СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА

Практическая работа 3.33

ТЕМА: СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА

Цель занятия. Освоение технологии создания отчета без применения Мастера.

Общие сведения

Отчеты позволяют получить результаты работы на принтере , т.е. в результате работы создается печатная форма отчета , которая может быть напечатана на принтере. Рассмотрим вариант создания отчета в режиме Конструктор.

Для создания отчета необходимо перейти на вкладку Отчет и щелкнуть по кнопке Создать.

Откроется диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически , с помощью Мастера или вручную.

Со структурой отчета проще знакомиться, создав какой-нибудь автоотчет , а затем открыв его в режиме Конструктор. 

Как видно из рис. 3.54, структура отчета состоит из пяти разделов :

o        заголовка – служит для печати общего заголовка отчета;

o        верхнего колонтитула – можно использовать для печати подзаголовков;

o        в области данных – размещают элементы управления , связанные с содержимым полей таблицы базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблицы для печати на принтере;

o        нижнего колонтитула – используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В данном случае в нем размещено два элемента управления. В первом элементе управления выводится текущая дата , для чего используется встроенная функция Now(), во втором – выводится номер страницы : функция Page(), и общее количество страниц : функция Pages().

o        примечаний – используется для размещения дополнительной информации.

Порядок работы

Необходимо составить отчет , содержащий сведения о зачетах и средний балл для каждого учащегося.

1. Откройте базу данных «Зачеты студентов» , созданную в предыдущей работе.
2. В окне База данных щелкните по ярлыку Отчет и нажмите кнопку Создать.
3. В окне диалога Новый отчет выберите таблицу «Зачеты» и нажмите кнопку ОК. Вы получите отчет в режиме Конструктор(рис.3.55).
4. Выполните команду Вид- Список полей – на экране отобразятся все поля выбранной таблицы.
5. Перетащите все поля из этого списка в область данных отчета.
6. Создайте новое пустое поле . Для этого в панели элементов выберите инструмент Поле(рис3.56) и щелкните мышью в области данных отчета.
7. Вы получите элемент, состоящий из имени поля и содержимого. Установите текстовый курсор в поле Имя и введите новое имя «Ср.балл».
8. Теперь нужно разместить формулу . Для этого выделите поле Ср.балл , нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Свойства.
9. Откроется окно диалога , в котором установите текстовый курсор в поле ввода Данные и щелкните по кнопке.
10. Откроется окно Построитель выражений(рис3.57), в котором запишите формулу.
11. После того как формула будет введена, нажмите кнопку ОК и закройте окно Свойства поля.
12. Перейдите в режим Просмотр отчета , в котором можно увидеть результат вычисления. (рис3.58).

Дополнительные задания

1. Подготовьте новый отчет, в котором будет отражен общие суммарный балл за зачеты каждого учащегося.
2. Подготовьте отчет , содержащие анкетные данные учащихся и выражение, вычисляющее, какой процент составляет общий суммарный балл за зачеты каждого учащегося от максимально возможного.

Контрольные вопросы

1. Для чего нужны отчеты?
2. Какие способы создания отчетов вы знаете?
3. Какие разделы отчетов вы знаете и для чего они нужны?
4. Что общего и в чем различие между разделами отчетов и разделами форм?
5. Какие способы автоматической генерации отчетов вы знаете?