Учёт денежных документов и бланков строгой отчетности

Учёт денежных документов и бланков строгой отчетности

Понятие и учёт денежных документов

Касса предприятия работает не только с наличными денежными средствами, но и с денежными документами, которые могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке и должны храниться в сейфе кассы.

 К денежным документам относятся:

§     проездные документы (авиа – и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);

§     денежные талоны на бензин;

§     путевки, приобретенные организацией;

§     почтовые марки;

§     другие аналогичные документы

Следует помнить, что существует категория документов, имеющих стоимостную оценку, которые в целях бухучета не признаются денежными документами.

В частности, это:

1. Ценные бумаги ;

2. Акции, которые были выкуплены у акционеров ;

3. Документы на НМА;

4. Бланки строгой отчетности .

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами. Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты

Порядок учета денежных документов зависит от способа их приобретения. Возможно два варианта:

– организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам;

– сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно.

Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на сч. 333 «Денежные документы в национальной валюте» по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности. Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности, и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 33. А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 08.

Работа с бланками строгой отчетности

Бланки строгой отчетности (БСО) – документы, предназначенные для оформления наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт и приравниваемые к кассовым чекам. Такими документами могут быть, например, квитанции, проездные документы, путевки, абонементы. Они используются при оказании услуг населению.

В бухучете понятие бланков строгой отчетности значительно шире.

В коммерческих организациях к БСО относятся все документы, учитываемые на забалансовом счете 006: дипломы, чековые и трудовые книжки и т. д. (Инструкция к Плану счетов).

Бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа, шестизначный номер и серия;

– наименование организации и ее организационно-правовая форма;

– местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия – иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности);

– ИНН, присвоенный организации;

–  вид услуги;

– стоимость услуги в денежном выражении;

– размер оплаты наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

– дата расчетов и составления документа;

– должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации;

– иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги, и которыми организация вправе дополнить документ.

Исключением из данного правила являются утвержденные формы БСО, в том числе БСО, применяемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа или при оказании услуг учреждениями культуры.

Перечень действующих форм бланков строгой отчетности

Туристические услуги - Туристская путевка

Санаторно-курортные услуги - санаторно-курортная путевка, путевка (форма № 1), путевка (форма № 2), курсовка (форма № 3)

Парковка - Квитанция за парковку автомобилей

Организация может изготовить (разработать) бланки строгой отчетности самостоятельно.

Нельзя применять бланки строгой отчетности вместо кассового аппарата в случае отключения электричества.

По общему правилу можно применять ККТ при расчетах за оказанные населению услуги, если для вида деятельности организации утверждены формы бланков строгой отчетности.

Организация имеет право оформлять получение денег от населения либо бланками строгой отчетности, либо чеком ККТ.

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) в качестве бланка строгой отчетности не соответствует требованиям действующего законодательства.

В частности, в нем не предусмотрены такие обязательные реквизиты, как шестизначный номер и серия бланка. Таким образом, использовать приходный кассовый ордер как бланк строгой отчетности при расчетах с населением нельзя. Организацию могут оштрафовать за неприменение ККТ. 

Перед применением регистрировать бланки строгой отчетности в налоговой инспекции не нужно.

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

При оказании платных услуг населению организация может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности 

Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются.

Поступившие БСО оформляются в тот же день актом приемки.  Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации.

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем.

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно.

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

– автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

– при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Поступление бланков строгой отчетности отражается и на забалансовом счете 08. Объясняется это тем, что за движением таких документов нужен дополнительный контроль ( счетов). За балансом БСО отражаются в условной оценке. Условная оценка может равняться фактической цене или любой другой стоимости, например 1 руб. 

Аналитический учет на счете 08 организуется по местам хранения бланков строгой отчетности (подразделениям, ответственным лицам), например, можно ввести такие субсчета: «БСО в бухгалтерии», «БСО в подразделении» ( счетов). Движение БСО за балансом отражается на основании заборно-контрольного листа. Именно на основании этого документа необходимо вести обороты по счету 006. Данные контрольно-заборных листов ежемесячно сверяются с книгой учета бланков строгой отчетности. 

Движение бланков строгой отчетности отражается проводками:

Дебет 08 субсчет «БСО в бухгалтерии» – оприходованы бланки строгой отчетности в забалансовом учете в условной оценке;

Дебет 08 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 08 субсчет «БСО в бухгалтерии» – переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

Кредит 08 субсчет «БСО в подразделении» – списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.

Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на счете 08 учитываются:

– чековые книжки;

– литровые талоны на бензин;

– трудовые книжки;

– путевки, полученные организацией в отделениях ФСС;

– другие аналогичные документы.

После того как БСО заполнен, он становится первичным документом. Если такой документ был оплачен за счет организации и указывает на неисполненное обязательство по отношению к ней, то такие документы называются денежными и учитываются на счете 33 «Денежные документы в национальной валюте». К таким документам относятся:

– проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты);

– денежные талоны на бензин;

– путевки, приобретенные организацией;

– другие аналогичные документы.

Скачано с www.znanio.ru