Статья "Подготовка и проведение деловых переговоров" (СПО)

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ.       В современном обществе человек любой профессии, а не только менеджер или бизнесмен, может участвовать в переговорах.  Переговоры – это обычный процесс нашей жизни, основное средство добиться от других людей того, что мы хотим и разрешить возникшие разногласия. Поэтому   все   чаще   приходится   организовывать   переговоры,   так   как     другим   вариантом решения сложностей между людьми является конфликт. Каждый человек хочет принимать участие   в   решении   проблем,   которые   его   затрагивают,   а   большинство   людей   все   чаще   не соглашаются с навязанным кем­то мнением. Так как переговоры становятся неотъемлемой частью нашей жизни, то  все секреты, правила и механизмы успешных переговоров  должны знать все.          Статья   посвящена процессу подготовки и проведению деловых переговоров. Цель – формулировка   правил   успешных   переговоров.   Актуальность   научной   работы   обусловлена отсутствием четких законов, применяемых для успешного диалога с партнерами. Зачастую неопытные   участники   переговоров   не   могут   точно   и   понятно   донести   информацию   до слушателя или убедить собеседника. По результатам исследования мы сформулировали ряд правил общения и поведения, которые помогут научиться вести переговоры и стать добиться успеха в этой сфере.      Переговорный процесс состоит из трёх этапов:  1. Согласование интересов, позиций, точек зрения участников переговоров. 2. Дискуссия, отстаивание своих интересов, аргументирование своей позиции. 3. Согласование позиций и выработка договорённости по каждому пункту.         Начальный   этап   подготовки   к   переговорам   очень   важен   для   всего   хода   и   результата делового общения. Необходимо заранее продумать место и время встречи. Лучше выбрать нейтральную   территорию,   которая   поможет   участникам   быть   в   равных   условиях     и чувствовать себя спокойно. Назначить переговоры желательно в первой половине дня, когда все ещё бодры и готовы к обсуждению серьезных вопросов. Встречу не нужно затягивать, поэтому   следует   спланировать   беседу   не   более   чем   на   1,5   –   2   часа.   Также   необходимо продумать и содержательную часть переговоров: проанализировать проблему, которую будете обсуждать, определить собственную позицию по ней, наметить свои предложения и продумать цели   и   задачи   оппонента,   его   возможные   возражения,   а   также   материальное   оформление договорённости.  Для понимания того, в чём состоят интересы собеседника, нужно узнать о нём как можно больше информации, только в этом случае можно быть в курсе положения дел при встрече. Интересы, цели и задачи участников деловых переговоров следует оформить в список для сравнения. Проанализировав эту информацию,   можно сформировать возможные варианты выхода из сложившейся ситуации и пути решения проблемы.        Место   проведения   встречи   желательно   оборудовать   видеотехникой.   Она   позволит   показывать   презентации,   видеоролики   и   другие   мультимедиа   материалы.   Данных   подход обязательно оценит другая сторона переговоров.Ещё один верный шаг к успешным деловым переговорам – это внешний вид участника, а также   самообладание   и   уверенность   речи.   Безупречный   внешний   вид   поможет   избежать ошибочного   первого   мнения,   заставит   прислушаться   к   вашему   мнению.   Партнер   проявит симпатию и будет более сговорчив. Самообладание избавит от неловких моментов, которые могут навредить переговорам. Уверенность в себе, в речи, которая передается партнеру – это половина успеха.         Переговоры разнообразны, поэтому для каждого типа необходимо разрабатывать свою тактику и технику ведения, придерживаясь общей схемы этапов дискуссии (рис.1): Установление контакта (привлечь внимание, вызвать доверие, закрепить Изложение позиций участников (понимание того, что нужно каждому) Аргументация и убеждение Контраргументация Создание договорённостей Рис.1 Схема этапов деловой дискуссии        Основное условие   в начале переговоров – установление зрительного и эмоционального контакта   с   другими   участниками.   Необходимо   несколько   секунд   приветливо   посмотреть, улыбнуться   и дружески пожать руку. Можно сделать комплимент вашему собеседнику или его   бизнесу,   команде,   офису.   