Характеристика современных регистрационных форм

Характеристика современных регистрационных форм.

В организациях, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации не применяется, так как устарела и имеет ряд недостатков:

- запись ведется в последовательности отправления, поэтому ее может вести один человек;

- приводит к дублированию этой операции в структурных подразделениях, где документ готовился;

- не дает возможности справочной работы с документами.

Преодолеть эти недостатки журнальной формы регистрации позволяет карточная форма.

Форма регистрационно-контрольной карточки РКК и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь форма А5 (148х210) или А6 (105х148).

Создание и ведение больших картотек – это трудоемкая работа, требующая хорошо организованную службу документационного обеспечения управления. В крупных организациях использование карточной системы нецелесообразно и неэффективно. На смену РКК пришли автоматизированные системы регистрации.

При использовании автоматизированных форм регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная заполняется на компьютере.

Регистрационная карточка, специальная программа на компьютере может иметь те же графы регистрационного журнала. По своему усмотрению можно выбрать во всех регистрационных формах оптимальный состав граф, исключив лишнее или что-либо добавив.