РЕФЕРАТ «Организация делопроизводства в образовательной организации»

«Организация делопроизводства в образовательной организации»

Подготовила учитель технологии и изобразительного искусства

Пак Нина Михайловна

МБОУ «СОШ № 8 МО «Ахтубинский район»

2017 год

«Организация делопроизводства в образовательной организации»

Классификация и функции документов

Работа с официальной документацией – это деятельность директора (руководителя) школы, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя все операции по составлению и оформлению документов, весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи в архив и т. д.). Составной частью этого направления является документирование – процесс составления и оформления документов.

Документ – это объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи. Документ, созданный и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). В состав каждого документа входит обязательный набор элементов, которые называются реквизитами: текст, название вида документа, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст.

Все документы, создаваемые руководством школы, могут быть классифицированы по группе признаков. Прежде всего, документы можно разделить на группы по времени возникновения. В свою очередь, документация каждого исторического периода делится по происхождению на внешнюю и внутреннюю, служебную и личную. По сложности содержания документы делятся на простые (имеющие один предмет регулирования например, поощрение учителей за высокие результаты ЕГЭ) и сложные (описывающие несколько предметов регулирования, например, порядок набора в профильные классы в старшей школе), по воспроизведению – на подлинники и копии.

Важной является классификация документов по видам и разновидностям. Вид – это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия (приказ, письмо, распоряжение, записка). Разновидность документа детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, документированный данным видом (служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).

Функции документа:

-  информационная (документирование, хранение и предоставление информации);

-  управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

-коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);

-  правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права);

-  организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия сотрудников школы, учеников или родителей).

Следовательно, документ может быть носителем информации, средством фиксации и передачи управленческих решений, способом доказательства чего-либо, источником фактов. Любое управленческое решение руководителя школы выносится на основе информации, а правильность принятого решения зависит от полноты, достоверности и своевременности представленной информации. Документ обеспечивает закрепление, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации. Таким образом, формы управления тесно связаны с видами документов, например, учет – с написанием различных отчетов; планирование – с составлением планов; инструктирование – с разработкой методик, инструкций; руководство – с изданием приказов, распоряжений.

Условно документы можно разделить на следующие виды:

- по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

- по месту составления (входящие, исходящие, внутренние);

- по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа (например, связанные с личными данными учащегося или личными данными учителя);

- по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

- по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

- по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

Виды документов и их подготовка

Приказ

Приказ является основным нормативно-правовым актом, регулирующим управленческий процесс в школе. От грамотного его составления во многом зависит эффективность принимаемого решения. Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности школы. Подготовка его включает в себя следующие этапы:

- инициирование издания приказа;

- сбор необходимой информации;

- подготовка проекта документа;

- согласование;

- проверка правильности оформления;

- подписание;

- доведение приказа до исполнителей. Основаниями для принятия управленческого решения, выраженного в приказе, могут быть:

- действующее законодательство;

- подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

- локальные акты образовательного учреждения (решения педагогического совета, конференций, собраний);

- заявление работника;

- акты проверок.

Подготовка приказа осуществляется либо в целях исполнения предписаний вышестоящего органа управления образованием, либо в целях разрешения оперативных задач, стоящих перед руководством школы. При этом назначаются заместитель директора или подразделение школы (например, бухгалтерия), ответственные за разработку проекта нормативного акта, и указывается перечень структурных подразделений, заключения которых необходимы при его подготовке (в случае необходимости).

Проект документа оформляется в бумажном и электронном виде и согласовывается с указанными для согласованиями структурами или специалистами (например, при тарификации – с руководителями методобъединений).

Далее проект приказа подлежит согласованию с подразделениями, компетенцию которых он затрагивает. Копии проекта нормативного акта направляются им на заключение последовательно или параллельно. Затем заместитель директора школы или структурное подразделение, ответветственные за подготовку приказа, осуществляют свод поступивших замечаний и предложений и вносят их при необходимости в проект документа. При этом результаты свода замечаний и предложений могут быть оформлены в виде таблицы учтенных и отклоненных замечаний и предложений по проекту.

Повторное согласование осуществляется в форме визирования текста проекта приказа у заинтересованных сторон. Процесс согласования должен осуществляться в определенный срок, но не превышать пяти дней с момента получения проекта визирующим лицом, так как информация, зафиксированная в документе, может потерять значимость.

