гигиенические требования для работников офиса 12 13