Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов.

Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования – это завершающая работа с документами в делопроизводстве.

Организация хранения осуществляется централизованно и децентрализовано, однако наиболее часто используется смешанная система хранения документов.

Группы хранения документов

1. документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

2. документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);

3. документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

4. документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения любого документа всегда начинается отчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Систему исчисления сроков хранения документов можно представить в виде таблицы:

Оперативное хранение дел

Дела текущего хранения хранятся централизованно в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях.

Документы должны хранится в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу.

На корешке каждого дела указывается его номер по номенклатуре дел, сама номенклатура прикрепляется к внутренней дверце шкафа.

В течение делопроизводственного года сотрудники делопроизводственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время.

Другие сотрудники получают доступ к хранящимся документам только по разрешению руководства.

На место выданного дела вкладывается карта-заместитель (см. приложение к уроку 1 – карта-заместитель дела), на место выданного документа дела вкладывается лист-заместитель (см. приложение к уроку 2 – образец листа-заместителя документа дела). После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать и выдавать документы из дел можно лишь в исключительных случаях (по требованию судебно-следственных органов и т.п.) с разрешения руководителя учреждения.

В дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В случае выдачи дела целиком составляется карта-заместитель.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают хранится в структурных подразделениях.