Например,   «Господа,   слышал,   что   ваша   компания   получила тендер. Рады за вас, поздравляем». Это придаст деловой встрече определенное направление.      Расположение участников переговоров за столом также важно для ведения непринужденной беседы. Желательно выбрать угловую позицию или позицию рядом. Угловая позиция позволит хорошо видеть глаза и жесты собеседника, создать у него ощущение собственной значимости, свободы и естественности поведения, открытости и искренности. Этим вы продемонстрируете ему свое уважение и дружелюбие. Расположение рядом способствует созданию неформальной атмосферы разговора с максимальной искренностью обоих участников.     Изложение позиций собеседников начинается с определения вопроса или проблемы деловых переговоров. После этого каждая сторона последовательно и логично излагает свое мнение по предмету встречи. На этом этапе важно не отклоняться от вопроса обсуждения, говорить только по существу проблемы, приводить достаточное количество доказательств в поддержкусвоего мнения. Участники переговоров должны уважать точку зрения друг друга, а потому внимательно слушать,  не перебивая говорящего, и не переходить на личности. Чтобы оказать положительное влияние на собеседника, необходимо говорить уверенно, смотреть прямо в лицо   слушателям,   привлекать   внимание   невербальными   средствами   общения   (мимикой, жестами,   взглядом,   интонацией,   паузами   и   т.д.).   В   речи   желательно   использовать   слова   с положительной эмоциональной окраской (выгодный, авторитетный, партнерство, лидерство и т.д.),   который   помогут   вызвать   определённый   настрой   у   слушателей.     Если   что­то   не устраивает или вызывает раздражение, то нужно не показывать своё недовольство и вести себя корректно и хладнокровно. Важно помнить, что участники переговоров – это не соперники, а партнеры, которые должны договориться о взаимовыгодном сотрудничестве.    В ходе деловой беседы участники используют приёмы аргументации и контраргументации.  Аргументация   – способ подтверждения какой­либо мысли с целью публичной защиты или побуждения к определенному мнению, признания или разъяснения; способ убеждения кого­ нибудь с помощью достаточно значимых аргументов. Аргументация всегда диалогична и шире логического доказательства (которое по существу безлично и монологично), поскольку она включает не только «технику мышления» (собственно логику), но и «технику убеждения» (искусство подчинять мысль, чувство и волю человека).     Выделяют разные виды аргументов.  Аргументы могут быть логические и психологические.     Логические аргументы используют для обращения к разуму слушателей. Содержательность и логика речи зависят от того, насколько тщательно подобран и проанализирован исходный материал, насколько четко представлены аргументы. Каждый тезис выступления должен быть тщательно аргументирован, недостаточно сильные, сомнительные аргументы исключаются как разрушающие доказательства.         Часто   оратор   использует   аргументы,   обращенные   к   чувствам   и   эмоциям   слушателей, используя   тактику   психологического   воздействия.   Такие   аргументы   называются психологическими. Когда   говорящий   использует   психологические   аргументы,   то   его   речь насыщена эмоциональными сравнениями и красочными примерами. Но при обращении к этому типу аргументов нельзя спекулировать чувствами и эмоциями людей, потому что это может стать причиной конфликта между участниками. Самая главная задача участников переговоров при использовании аргументов – это убеждение противоположной стороны.   Для   опровержения   какого­либо   аргумента   существует   контраргументация.   Контраргументация  –  сознательный   аргументированный   ответ   на   попытку   убеждения, опровергающий или оспаривающий доводы инициатора воздействия.   доводов собеседника) можно использовать ряд методов.  Использование фундаментального метода помогает познакомить собеседника с фактами,  Для   аргументации   (обоснования   своей   позиции)   и   контраргументации   (опровержения         сведениями, составляющими основу вашей позиции.   Применяя метод поиска противоречия, можно  найти то, что  противоречит в доводах, и  аргументации собеседника.  С помощью  метода достижения последовательных выводов  можно последовательно, делая частичные выводы, привести собеседника к желаемому результату.  Метод   образного   сравнения   (наглядности)   поможет   ярко,   образно   и   наглядно представить свои доводы.  