Внутренняя и внешняя среда организации

Внутренняя и внешняя среда организации

Внутренняя среда организации – это перечень всех внутриорганизацион- ных факторов, процессов и ресурсов организации, влияющих на функциони- рование и развитие организации. Состояние внутренней среды организации во многом зависит от тех решений, которые принимают ее менеджеры. Внутрен- няя среда является тем потенциалом (возможностью, силой), который исполь- зуется организацией при реализации своих целей, да собственно говоря, и цели любой организации должны соответствовать ее возможностям. Существуют различные точки зрения на компоненты (составляющие) внутренней среды предприятия. Рассмотрим некоторые из них.

Под внутренней средой организации понимается совокупность присущих ей свойств, так называемых «внутренних переменных». К ним относятся:

1)    Разделение труда – обособление различных видов деятельности и за- крепление их за конкретными субъектами. Это служит основой их дальнейшей специализации. Разделение труда бывает двух типов: горизонтальное – по ви- дам деятельности, и вертикальное – между руководителями и исполнителями.

2)    Технология, или связь между отдельными видами работ. Технология - любое средство преобразования исходных материалов, будь то люди, информация или физические материалы - для получения желаемых продукций или услуг.

Выделяют четыре основных типа технологий:

-   складывающаяся – характеризуется тем, что все работы в рамках органи- зации, направленные на достижение общего конечного результата, при этом слабо связаны между собой, и завершенность им придает последняя операция (сборка);

-   последовательная – предполагает, что работы вытекают друг из друга, и ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая (конвейер);

-   связанная – означает, что работы взаимно обусловлены, но не обязательно их выполнение в строгой последовательности (отработка документа разными специалистами);

-   групповая – заключается в том, что работы выполняются на одном стацио- нарном объекте (строящийся дом).

3)    Дифференциация – распределение работ между отдельными участни- ками трудового процесса, когда каждый получает определенный конкретный результат, имеющий самостоятельную ценность, но с точки зрения организации не являющийся законченным целым (изготовление отдельной детали).

4)  Интеграция дополняет дифференциацию и предполагает сотрудничество исполнителей, придающее трудовому процессу единство и целостность. Инте- грация – это процесс объединения усилий различных подсистем (подразделе- ний) для достижения целей организации.

5)    Организационный порядок – это совокупность автоматически дейст- вующих норм и правил поведения и решения управленческих задач, в соответ- ствии с которым исполнители могут поступать самостоятельно, не обращаясь за указаниями к руководству.

6)     Взаимоотношения участников организации. Они могут быть: либо деловыми, связанными с выполнением служебных обязанностей, либо эмоцио- нальными, основанными на симпатиях и антипатиях. ⁵

Американские авторы М.Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури предлагают выделять пять внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология, люди. ⁶

Организацию они определяют как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей и рассмат- ривают ее как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Целями называются конкретные конечные результаты или состояния, ко- торых хотят достигнуть работники предприятия совместными усилиями.

Структура предприятия представляет собой соотношение уровней управления и функциональных подразделений (функциональных областей - об- ластей деятельности, в которых функционируют подразделения в интересах ор- ганизации в целом. Сюда относятся маркетинг, производство, обучение кадров, планирование финансовых ресурсов), используемых для достижения целей.

Задача – это работа или ее часть, которая должна быть выполнена в опре- деленный срок и определенным образом в процессе реализации цели.

Технология – это любое средство (машины, механизмы, инструменты, на- выки, приемы, знания), с помощью которого элементы входа (заготовки) пре- образуются в элементы выхода (готовая деталь).

5 Веснин В.Р. Менеджмент в вопросах и ответах: Учеб. Пособие. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.

⁶ Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: «Дело», 2000.

Люди – это конкретные лица, составляющие коллектив предприятия со всем разнообразием их индивидуальный и коллективных качеств и поведения.

Все внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют со- циотехническую систему (потому что они имеют социальный компонент (лю- дей) и технический компонент (другие внутренние переменные) (рис.9).

Данная схема дает понимание того, что при принятии решения по измене- нию какой-либо внутренней переменной руководитель должен учитывать влия- ние этого изменения на другие переменные и принимать соответствующие ре- шения по их адаптации. Например, в организации принимается решение по из- менению технологии производства продукции, при этом следует обратить вни- мание на уровень подготовки персонала (люди), провести корректировку задач, которые будут ставиться перед работниками, проанализировать организацион- ную структуру на предмет ее соответствия новой технологи и провести разъяс- нительную работу среди сотрудников предприятия (о необходимости ее прове- дения. О таких ситуациях будет говориться в главе 9).

