Документы и их классификация

Документы и их классификация.

Документ по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Способами закрепления информации являются следующие: письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы по их унификации, является важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации:

-         письменные (созданные рукописным или машинописным способом);

-         графические (чертежи, карты, рисунки, схемы, планы);

-         фото- и кинодокументы (на специальных носителях);

-         акустические (позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации).

По содержанию:

- организационные (устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции…);

- распорядительные (приказы, распоряжения, решения по основной деятельности);

- информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы...).

По наименованию:

Приказы, справки, акты, инструкции, протоколы, контракты и др.

По видам:

- типовые (разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер);

-         примерные (разрабатываются вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер);

-         индивидуальные (разрабатываются конкретными органами для внутреннего пользования).

По степени сложности:

-         простые (содержащие один вопрос);

-         сложные (несколько вопросов).

По месту составления:

- внутренние (документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения);

- внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (входящие документы – документ, которые поступили в учреждении от других организации; исходящие документы – документы, которые учреждение отправляет другим учреждениям).

По срокам исполнения:

-           весьма срочные;

-           срочные;

-           несрочные.

По происхождению:

-         служебные;

-         официально-личные.

По степени гласности:

-         обычные;

-         для служебного пользования;

-         конфиденциальные;

-         секретные.

По юридической силе:

-         подлинные;

-         подложные.

По назначению:

- подлинники (первоначальный документ, содержащий исходящую информацию, надлежащим образом оформленной);

- копия (точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная).

Виды копий:

-         отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя;

-         выписка – это копия части документа;

-         дубликат – 2 экз. документа, выданный в связи с утратой подлинника.