Визы могут проставляться на отдельном листе согласования либо на оборотной стороне последнего листа подлинного экземпляра проекта приказа. Замечания или предложения к проекту приказа оформляются визирующим соответствующей записью рядом с его должностью, подписью, расшифровкой подписи и датой визирования. Если проект завизирован без замечаний и предложений, он передается для визирования следующему лицу. Если замечания принимаются, проект возвращается на доработку, при этом все предыдущие визы могут аннулироваться. Если приказ согласован всеми визирующими, то он направляется на подпись директору школы (руководителю). Передача документа на подпись может осуществляться как исполнителем, так и секретарем, в зависимости от принятой процедуры подписания.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается директором школы или его заместителем. Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно используются следующие устойчивые словосочетания:

«В целях...», «На основании...», «Во исполнение...», «В связи с...». Если основанием для издания приказа является нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце слова ставится двоеточие. Распорядительная часть может содержать пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.

Приказ вводится в действие с проставленной в нем даты, если в тексте приказа не указаны иные сроки. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и подразделения школы. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Учителям начальных классов...», «Главному бухгалтеру...» и т. п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить». Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и ФИО).

Доведение приказа до исполнителей осуществляется через циклические оперативные мероприятия (планерки), информационные стенды и персонально директором школы или специально назначенным лицом. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений возлагается на руководство организации или руководителей структурных подразделений.

В случае отказа работника удостоверить своей подписью факт предъявления ему соответствующего приказа юридическая сила последнего сохраняется, если в книгу приказов заносятся подписи руководителя учреждения или его заместителя, а также подписи присутствовавших при объявлении приказа свидетелей.

Непосредственный контроль за своевременностью исполнения поручений, указанных в тексте приказа, осуществляют заместители директора по должности или специально назначенные лица из числа сотрудников школы.

     Примерный перечень обязательных приказов по школе

Первое полугодие

Данный период характеризуется началом нового этапа организации образовательного процесса. В связи с этим управленческие решения должны быть направлены на комплектование классов (групп), расстановку педагогических кадров и вспомогательного персонала, что находит отражение в приказах о приеме новых работников, должностных назначениях и перемещениях.

В начале учебного года издаются приказы:

§  О приеме учащихся в 1-й класс.

§  О приеме учащихся в 10-й класс.

§  Об утверждении учебного плана.

§  Об установлении объема учебной нагрузки педагогическим работникам на учебный год.

§  О режиме работы школы в ___ уч. году.

§  О возложении дополнительных обязанностей на учителей.

§  Об утверждении председателей (руководителей) методических объединений учителей.

§  Об установлении осенних (зимних) каникул для учащихся 1–11-х классов.

Эти приказы относятся к числу обязательных. Кроме того, по мере необходимости издаются следующие приказы:

·        О комплектовании групп продленного дня.

·        Об открытии классов компенсирующего обучения.

·        О приеме учащихся в классы с углубленным изучением ___ (гимназические, лицейские классы).

·        О переводе учащихся, имеющих академическую задолженность.

·        Об условном переводе ___ в ___ класс.

·        О зачислении учащихся, прибывших в школу.

·        Об отчислении учащихся в связи с их выбытием.

·        Об итогах (персональной, фронтальной) проверки работы.

·        О состоянии обучения в ___ классе (классах).

·        Об организации обучения на дому.

·        Об организации обучения в форме семейного образования.

·        Об организации дополнительных платных образовательных услуг.

·        Об итогах производственной деятельности на учебно-опытном участке (в подсобном хозяйстве).

·        Об организации промежуточной аттестации учащихся ___.

·        О присвоении 2-й квалификационной категории по должности «учитель» («воспитатель»).

·        Об объявлении приказа РОО «О присвоении 1-й квалификационной категории специалистам образования».

·        Об объявлении благодарности.

·        О наложении дисциплинарной меры взыскания.

В числе обязательных нормативных актов школы значатся Правила внутреннего трудового распорядка работников и должностные инструкции. Эти документы должны быть утверждены и введены в действие руководителем учреждения. В противном случае ему придется ежегодно издавать приказы о правилах внутреннего распорядка и распределении должностных обязанностей.