Структура

Люди                              Цели                         Задача

Технология

Рис. 9. Социотехническая система

Отечественные авторы, в частности О.С. Виханский и А.И. Наумов, рас- сматривают внутреннюю среду организации с точки зрения функциональных процессов реализуемых в ней и необходимых для успешного функционирова- ния.⁷ Как правило, выделяют следующие основные процессы:

•       производственный процесс;

•       маркетинговая деятельность;

•       финансовая деятельность;

•       процессы управления персоналом;

•       управленческий (административная деятельность) процесс;

•       эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством состоит в осуществлении управления процес- сом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе

⁷ Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 1999.

в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: управление разработкой и   проектированием продукта; выбор технологического процес- са, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полу- фабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конеч- ной продукции; контроль качества.

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятель- ности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организа- ции и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразо- вание; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт, по- слепродажное обслуживание.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. Для это- го осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формиро- вание денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала органи- зации.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими    ресурсами (найм,    подготовка    и     переподготов- ка). Также предполагается выполнение всех управленческих действий, свя- занных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма.

Общее управление организацией должно обеспечить эффективное взаимо- действие всех функциональных областей между собой посредством рациональ- ного построения организационной структуры управления, обеспечения органи- зационного взаимодействия путем разработки должностных инструкций, поло- жений о подразделениях и т.п.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с дея- тельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть про- блемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

Большое влияние состояние на внутреннюю среду организации оказывает организационная культура компании, о которой речь пойдет позднее.

Существуют различные подходы к определению компонентов внутренней среды организации. Наиболее известными методами являются: модель «7 – S» Mc-Kinsey и модель внутренней среды организации по Надлеру-Ташмену.

Модель «7 – S» Mc-Kinsey», которую разработали Томас Дж. Питерс, Роберт Х. Уотермен и Джульен Р. Филипс в 1978 г. Модель (рис.10) представляет со-

бой структуру, позволяющую рассматривать компанию как единое целое, диаг- ностировать организационные проблемы и разрабатывать программы действий. В идеальной организации каждый из S-факторов дополняет другие и система- тично приближает организацию к поставленной цели.⁸ Авторы модели рас- сматривают семь основных компонентов:

Рис. 10. Модель «7 – S» Mc-Kinsey (Т.Дж.Питерс, Р.Х.Уотермен, Дж.Р. Филипс)

Структура – оформленное базовое функциональное и ролевое распределе- ние сотрудников организации, лежащее в основе систем взаимоотношений, бизнес-процессов и прочих аспектов организации.

Системы и процедуры – формальные и неформальные процедуры реализа- ции процессов внутреннего и внешнего организационного взаимодействия.

Стратегия – наиболее общие принципы функционирования и развития ор- ганизации.

Сумма навыков – накопленные знания и технологии, оформленные в виде инструментария организации; способность организации принимать решения и действовать

Состав персонала – люди, сотрудники организации как личности.

Стиль управления – культура организации, т.е. совокупность вариантов поведения, мыслей, убеждений, символов, реакций и отношений, принятых в организации и разделяемых большинством её членов.

8 Питерс Т., Уотерман Р. В поисках эффективного управления. – М.: Прогресс, 1986.

Совместно разделяемые ценности – основополагающие ценности органи- зации, определяющие смысл её существования; фундаментальные идеи, на ко- торых строится бизнес.

К внешней среде организации относят все то, что ее окружает и оказывает на влияние на ее деятельность. Пристальное внимание к внешней среде стало проявляться примерно во второй половине ХХ века, что вполне обосновано со- бытиями мирового значения: уровень развития производительных сил, миро- вые войны первой половины ХХ века. После восстановления экономики стран Европы и устранения последствий второй мировой войны многие организации стали испытывать трудности в своей деятельности, вызванные затруднением сбыта произведенной продукции. Анализ причин возникших трудностей спо- собствовал, осознанию важности влияния изменений в окружении организации на ее деятельность и необходимость адаптации организации к этим изменени- ям. Фирмы начали сравниваться с живыми организмами, среди которых могут выжить только те, кто сможет приспособиться к происходящим вокруг них из- менениям.

Внешняя среда - это совокупность внешних факторов влияния на деятель- ность организации.

Анализ влияния внешней среды на деятельность организации способство- вал выделению факторов и группировке их по характеру воздействия на среды прямого и косвенного воздействия.

Среда дальнего окружения (глобальная среда):

-  это среда одностороннего (косвенного) воздействия;

-  факторы дальнего окружения напрямую не влияют на операции деятель- ности организации, но образуют определяющий контекст деятельности;

-  существует четыре основных группы факторов дальнего окружения: со- циальные, технологические, экономические, политические (табл. 4);

-  иногда к четырем группам факторов дальнего окружения добавляют еще две: социокультурные и  экологические.

