Документирование деятельности отдела кадров и направление его совершенствования

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ОТДЕЛА КАДРОВ  1.1. Деятельность отдела кадров в ГБПОУ «Волгоградский  технологический колледж» 1.2. Обязательные документы отдела кадров в ГБПОУ  «Волгоградский технологический колледж ГЛАВА 2. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ  В ГБПОУ  «ВОЛГОГРАДСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» 2.1. Характеристика ГБПОУ «Волгоградский технологический  колледж» 2.2.Анализ документов в отделе кадров в ГБПОУ «Волгоградский  технологический колледж» ГЛАВА 3 ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЯ Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 ВВЕДЕНИЕ Кадровое   делопроизводство   –   это   отрасль   деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала. Традиционно   к   кадровому   делопроизводству   относят   вопросы разработки   и   ведения   документации,   связанной   с   управлением   персоналом, движением кадров и кадровым учётом. Документирование   трудовых   правоотношений   очень   важный   процесс любой организации. От качества ведения кадрового делопроизводства зависит успех   организации.   Поэтому   следует   уделить   значительное   внимание деятельности кадровой службы. Эффективность деятельности любой организации во многом определяет качество   организации   работы   с   документами.   Особую   группу   документов составляет кадровая документация, поскольку в кадровом делопроизводстве практически   за   каждым   документом   стоят   судьбы   людей.   Ошибки, допускаемые   при   составлении   и   оформлении   кадровой   документации, организации   работы   с   ней   не   редко   приводят   к   социальным   конфликтам, дестабилизирующим   коллектив.   Поэтому   к   документированию   трудовых отношений предъявляются повышения требования. На   сегодняшний   день   любая   профессиональная   деятельность,   частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов.   Документы   разнообразны:   учредительные   документы,   устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно­ распорядительных   и   т.д.   Каждый   из   этих   документов   имеет   определенное Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним. В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы   делопроизводства.   Для   этого   нам   понадобится   не   только   знание делопроизводства,   но   и   знание,   как   грамотно   оснастить   рабочие   места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения,   связанные   с   внедрением   новейший   техники   и   технологии   в обработку   передачу   и   хранения   документов,   это   более   высокий   уровень технологического   процесса,   позволяющий   кардинально   повысить производительность   и   качество   делопроизводства.   В   связи   с   этим предъявляются   более   высокие   требования   к   квалификации   и   уровню подготовки работников в сфере делопроизводства. Слово "делопроизводство " появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение. В   другом   источнике   "делопроизводство"   определяется   как: Делопроизводство   –   «отрасль   обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами», т.е.   деятельности, делопроизводство   неразрывно   связано   с   документами,   с   их   созданием   и обработкой. Итак,   делопроизводство   –   это   процесс   создания   документа   и последующей   работы   с   ним,   а   документ   –   это   носитель   информации. Информация,   согласно   Федеральному   закону   «Об   информации, информатизации и защите информации» – это «сведения о лицах, предметах, Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 фактах,   событиях   явлениях   и   процессах   независимо   от   формы   их представления». Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер – только более удобное средство для работы с ней. ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА КАДРОВ 1.1 деятельность отдела кадров Отдел   кадров  ­   это   структура   в   организации,   которая   занимается управлением персоналом.  Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.  Цель отдела кадров Цель   отдела   кадров   ­   это   способствование   достижению   целей предприятия   (организации)   путем   обеспечения   предприятия   необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.  Подбор   работников   ведется   с   помощью   специально   разработанных стратегий:   подачи   информации   о   вакансиях   в   СМИ   и   службы   занятости населения,   применения   методик   отбора,   тестирования,   процедур   адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.  Задачи отдела кадров Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 Основная   задача   отдела   кадров   ­   правильно   учитывать   работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.  Также основными задачами отдела кадров являются:   организация   отбора,   набора   и   найма   персонала   необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально  разработанных   стратегий:   от   подачи  информации   о   вакансиях  в СМИ   и   службы   занятости   населения   до   применения   методик   отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;     создание эффективной системы штатных сотрудников;  разработка карьерных планов сотрудников;  разработка кадровых технологий.  Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный   фонд   РФ,   страховые   компании,   Налоговую   и   Миграционную службы.  Функции отдела кадров Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.  