Введение в Excel

 Введение в Excel

  Рис. 8

Таблицы являются простым способом структурирования и хранения данных. Таблица есть набор строк и столбцов. Строки и столбцы таблицы обычно нумеруются буквами и цифрами (стиль A1, стиль R1C1):

Ячейка A2 в стиле А1 есть R2C1 в стиле R1C1 (Row – ряд, Column - колонка). Изменение текущего стиля выполняется через пункт меню СервисàПараметры..., далее àвкладка Общиеàфлаг Стиль ссылок R1C1 (рис. 9). В этом же окне можно изменить другие основные параметры Excel.

     Рис. 9

Ячейки таблицы организованы в рабочие листы (рис. 8). При ссылке на другой лист указывают имя листа, например Лист2!B1 – это ссылка на ячейку B1 листа 2.

Ячейка может содержать данные одного из следующих типов: а) число, дату/время; б) текстовую строку; в) формулу.

Формулы записываются со знаком = вначале, при этом формулы могут содержать имена (адреса, ссылки) других ячеек. Попробуйте самостоятельно заполнить ячейки А1-А5 (рис. 10):

Рис. 10

Пересчёт всех формул при изменении ячеек – одно из основных достоинств электронной таблицы. Измените любое число в ячейках А2-А4 – и сумма будет моментально пересчитана.

 Аналогичный результат можно получить значительно проще, если использовать кнопку å на Панели инструментов – в ячейку А5 будет вставлена функция суммирования СУММ():

1.       Выберите ячейку А5, т.е. ячейку под суммируемыми ячейками.

2.       Нажмите кнопку å, а затем Enter на клавиатуре.

 Изменить или просмотреть формулу (содержимое) в ячейке можно двумя способами: а) в строке формул (содержания), предварительно выбрав нужную ячейку; б) в самой ячейке, щёлкнув по ней два раза мышью.

 Выполнять операции с ячейками и изменять её свойства удобно через контекстное меню (рис. 11), которое выпадает при щелчке правой кнопкой мыши по ячейке или группе выделенных ячеек. Чаще пользуйтесь этим способом доступа к свойствам ячейки.

Рис. 11

Различают относительные и абсолютные ссылки (имена, адреса) ячеек. Абсолютные ссылки записываются со знаком $:

А1        – относительная ссылка;

$A$1    – абсолютная ссылка (и на строку и на столбец);

$A1      – на столбец абсолютная, на строку – относительная;

A$1      – на столбец относительная, на строку – абсолютная.

Функциональное различие типов ссылок проявляется лишь при копировании ячеек: относительные ссылки корректируются при копировании, а абсолютные – нет!

Попробуйте самостоятельно. В качестве примера скопируйте формулу из ячейки А5 в В5. Копирование можно выполнить двумя способами:

·         через буфер обмена: скопируйте А5 в буфер (Ctrl-C), затем вставьте в В5 (Ctrl-V);

·         перетаскиванием: зацепитесь за правый нижний угол ячейки А5 и перетащите формулу в В5, как на рисунках ниже:

Поскольку в ячейке А5 формула с относительными адресами, то в ячейку В5 скопируется формула =СУММ(В2:В5), т.е. относительные адреса корректируются.

Если в ячейку А5 записать формулу с абсолютными адресами =СУММ($A$2:$A$4), то после копирования в В5 будет та же формула, что и в А5, т.е. адреса не изменятся.

В стиле R1C1 относительные ссылки записываются с указанием смещения от текущей ячейки. Например, для ячейки R5C2 сумма 3-х верхних ячеек записывается так:

=СУММ(R[-3]C:R[-1]C).

Рис. 12

 По умолчанию копируется всё: и формула и значение. Если требуется скопировать не формулу, а только значение, то копируйте через буфер обмена, вместо команды Вставка используйте команду из меню ПравкаàСпециальная вставка…, а в окне (рис. 12) выберите радиокнопку значения.

 Ячейки можно именовать, т.е. присваивать абсолютные имена. Используйте пункт меню ВставкаàИмяàПрисвоить…. В окне Присвоение имени выделенной ячейке Лист1!$A$4 присваивается имя Сумма:

Полезным способом быстрого заполнения последовательных ячеек значениями некоторого ряда в Excel является автозаполнение по образцу:

1.       В две последовательные ячейки следует записать первые два значения числового ряда – образец.