В связи с этим целесообразно издать следующие приказы, имеющие неограниченный срок действия:

Ø Об утверждении и введении в действие должностных инструкций.

Ø О введении в действие Правил для учащихся.

Ø О соблюдении Правил внутреннего трудового распорядка.

Ø Об утверждении Положения о единых требованиях к организации образовательного процесса.

Ø Об учреждении «Книги почета» («Доски почета»).

Ø Об утверждении и введении в действие Положения о внутришкольном инспектировании.

Ø О структуре методической службы в школе.

Ø Об оплате труда и материальном вознаграждении работников.

Ø О стипендиях обучающимся.

Ø Об утверждении Положения о подсобном хозяйстве.

Ø Об утверждении Положения по охране труда и технике безопасности.

Второе полугодие

В этот период подводятся итоги проделанной работы, разрабатываются планы организации летнего труда и отдыха детей, проводится промежуточная и итоговая аттестация учащихся и осуществляется их выпуск из школы (основной и средней).

Соответственно, к обязательным приказам, издаваемым во втором полугодии, относятся следующие:

o   Об установлении сроков весенних каникул для учащихся 1–11-х классов.

o   Об утверждении экзаменационных комиссий и организации экзаменов.

o   О допуске учащихся 9-х (11-х) классов к выпускным экзаменам.

o   О переводе учащихся 1–8-х и 10-х классов.

o   О выпуске учащихся 9-х классов.

o   О выпуске учащихся 11-х классов.

o   О награждении выпускников школы золотой (серебряной) медалью.

o   О награждении учащихся похвальными грамотами.

o   О предоставлении очередного отпуска работникам (издается за 15 дней до начала отпуска).

o   Об исполнении обязанностей директора школы на период очередного отпуска.

В этот период издаются и другие приказы, отражающие особенности учебного процесса в данном учреждении образования:

О мерах по совершенствованию обучения ____.

Об итогах фронтальной (персональной) проверки работы.

О проведении предметных олимпиад в ____.

Об итогах предметных олимпиад в районе (городе, республике, области).

О допуске учащихся 11-х классов к квалификационным экзаменам по ______.

Об итогах квалификационных экзаменов.

О (серьезных) недостатках в работе ________.

Об обобщении (положительного) опыта работы.

Об изменении разряда оплаты труда _______.

Об оставлении на повторное обучение в____ классе.

Об организации дополнительной учебной работы с учащимися в летний период.

Об отзыве _ из очередного отпуска.

О предоставлении дополнительного отпуска

О сокращении продолжительности отпуска________ .

Об увольнении ____________ .

О материальном поощрении.

О занесении в «Книгу почета» (на «Доску почета»).

О снятии дисциплинарного взыскания с ___ .

О командировании (направлении) ___ .

Приведенный выше перечень приказов не является исчерпывающим. Их количество и содержание определяются спецификой конкретного образовательного учреждения и реальной ситуацией.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями сотрудника. Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка – документ, направляемый директором школы руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующих принятия решения.

Внутренняя докладная (служебная) записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Служебная записка – документ, адресованный руководителю школы или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри школы.

Служебная записка – документ, официально не принятый, но тем не менее широко  документирования и управления.

Внутренняя докладная записка составляется в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.

Докладная записка должна включать: наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.

В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем школы, внутренние – сотрудниками школы.

Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя учреждения.

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем школы для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации касаются в основном вопросов: информационно-методического характера; повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности; связанных с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам.

Распоряжение должно содержать:

1)  наименование вида документа;

2)  дату;

3)  номер;

4)  заголовок к тексту;

5)  текст;

6)  подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания распоряжений.

В распорядительной части указывают: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»; «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки ее окончания). Распоряжение подписывает руководитель или заместители директора школы.

Инструкция

Инструкция – это нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности школы, сотрудников, учащихся, родителей и других должностных лиц. Инструкция составляется на основе законодательства РФ. Инструкции могут издаваться: органом государственного управления; отраслевым органом управления; муниципальным органом управления; руководством школы.

Инструкции бывают типовые и индивидуальные. Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна включать:

- наименование школы;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подписи составителей;

- печать (при необходимости);

- визы.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к конкретному приказу.