К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:   определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;   анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;   внедрение систем мотивации труда;  Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17   подготовка штатного расписания предприятия;  оформление   личных   дел   сотрудников,   выдача   по   требованию работников справок и копий документов;   проведение   операций   с   трудовыми   книжками   (прием,   выдача, заполнение и хранение документов);   ведение   учета   отпусков,   составление   графиков   и   оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;    организация аттестаций сотрудников;  подготовка планов повышения квалификации сотрудников.  Структура отдела кадров Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.  В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.  В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.  В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех­четырех кадровых специалистов  На   крупных   предприятиях,   где   работает   500   и   более   человек,   отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.  Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами:  Для   эффективного   выполнения   своих   функций   кадровой   службе необходимо постоянно   и   тесно   взаимодействовать   с   другими   отделами предприятия:   Взаимодействие с бухгалтерией организации : Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.  Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии   приказов   об   увольнении,   зачислении   на   работу,   о   командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.   1.2   Обязательные   документы   отдела   кадров   в   ГБПОУ «Волгоградский технологический колледж  Кадровое   делопроизводство   —   это   деятельность,   направленная   на разработку   и   ведение   документов,  связанных   с   учетом   персонала,   рабочего времени, расчетов по оплате труда. Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:       оформление приема на работу; внутреннее перемещение работников; увольнение; регулирование отношений между руководителем и сотрудниками; организация трудового процесса; иные Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 Правильная   организация   кадрового   учета   способствует   решению   ряда задач. Его основные цели представлены в таблице: Направление кадровой работы Учетно­ контрольное Планово­ регулятивное Отчетно­ аналитическое Выполняемые задачи прием, учет, увольнение персонала. подбор, перемещение, адаптация работников.     изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов. подготовка,   обучение,   переподготовка персонала;  прием   работников   по   служебным   и Координационно­ личным вопросам; информационное  обработка   письменных   обращений трудящихся; Организационно­ методическое Документальное       архивная и справочная деятельность. документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство. ведение личных дел, трудовых книжек; составление   приказов,   бумаг   для персонифицированного учета; Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17  оформление   больничных,   пенсионных свидетельств и т. д. Обязательные документы ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу,  включающую ряд обязательных локальных нормативных документов. К ним относятся: Устав Основной учредительный документ. В нем  прописана правовая форма предприятия, учредители,  сфера деятельности, порядок приема и увольнения  руководителя, его полномочия. Многие внутренние  нормативные акты компании составляются на основании  положений Устава. Правила   Наличие документа предусматривают ст. 189, распорядка труда  (далее — Правила) 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу  и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон  соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений  и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых  отношений на предприятии.  Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по  поводу принятия документа. В организациях, где  персонал трудится ненормированный рабочий день,  Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 должен существовать Перечень соответствующих  должностей и профессий. Он оформляется в виде  приложения к Правилам. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой  распорядок  Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены  требования, обязательные для выполнения при обработке  персональной информации о работниках, обеспечение их  защиты, использования, хранения.  Персональной считается информация об  отдельно взятом труженике, нужная работодателю для  трудовых отношений. Работники должны быть  ознакомлены с документами, определяющими порядок  обработки их данных. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников Оно находится в отделе кадров. Каждого работника Инструкция о  защите  персональных  данных Положение об охране труда ознакамливают с документом. На предприятиях с  численностью сотрудников более 50 человек должна  График  сменности Бумаги по  нормированию  труда присутствовать должность специалиста по охране труда. Применяется в компаниях со сменным графиком  труда. Документ является срочным и действует  определенный период на усмотрение работодателя. В них отражаются необходимые временные затраты  на изготовление продукции (выполнение работ) одним  сотрудником или группой и установление на их основе  трудовых норм Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 Документ должен включать следующие позиции:  сведения о юр лице: название, адрес, телефон, ФИО и должность  руководителя;   данные паспорта сотрудника; должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и  рабочего места (основное или дополнительное);  перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к  данной должности;  сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении  отпусков;    рабочий график, оплата переработки; причины для прекращения действия договора и иные условия; подписи и реквизиты сторон, печать предприятия. Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может  провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению  риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.   Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 ГЛАВА 2. