Реквизиты документов

Реквизиты документов

Вы уже знаете, что обязательным элементом оформляемого документа является реквизит. Реквизиты делятся на постоянные (обязательные) и пере- менные (дополнительные).

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению устанав- ливаются стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы доку- ментации. Унифицированная система организационно-распорядительной до- кументации. Требования к оформлению документов».

Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-рас-

порядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

Ниже показано, как ГОСТ Р 6.30-2003 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа (табл. 2.1).

Таблица 2.1.

Перечень реквизитов документов

Таблица 2.1. (продолжение)

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Обязательными реквизитами документа являются: название организации, со- ставившей документ, название документа (исключение составляют письма), заголовок текста, дата, индекс, текст, подпись, отметка об исполнении доку- мента и направлении его в дело.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Наименование организации составителя документа должно полно- стью соответствовать официальному названию организации. Указывается полное и сокращенное название организации. Если имеется вышестоящая ор- ганизация, то над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Например:

Название документа указывается в процессе его подготовки и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.).

Заголовок текста должен отвечать на вопрос «О чем?». В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.

Например:

Заголовок текста

Об открытии клуба.

О награждении победителей предметной олимпиады.

Об утверждении плана проведения туристического похода учащихся 10 класса.

Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (справки), создаются без заголовка.

Дата обеспечивает юридическую силу документа. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя арабскими цифрами, год – че- тырьмя (ДД.ММ.ГГГГ). Если цифра одна, то перед ней обязательно ставит- ся 0.

Например:

Регистрационный номер документа – это его цифровое или буквенно- цифровое обозначение. Для внутренних документов это обычно порядковый номер с начала года, в учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года.

Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с межстрочным интервалом 1,5. Первую строку каждого аб- заца рекомендуется печатать с отступом 1,25 от левого края.

Например:

Текст документа

Наградить ученика 10 класса Орлова Владимира, занявшего первое место в предметной олимпиаде по информатике, грамотой и ценным подарком.

Подпись – обязательный реквизит, который состоит из указания долж- ности (полной или сокращенной), непосредственно росписи и ее расшифров- ки. Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи выравнивается по правому краю. Инициалы и фамилия печатаются без пробела.

Например:

Эмблема – это символическое графическое изображение (рисунок, сти- лизованное название), отображающее деятельность организации или ее ме- стонахождение.

Например:

Размещаются реквизиты в документе также в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

При создании документов используется два варианта расположения ре- квизитов: продольный и угловой.

Схема углового расположения реквизитов приведена на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Схема расположения реквизитов в документе (угловое расположение)

Каждый документ можно разделить на три основные части:

·        заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до тек- ста);

·        основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

·        оформляющую    часть    (реквизиты,    расположенные   ниже    текста и приложения).

Пример расположения основных реквизитов в документе приведен на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Расположение основных реквизитов в документе

Пример практического использования

К вашей маме пришла подруга, которая недавно устроилась секретарем в небольшую фирму. Вы сидите, пьете чай, и подруга жалуется, что попался такой вредный начальник – какой документ ни подготовишь, ему все не нра- вится. То не так написала, то не там написала! Вы берете на себя смелость посоветовать ей посмотреть ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Она вам очень благо- дарна, хотя и удивлена, что вы это знаете.