Письмо

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные (содержащие указания и разъяснения сотрудникам и подразделениям школы);

- гарантийные;

- информационные;

- рекламные;

-коммерческие (содержащие конкретные предложения по предоставлению образовательных услуг);

-письма-приглашения и др.

В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. Подготовка письма включает следующие стадии: изучение существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта письма; согласование проекта; подписание руководителем.

Письма оформляются на бланке письма.

Письмо должно содержать:

- дату;

- номер;

- ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

- адресата;

- заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»);

- текст;

- подпись;

- отметку об исполнителе;

- отметку о наличии приложений.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы и чаще всего состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.).

Акт

Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют множество разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документа; акт списания материалов; акт об установлении факта правонарушения в школе и т. д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию директора школы для рассмотрения (оценки) конкретной ситуации. Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков. Если акт является внутренним документом школы, он оформляется произвольно на листе формата А4. Если акт является внешним документом учреждения, он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен включать:

- наименование организации;

-  наименование вида документа;

-  дату;

-  номер;

-  заголовок к тексту;

-  текст;

-  подписи;

-  печать (для важных и внешних актов);

- приложения (при наличии копии подтверждающих документов).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение директора школы, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке.

В основной части акта излагаются: цели и задачи; сроки проведенной комиссией работы; результаты (выводы, заключения, предложения).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью организации.

Протокол

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, педагогических совещаниях, заседаниях кафедр, педагогических консилиумах и т. д. Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания. Этот документ составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4.

Протокол должен содержать:

-  наименование организации;

-  наименование вида документа;

-  дату;

-  номер;

-  указание места издания;

-  заголовок к тексту;

-  текст;

-  подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы;

Секретарь – фамилия и инициалы;

Присутствовали: фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных или общее количество собравшихся для коллегиальных заседаний. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии, инициалы выступавших и через тире краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)». Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме. Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

Решение

Решение – это документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения рассматриваемых задач и вопросов.

Подготовка решения включает следующие стадии: изучение существа вопроса ответственным исполнителем; сбор необходимых сведений; обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании; подготовка проекта решения; подписание проекта руководителем и секретарем коллегиального органа.

Решения оформляются на общем бланке школы.

Решение должно включать:

-  наименование вида документа;

-  дату;

-  номер;

-  наименование коллегиального органа;

-  заголовок;

-  текст;

-  подписи.

Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели, задачи или основание решения.

В распорядительной части указывают: «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»; «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий); «до какого числа» (срок окончания работ).

Требования к оформлению документов

Единые правила оформления документов необходимы для придания документации юридической силы, качественного и оперативного составления и исполнения документов, удобного и быстрого поиска документов. Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того, государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты бывают постоянные (присутствующие обязательно на бланке документа) и переменные (наносимые на бланк непосредственно при подготовке конкретного вида документа).

При подготовке школьных управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

1.Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О гербе Российской Федерации»).

2.Герб субъекта Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации).

3.Эмблема школы в соответствии с уставом.

4.Код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)).

5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

6.Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

7.Код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)).

8.Наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком как государственным языком РФ государственный язык субъектов РФ, печатаются на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

9.Справочные данные организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)).

10.Наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов (приказ, письмо, распоряжение и т. д.)).

11.Дата документа (датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения) для акта – дата события). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 марта 2016 г. следует оформлять: 01.03.2016.

Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 сентября 2016 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2016.09.05.

12. Регистрационный номер документа (состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ).

14.Гриф утверждения документа (проставляется в правом верхнем углу документа). Документ может утверждаться директором школы (руководителем), коллегиальным органом (педсоветом, конференцией и пр.) или специально утверждаемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи, ее расшифровки; даты утверждения. Например:

Утверждаю

директор МБОУ СОШ №___

подпись

Д. С. Иванова

02.09.2016

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек); наименование утверждающего документа в творительном падеже; дату и номер утверждающего документа. Например:

Утвержден

протоколом педагогического совета

МБОУ СОШ №____

от № 4

15. Резолюция (надпись на документе, сделанная директором школы и содержащая принятое им решение). Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись; дату.

Например:

зам директора по УВР

Гришина И. Г..