Для этого можно использовать рисунки, схемы, графики и т. д. Для указания на минусы аргументов противоположной стороны используется метод «да, но...»,    при  котором     вы  сначала  соглашаетесь  с  одной  стороной  аргументов,  а потом указываете на другую их сторону.  Метод деления  позволяет классифицировать аргументы как точные, противоречивые и ошибочные. Начинать обсуждение лучше с ошибочных аргументов.  Отложить   обсуждение   до   определенного   момента   можно   с   применением  метода игнорирования.   При   необходимости   выделения   доводов,   которые   интересуют   собеседника,   используют метод акцентирования.   Метод  видимой  поддержки  необходим   для  установления  понимания.     Так,  выслушав собеседника, вы приводите новые доказательства в пользу его решения, а потом излагаете свое решение и доводы в его пользу, которые опровергают позицию собеседника.  Чтобы изменить суть дела с помощью доводов, можно обратиться к методу постепенной перелицовки.   Метод обращения к формальной структуре  нужен для опровержения или поддержки   предписаниям,   формальным какого­то   решения,   для   чего   можно   обратиться   к   обязанностям, нормам, закону и т. д. Выбирая тот или иной метод аргументации или контраргументации, участники не должны забывать о своем поведении. Вот  советы,  которые помогут  создать благоприятный климат  в процессе  ведения переговоров: 1. Ведите себя рационально, если даже другая сторона проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений. 2. Постарайтесь понять партнера. Невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений. 3. Больше общайтесь, выясняйте, что не устраивает партнеров.  4.   Не   давайте   ложной   информации,   если   это   делает   противоположная   сторона.   Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет в дальнейшем взаимодействие. 5. Избегайте поучительного тона. Не старайтесь поучать партнера, примите высказанные им аргументы и найдите доводы, чтобы убедить его. 6. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для новой информации.         Заключает   деловые   переговоры   этап   принятия   решения   (принимается   на   основе компромисса).   Если   встреча   прошла   успешно,   то   в   конце   необходимо   кратко   повторить основные положения, которые затрагивались в процессе общения, и назвать достигнутые по ним договорённости. Также,   основываясь  на позитивных  результатах переговоров, можно обсудить перспективу новых встреч.         При   неудачном   завершении   переговоров   необходимо   сохранить   хорошие   отношения   с участниками.   Это позволит в будущем сотрудничать по другим направлениям. Желательно найти   такую   тему,   которая   представит   интерес   для   обеих   сторон,   разрядит   ситуацию   и поможет   созданию   дружеской,   непринужденной   атмосферы   прощания.   После   проведенной деловой беседы нужно провести анализ итогов переговоров. Проведенная работа поможет в дальнейшем учесть все ошибки и повысить эффективность деловых встреч.         Таким   образом,   исследование   процесса   переговоров   позволило   нам   сформулировать несколько правил успешных переговоров:1. Выберите нейтральную территорию для ведения переговоров и назначьте время в первой половине дня. 2. Оборудуйте место встречи видео и мультимедиатехникой. 3. Соберите всю возможную информацию о партнерах по переговорам. 4. Составьте список целей, задач, интересов участвующих сторон и возможных решений. 5. Подготовьте аргументы в защиту вашей позиции. 6.Говорите уверенно и смотрите в лицо слушателям. 7.Излагайте подготовленную информацию логично и последовательно. 8.Говорите убедительно, подтверждая каждый ваш довод примером. 9.Ведите себя естественно, не играйте и не лгите. 10. Будьте хладнокровны и внимательно слушайте претензии противоположной стороны. 11. Больше общайтесь по спорным вопросам, чтобы не осталось недосказанности. 12. Подведите итоги по каждому обсуждаемому вопросу. 13. Оформите решения переговоров в письменном виде. Список литературы 1. Бакирова Г. X., Тренинг управления персоналом, СПб, "Речь", 2004. –  301 с. 2. Браим И.Н. Этика делового общения. – Минск: Жизнь, 1996. – 305с. 3. Ивлев Ю.В. Теория и практика аргументации. Учебник Издательство "Проспект", 2014. –  288 с. 4. Леонов Н. И. Психология делового общения: Учебное пособие. Воронеж: Издательство  НПО «МОДЭК», 2005. — 256 с. 5. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. – Воронеж: Мысль,  1991. – 201с.