Документация и ее роль в системе управления

Документация и ее роль в системе управления.

Информация является исходным моментом и результатом ра­боты аппарата управления, необходимым условием и способом фиксации производимых действий, а также предметом труда уп­равленческих работников. Она служит основой для принятия реше­ний и их выполнения.

Выделяют недокументированную и документированную инфор­мацию. К недокументированной информации относятся устные сообщения, передаваемые непосредственно или по телефону, а также визуальные сообщения, получаемые с помощью разнообразных счет­чиков, регистрирующих устройств, телевизионных установок, ви­деотерминальных устройств и др. Однако преобладающей формой и носителем информации является документ.

Документ - материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитофонная лента и т.п.) с зафикси­рованной информацией, предназначенной для передачи во времени и пространстве.

Вопросы работы с документами регулируются законодательством РБ, комитетом по архиву и делопроизводству и др. организациями. Грамотно составленный документ вызывает трудовой подъем, непродуманный - пятно и дискредитацию составителя.

Документальная информация охватывает все стороны деятель­ности, как предприятий, так и вышестоящих органов управления сельскохозяйственным производством, всего народного хозяйства; на ее основе строятся бухгалтерский и статистический учет, пла­нируется производственно-финансовая деятельность сельскохозяй­ственных предприятий и объединений.

В управленческом документе заключена информация, использу­емая для решения задач управления. Как носитель информации он является элементом внутренней организации любого предприя­тия, обеспечивая взаимодействие подразделений, органов, служб с исполнителями.

Документальная информация служит основой для принятия уп­равленческих решений и средством контроля за их исполнением. Одновременно документ является своеобразным материалом для обработки, позволяющим быстро извлекать нужную информацию при минимуме затрат труда. От качества составления документов, их оформления, исполнения и хранения зависит четкость органи­зации управления.

Во многих случаях составление документа устанавливается за­коном, соответствующими актами органов государственного управ­ления. Следовательно, он является обязательным и служит сред­ством укрепления социалистической законности, контроля за испол­нением. Кроме того, документ – это деловая бумага, юридически под­тверждающая какой-либо факт или право на что-то.

Совокупность операций по снабжению всех звеньев предприя­тия необходимой документированной информацией составляет сфе­ру делопроизводства. Вопросы обеспечения процессов управления недокументированной информацией, а также подготовка неформализуемой части документов составляют непосредственно содержа­ние работ по той или иной функции управления и, следовательно, не относятся к делопроизводству.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т. д., называется документацией.

Документационное обеспечение, будучи вспомогательной функ­цией аппарата управления, имеет дело с любыми документами, ко­торые образуются на предприятии, независимо от их характера, назначения и других особенностей. Правила выполнения операций с документами представляют процедуры по документационному обеспечению.

Документационное обеспечение процессов управления представляет систему операций, направленных на решение двух задач: создание документов, определение их формы, содержания и обслу­живание работников управления предприятия документирован­ной информацией, необходимой для выполнения возложенных на них функций.

Документационное обеспечение является неотъемлемой часть любой функции управления, поскольку ни одна из них не может обойтись без подготовки, передачи, оформления, хранения и ис­пользования документов. С помощью документации начинается, учитывается, регулируется и завершается большинство операций по управлению производством.