Управление как информационный и функциональный процесс

Управление как информационный и функциональный процесс

Управление – это циклический процесс, такой же, как и любая работа. Ко- гда говорят, что организация функционирует, имеют в виду, что выполняются какие-то определенные действия, необходимые и достаточные для поддержания ее жизнедеятельности. Управление как процесс можно рассматривать с двух точек зрения: как информационный процесс и как функциональный процесс.

Управление как информационный процесс. Рассматривая управление как информационный процесс, надо отметить, что это не что иное, как обмен ин- формацией между управляемой и управляющей системами.

Схема (рис. 2) дает представление о цикле управления и дает понятие управления как процесса. Циклом управления называют кругооборот инфор- мации между объектом управления и управляющей системой или между управ- ляющей системой и внешней средой.

Управленческий цикл совершается либо только по внутреннему контуру, ли- бо по внутреннему и внешнему контурам. В первом случае он вызван информа- цией, пришедшей из объекта управления, и при этом процесс управления может идти только по внутреннему контуру, во втором - он порождается информаци- ей из внешней среды, а управленческий процесс идет (должен идти) не только по внутреннему, но и по внешнему контурам. Причем эти контуры должны быть замкнутыми. Это является необходимым условием эффективного функ-

ционирования управленческого процесса. А при разомкнутом внутреннем кон- туре управление практически отсутствует полностью, поскольку нет информа- ционного обмена. В реальности внутренний контур всегда замыкается, по- скольку руководитель несет непосредственную ответственность за результаты деятельности подчиненного объекта. Однако внешний контур нередко остается

              Предприятие (организация)

Рис. 2. Блок-схема информационного управленческого цикла

разомкнутым (руководитель не всегда передает информацию во внешнюю вре- ду, хотя и замыкает внутренний контур в связи с полученной из внешней среды информацией), поскольку не отвечает за состояние дел во внешней среде и по- этому считает информационный обмен не обязательным. Этим самым внешняя среда ставится в состояние неопределенности.

Ориентируясь на рис. 2, сформулируем понятия: предмет труда, средства труда и результаты труда руководителя применительно к любому процессу управления. Предметом труда управляющей системы (руководителей) явля- ется либо информация о состоянии объекта управления, либо информация из внешней среды об ее потребностях (требованиях) к конкретному объекту управления. Средствами труда руководителей являются мыслительная спо- собность головного мозга и технические средства сбора, переработки и переда- чи информации. Результатом труда руководителей является управленческое

решение, выработанное на основе: либо информации из объекта управления, либо информации из внешней среды.

Образно говоря, информация – это заготовка, мозг и технические средства

–   инструмент и оборудование, решение – готовая деталь.

Учитывая информационный характер предмета труда руководителя, что свидетельствует о преобладании умственного труда менеджеров, который явля- ется более утомительным для любого человека, следует обратить внимание на характер информации поступающей к менеджерам. По этому критерию ее можно классифицировать как:

·        положительную, т.е. информацию о положительных результатах де- ятельности в объекте управления руководителя;

·        нейтральную, т.е. не относящуюся к области деятельности руково- дителя;

·        отрицательную, т.е. информацию о возникших проблемах в объекте управления. Под проблемой следует понимать отличие между же- лаемым и действительным состоянием объекта управления (участок, отдел, бюро, цех и т.п.).

В настоящий момент ученые говорят о геометрическом возрастании потока информации, обрушивающейся на людей, но любой человек имеет ограничение на объем обрабатываемой им информации и превышение этого объема приво- дит к возникновению информационной перегрузки у руководителей, в состоя- нии которой невозможно адекватно обрабатывать и реагировать на поступаю- щую информацию. В управлении это влияет на качество результата труда руко- водителя – управленческое решение, реализуемое в процессе достижений целей организации. Учитывая масштаб последствий неправильных решений на успех деятельности организаций, следует свести к минимуму положительную, ис- ключить нейтральную (не относящуюся к делу) и сконцентрироваться на отри- цательной информации, поскольку именно проблемы являются препятствие при реализации цели.

Управление как функциональный процесс. С функциональной точки зрения управление есть не что иное, как исполнение следующих его основных функ- ций:

1.   Планирование.

2.   Организация.

3.   Контроль.

4.   Оперативное регулирование.

5.   Мотивация.

Функции управления – это самостоятельные, специализированные и обо- собленные участки управленческой деятельности. Эти функции называются ос- новными, потому что они должны исполняться при исполнении всех специфи- ческих функций. Под специфическими функциями понимаются те из них, для исполнения которых создаются функциональные службы на промышленных предприятиях и в других организациях, которые связаны со спецификой их деятельности. Выделение специфических функций управления необходимо для

организации управления, формирования штатов и организационной структуры. Они отражают специфику деятельности конкретной социально-экономической системы.

Все основные функции управления взаимосвязаны между собой и образу- ют управленческий цикл, представленный на рис. 3. Функция мотивации долж- на выполняться руководителем всегда независимо от того какую основную функцию управления он исполняет в текущий момент. Поэтому на рисунке она пронизывает все остальные функции.

Рис. 3. Схема функционального управленческого цикла

Кратко охарактеризуем задачу каждой основной функции управления.

Задача планирования предполагает принятие конкретного варианта реше- ния, постановку цели и разработку плана ее реализации.

Задача организации заключается в разработке организационной структуры управления для выбранного варианта, наполнение ее кадрами с соответствую- щими функциями и ответственностью.

Задача контроля заключается в проверке результатов в течение всего про- цесса достижения цели (целей) в заранее установленные сроки.

Задача оперативного регулирования заключается в сведении к минимиза- ции различий между плановым и фактическим состоянием объекта управления. Она не осуществляется, если на стадии контроля не выявлено отклонений.

Задача мотивации заключается в стимулировании действий работников к деятельности по достижению целей предприятия.

Специфические (специальные) функции управления можно разделить на функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.

Функции управления ресурсами:

·        управление запасами;

·        управление финансами;

·        управление персоналом.

Функции управления процессами. В любой организации протекает множе- ство процессов, начиная от самого общего процесса управления и до более кон-

кретных: процессы реализации общих функций управления, процессы комму- никаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт про- дукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления процессами:

·        управление материально-техническим снабжением;

·        основным производством;

·        вспомогательным производством;

·        обслуживающим производством;

·        совершенствование управления;

·        управление сбытом;

·        маркетингом и т.д.

Функции управления результатами. К результатам (выходам системы) от- носят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответственно выделяют конкретные функции:

·        управление качеством;

·        производительностью;

·        управление затратами.

Скачано с www.znanio.ru