2.       Выделить эти два значения мышью, потянуть и размножить на последующие ячейки до нужного значения – получатся  следующие значения ряда.

Попробуйте самостоятельно. На рисунке выше подготовлены образцы для трёх различных рядов – двух числовых и одного текстового. Подготовьте у себя эти образцы и заполните ряды согласно п.2, как показано ниже:

Для текстовых рядов значения списка должны быть подготовлены заранее. Просмотреть имеющиеся и создать новые текстовые ряды можно через пункт меню СервисàПараметры…àвкладка Списки.

При большом количестве строк и столбцов на листе удобно применять закрепление областей. Обычно закрепляют заголовки столбцов или строк таблиц – данные при этом можно прокручивать с помощью полос прокрутки (колесика мыши).

Попробуйте самостоятельно. Для закрепления строк следует выделить первую прокручиваемую строку, как на рисунке ниже, и выбрать пункт меню ОкноàЗакрепить области. Здесь строки 1 и 2 будут закреплены при вертикальной прокрутке.

Аналогично, выделением столбца, закрепляются столбцы. Для одновременного закрепления и столбца и строки, следует выделить первую прокручиваемую ячейку (на рисунке выше B3) и выбрать пункт меню ОкноàЗакрепить области. Снять закрепления областей можно через пункт меню ОкноàСнять закрепление областей.

 Вставка новой строки (столбца) в таблицу – пункт меню ВставкаàСтроки. (ВставкаàСтолбцы) Удаление ненужной выделенной строки или столбца –пункт меню ПравкаàУдалить….

Форматирование и оформление данных

Форматирование ячейки – установка правил ввода и отображения данных. Форматировать ячейку, выделенную группу ячеек, группу строк, столбцов или целый лист можно через меню Формат. Но проще пользоваться командой Формат ячеек… выпадающего контекстного меню (рис. 11). В любом случае откроется окно Формат ячеек, в котором можно настроить варианты отображения содержимого ячейки (рис. 13).

Excel пытается "угадать" формат отображения вводимых данных. Например, если вы введёте дату 12-02-2002, то по умолчанию установится формат Дата, если – проценты 77%, то установится Процентный формат и т.д. Если формат не удается установить, то устанавливается Общий формат. Для большинства числовых форматов можно выбрать тип и число десятичных знаков дробной части.

Рис. 13

Рис. 14

На рис. 14 показано число 1500,5 в различных форматах отображения, имеющихся в окне Формат ячеек (рис. 13). Самостоятельно поэкспериментируйте с форматами отображения данных в ячейке. Часть возможностей по форматированию данных выведены в виде кнопок на Панель управления.

Для оформления активно используйте другие закладки окна Формат ячеек (рис. 13), в частности вкладку Выравнивание (рис. 15). В ней вы найдете часто необходимые возможности: перенос по словам, объединение ячеек и наклонная ориентация текста.

Рис. 15

Попробуйте самостоятельно. Используя возможности вкладки Выравнивание, подготовьте в Excel следующую шапку для таблицы:

Как видно, в ячейках А3 и В3 используется перенос по словам, пары ячеек D2-E2 и F2-F3 объединены, а в ячейках С3 и F2-F3 используется наклонная ориентация текста. Для наклона текста следует переместить красный ромбик в поле Надпись на нужный угол.

 Дополнительной возможностью оформления ячейки являются примечания. Ячейка с примечанием помечается красным уголком – при наведении указателя мыши на ячейку скрытое примечание выводится в отдельном окне. Примечание можно постоянно отображать на экране, перемещать по экрану.

Добавить примечание к ячейке проще всего командой Добавить примечание выпадающего контекстного меню (рис. 11). Разумное использование примечаний является хорошим тоном, особенно, если вы готовите документ для использования другими.

 На вкладке Защита (рис. 15) Вы можете запретить/разрешить изменение конкретных ячеек с помощью флага Защищаемая ячейка. После установки/снятия флагов защит нужных ячеек следует выполнить защиту листа: пункт меню СервисàЗащитаàЗащитить лист…. По умолчанию на листе все флажки Защищаемая ячейка включены, т.е. выполнение пункта меню СервисàЗащитаàЗащитить лист…приводит к защите всех ячеек.

Скачано с www.znanio.ru