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ГБПОУ «ВОЛГОГРАДСКИЙ 2.1. Характеристика ГБПОУ «Волгоградский технологический колледж» ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Государственное   бюджетное   профессиональное   образовательное учреждение «Волгоградский технологический колледж» – одно из крупнейших профессиональных   образовательных   учреждений   на   Юге   России. В   1953   году   Постановлением   Правления   Совета   промысловой   кооперации РСФСР   тот   12   октября   953   г.   №   674   "Об   организации   Сталинградского, Бийского,   Кимрского,   Спас­Клепиковского   и   Омского   технологических техникумов   Роспромсовета"   был   основан   Сталинградский   технологический техникум.  Приказом   председателя   государственного   комитета   Совета   министров РСФСР по делам местной промышленности и художественных промыслов от 17   ноября   1961   г.   №   255   "О   переименовании   Сталинградского технологического   техникума   в   Волгоградский   технологический   техникум" Сталинградский технологический техникум переименовался в Волгоградский технологический   техникум.   Волгоградский   технологический   техникум находился в ведении Министерства бытового обслуживания населения РСФСР, впоследствии   преобразованного   в   Российский   государственный   Союз предприятий и организаций бытового обслуживания населения, а затем в ОАО "Росбытсоюз".  Приказом   ОАО   "Росбытсоюз"   от   28   декабря   1991   г.   №   443   "О переименовании   образовательных   учреждений   среднего   профессионального образования   бывшего   Министерства   бытового   обслуживания   населения РСФСР"   Волгоградский   технологический   техникум   переименовался   в Волгоградский технологический колледж.  Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 В   2006   году   приказом   Федерального   агентства   по   образованию Российской   Федерации   от   28   декабря   2006   г.   №   1674   "О   переименовании государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования   "Волгоградский   технологический   колледж"   Волгоградский технологический   колледж   переименовался   в   федеральное   государственное образовательное   учреждение   среднего   профессионального   образования "Волгоградский технологический колледж".  Распоряжением   Правительства   Российской   Федерации   от   29   декабря 2011 г. № 2413­р "О передаче субъектам Российской Федерации федеральных государственных   образовательных   учреждений   среднего   профессионального образования"   федеральное   государственное   образовательное   учреждение среднего   профессионального   образования   "Волгоградский   технологический колледж" было передано в ведение Волгоградской области и в соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 27 февраля 2012 г. №   122­п   "О   переименовании   государственных   образовательных   учреждений среднего профессионального образования" переименовано в государственное бюджетное   образовательное   учреждение   среднего   профессионального образования "Волгоградский технологический колледж".  Постановлением   Правительства   Волгоградской   области   от   22   апреля 2015   г.   №   201­п   "О   переименовании   государственных   образовательных учреждений, подведомственных комитету образования и науки Волгоградской области"   государственное   бюджетное   образовательное   учреждение   среднего профессионального   образования   "Волгоградский   технологический   колледж" переименовано   в   образовательное учреждение "Волгоградский технологический колледж". государственное   бюджетное   профессиональное Государственное   бюджетное   профессиональное   образовательное учреждение   "Волгоградский   технологический   колледж"   является Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 правопреемником государственного бюджетного образовательного учреждения среднего   профессионального   образования   "Волгоградский   технологический колледж". Сегодня   колледж   –   инновационное   образовательное   учреждение, осуществляющее   подготовку   около   2500   студентов   по   18   специальностям среднего образования. Волгоградский   технологический   колледж   награжден   Орденом   Высшего профессионального     международного   общественного   признания   заслуг   и   достижений   лидеров прогресса XXI века «Слава России», внесен в реестр «100 лучших ССУЗов России»,   является   победителем   Всероссийского   конкурса   «Лидер   в образовании». Материально­техническая база колледжа включает: ­студенческое женское общежитие; ­ учебно­лабораторный корпус; ­ производственные мастерские; ­ библиотеку и два читальных зала, один из которых – электронный; ­ салон­парикмахерскую; ­ дизайн­студию; ­ спортивный и тренажерный залы, стрелковый тир; ­ редакционно­издательский отдел; ­ многофункциональный центр прикладных квалификаций; Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17 ­   более   двадцати   учебных   кабинетов   вычислительной   техники, объединенных   локальной   сетью   и   подключенных   к   сети   INTERNET   через выделенный канал.  Научно­методическая   и   опытно­экспериментальная   работа   реализуется   проекты.   международные целевые   и   региональные через   В   учебном   заведении   созданы   все   условия   для   творческой   деятельности. Студенты   принимают   участие   в   региональных,   всероссийских   и международных конкурсах профессионального мастерства и олимпиадах. В учебном заведении создана сеть производственных экспериментальных студенческих площадок: • студенческие парикмахерский и косметический салоны; • студенческая дизайн­студия; • студенческие театры моды и красоты «Феерия» и «Фигаро»; • студенческая учебная гостиница; • студенческая туристическая фирма «Виктория»; • студенческая юридическая клиника «Право». Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата ВКР17. РПЗ 46.02.01.4601 Лис т17