Таблица 4

Основное содержание групп факторов косвенного воздействия

В понятие среды дальнего окружения необходимо включить понятие меж- дународной среды. Международная среда - среда бизнеса многонациональных компаний. Когда компания выходит за пределы страны своего происхождения и начинает осваивать зарубежные рынки, в действие вступают факторы между- народного бизнеса: уникальные особенности культуры, экономики, государст- венного и иного регулирования, а также политической обстановки.

-   Культура. Под культурой понимается господствующая в обществе систе- ма разделяемых всеми ценностей, верований, обычаев и преобладающих уста- новок.

-    Экономика. Фирмы, работающие в международной среде должны анали- зировать экономические условия тех стран, в которых они ведут бизнес.

-   Регулирующие положения – законы, государственное и общественное ре- гулирование, относящееся к вопросам налогообложения, ценообразования, экс- портно-импортных операций, отчетности перед государственными органами, рекламы и продвижения товара и т.д.

-    Политическая обстановка. Политическая и социальная напряженность в отношениях государств-участников международного бизнеса могут осложнять процессы закупки, производства, доставки, дистрибуции, продвижения и сбыта, или вообще делать их невозможными.

Существуют следующие пути проникновения организаций на междуна- родные рынки: ⁹

-    Экспорт. Организация продолжает производить всю продукцию в своей стране, при этом заключает сделки с иностранными покупателями.

-    Лицензирование. Организация может продать лицензию на производство своей продукции иностранной компании. Она предоставляет право использо- вать патенты или технологию, оказывает технологическую и административ- ную поддержку. Иностранная компания возмещает затраты организации в фор- ме лицензионных платежей или платы за услуги.

-    Совместные предприятия. Две или больше частных компаний или госу- дарств, вкладывают средства в производственные мощности совместного пред-

⁹ Дятлов, А.Н. Общий менеджмент: концепции и комментарии/ А. Н. Дятлов, М.В. Плотников, И.А. Мутовин -

М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.

приятия. Участники являются равными партнерами в деле и получают прибыль в зависимости от доли пакета акций каждого.

-   Прямые капиталовложения. Руководство организации решает выпускать продукцию своей фирмы за границей и сохранять полный контроль над произ- водством, маркетингом, финансами и другими ключевыми функциями.

Среда ближнего окружения (локальная среда) – это среда двусторонне- го (прямого) воздействия. К ним относятся факторы, непосредственно влияю- щие на деятельность организации и испытывающие такое же ответное влияние со стороны организаций.

Основные участники ближнего окружения – это: потребители, поставщи- ки, клиенты, органы местного самоуправления, конкуренты, консалтинговые фирмы, налоговые органы, таможенные органы и пр. В деятельности организа- ции учитываются интересы и мнения участников ближнего окружения.

Данные группы факторов различают по времени возникновения реакции на воздействие со стороны организации. Изменение факторов среды прямого воздействия требует быстрой адаптации деятельности организации (изменение цен на поставляемое сырье), а изменение факторов среды косвенного воздей- ствия влияет на организацию в стратегической перспективе (вступление России в ВТО повлияет на производство и сбыт отечественных товаров на отечествен- ном и зарубежном рынке).

Выделяют следующие виды отношений организации с внешней средой:

-       Реактивные - отношения, которые определяются преимущественно средой.

-       Адаптивные - отношения, которые определяются средой и функцией саморегуляции, присущей самой системе.

-       Активные - отношения, при которых существенную роль играют соб- ственные цели системы и преобразование системы происходит в соответствии с потребностями системы.

-        Самоорганизующиеся - отношения, при которых происходит гибкое и превентивное реагирование на изменения во внешней среде на основе посто- янной обратной связи и обучения. Источник преобразования при этом нахо- дится внутри самой системы.

Высокая

Динамика внеш- ней среды

Низкая

Сложность внешней среды

Высокая

Рис.10. Матрица неопределенности внешней среды

Внешняя среда имеет следующие особенности: сложность, динамика и неопределенность.

Сложность внешней среды - это количество факторов внешней среды, которые оказывают влияние на деятельность организации.

Динамика внешней среды - постоянное движение объектов и процессов внешней среды, т.е. изменение состояния факторов.

Неопределенность внешней среды - связана с тем, что большинство из- менений происходят с высокой степенью неопределенности (отсутствия полной информации о факторах внешней среды, а также уверенности в ее достоверно- сти), и с тем, что существует проблема осуществления мониторинга и прогно- зирования в условиях неопределенности.

Для оценки степени неопределенности внешней среды организаций можно использовать матрицу (рис. 10 и 11):¹⁰

Высокая

Динамика внеш- ней среды

Низкая

Низкая

Сложность внешней среды

Высокая

Скачано с www.znanio.ru