прошу подготовить ответ

на обращение родителей

к 01.10.2016 г

личная подпись

дата

Резолюция располагается под реквизитом «Адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

16. Заголовок к тексту (раскрывает краткое содержание документа). Заголовок отвечает на вопросы:

– «о чем? (о ком?)»)

в приказе: об увольнении С. А. Зыкина;

в положении: об итоговой аттестации;

– «чего? (кого?)»

акт списания оборудования;

протокол общего собрания коллектива МБОУ СОШ №___;

должностная инструкция лаборанта кабинета физики;

правила техники безопасности в кабинете «Технология».

Заголовок к тексту документов, оформленных на бланках формата А5 (например, справки, подтверждающей период работы), допускается не указывать.

17.Отметка о контроле (ставится на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «Контроль»). Этот реквизит может проставляться директором школы, поставившим резолюцию на документе, его заместителем, осуществляющим контроль исполнения документов, структурным подразделением школы, осуществляющим контроль исполнения документов и пр.

18.Текст (основной элемент документа). Он, как правило, состоит из двух основных частей. В первой излагаются причины, основания, цели составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Во второй части (заключительной) содержатся выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.

19. Подпись (включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия)).

Директор

МБОУ СОШ №

подпись В. Н. Иванова

Документ может быть подписан исполняющим обязанности директора школы с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии полностью. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности и фамилией. Реквизит «подпись» проставляется после приложения.

20. Гриф согласования документа (состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи, даты согласования).

согласовано

начальник

департамента образования

Личная подпись

С. Г. Петров

03.04.2016

Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

21. Визы согласования документа (включают должность визирующего, подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату подписания (визирования)).

инспектор по кадрам

Личная подпись

З. К. Зайцева

06.04.2016

Виза необходима для подтверждения специалистами целесообразности составления документа. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа; на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись») копии отправляемого документа. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

замечания прилагаются

юрисконсульт

Личная подпись

Н. И. Власова

06.04.2016

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

22.Постановка печати. Оттиском печати заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных соответствующими нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью школы, а также иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют гербовой печатью школы. Если печатей несколько, перечень документов, заверяемых каждой из них, устанавливается Инструкцией по делопроизводству школы.

23.Отметка об исполнителе (включает инициалы и фамилию исполнителя документа). Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Юридическое значение документа

Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:

- наименование организации (школы) и должностного лица – автора документа;

- наименование вида документа (приказ, распоряжение, письмо, положение и пр.);

- дата документа;

- регистрационный номер;

- гриф утверждения документа;

- текст;

- подпись;

- печать.

Язык служебных документов – это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

Особенности языка служебных документов:

- точность и ясность;

-лаконичность;

-убедительность;

- нейтральность (безэмоциональность) тона изложения;

Получить полный текст

Подпишитесь на рассылку сайта Pandia.ru!

- использование устойчивых словосочетаний;

- использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов, использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, прямым порядком слов в предложении.

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.

Убедительность служебных документов обеспечивается наличием достоверной информации, наличием веских аргументов, логикой изложения, безупречностью формулировок в юридическом отношении, обоснованностью предложений автора.

Нейтральность тона документов предполагает изложение текста от третьего лица («школа принимает ответственность»), отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий, отсутствие личностного подхода к оценке информации.

Устойчивые словосочетания – это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение готовых языковых клише дает возможность: авторам – оперативно составлять документы, адресатам – облегчить восприятие документов, создать трафаретные формы документов по стандартным ситуациям.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату; одинаковы по всему тексту документа.

Литература:

Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство "Март", 2006 Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. Издательство "Питер", 2006 Данилина В. В., Луканина М. В., Минаева Л. В. и др. Связи с общественностью. Составление документов. Теория и практика. Издательство "Аспект-Пресс", 2006 Ефремова О. С. Журналы по охране труда: форма и правила ведения. Издательство "Альфа-Пресс", 2007 Жеребенкова А. В. Делопроизводство в бухгалтерии. Издательство "МЦФЭР", 2006 Кузнецов И. Н., авт.-сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2007 Мигель И. Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. Издательство "Флинта", 2006 Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления. Издательство "Академия", 2006 Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006 Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству + CD. Издательство "Питер", 2007 Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство "Омега-Л", 2007 Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство "Омега-Л", 2007 Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. Издательство "ПРИОР", 2007 Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. Издательство "ПРИОР", 2007