Краткая история развития делопроизводства

Краткая история развития делопроизводства 1.1. Приказное делопроизводство XV – XVII вв. Система   государственного   делопроизводства   начинает   складываться   в   период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению  –  князьям   и   боярам   по   разрешению   отдельных   вопросов   государственного управления.   Их   деятельность   объединялась   высшим   правительственным   учреждением  – Боярской   Думой.   Московским   великим   князьям   удалось   создать   сильную централизованную     систему   управления,   в   которой   все   важнейшие   функции административного   управления  выполняли  Боярская  Дума и  приказы.  Именно поэтому период   становления   и   развития   государственного   делопроизводства   принято   называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. Этот период управления не составлял стройной системы и строился на системе «поручений», передавался в ведении одного лица по степени доверия к нему великого князя. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно неизвестно, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказный   судья   (в   некоторых   приказах   судей   было   по   два   и   более;   они   назывались товарищами главного судьи). В его ведении состояли дьяки – от одного от трёх, а к концу XVII  века   в   крупных   приказах   –   от   6   до   10   человек.   В   ведении   дьяков   находились подьячие, которые в соответствии стажем делились на “старых” (старших), «середних» и «молодшых» (младших).  Для   приведения   в   исполнение   разных   распоряжений   существовали   особые должности   –   толмачи,   трубники,   недельщики   и   др.   В   их   обязанности   входило   также доставлять   переписку   приказов   по   принадлежности,   вызывать   тяжущихся   на   суд   и   др. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей; они   хранили   дела   и   вели   письмоводство.   Старшим   подьячим,   наиболее   опытным   и уважаемым   и   подьячим   «средней   руки»   доверялась   сложная   работа,   связанная   с подготовкой   решений   по   делам,   хранением   дел,   опечатыванием   архивных   сундуков. Младшие   подьячие   не   пользовались   особым   доверием.   Многие   царские   указы  XVII  в., обращают   внимание   на   необходимость   строго   контролировать   работу.   За   ошибки, допускаемые   в   официальных   документах,   подьячих   строго   наказывали:   били   батогами, лишали жалованья. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках – ларях в тех же   помещениях, где велась текущая работа и приём посетителей. В  XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских   стран,   а   со   второй   половины  XVII  в.   используется   бумага, отечественная.   Первую   бумажную   «мельницу»   (фабрику)   построили   на   реке   Пахре   по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства   нескольких   бумажных   мануфактур   удалось   удовлетворить   внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст   особенно   стойким,   он   почти   не   выцветал.   Поэтому   документы   этого   периода, хранящиеся   в   архивах,   достаточно   хорошо   читаются.   Инструментами   письма   служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшим, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья.   Гусиные   перья   применялись   вплоть   до   второй   половины  XIX  в.,   хотя металлические   перья   появились   уже   в   начале   века.   Написанный   гусиным   пером   текст посыпался   мелким   кварцевым   песком.   Московские   приказы   пользовались   песком, привозимым   с   Воробьёвых   гор,   который   считался   особенно   светлым   и   чистым.   С появлением,   так   называемой   скорописи   (начертание   округлых   букв   и   использование графических   сокращений   слов   и   частей   слов   с   вынесением   –   их   над   строкой   письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В   делопроизводстве   приказов   продолжала   использоваться   весьма   специфическая форма документов – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры.   Например,   грамота   царя   Алексея   Михайловича   Пыскорскому   монастырю   на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров! Составные   части   столпа   назывались   «поставами». делопроизводства отменена Петром I.   Столбцовая   форма В   целом,   в   приказный   период   постепенно   создаётся   система   делопроизводства центральных   и   местных   учреждений,   складываются   кадры   делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления. Однако государство,   действуя   отрывочными   и   частными   мерами,   не   сознавая   общих административных правил, не могло ещё ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. 1.2. Коллежское делопроизводство Административный   хаос,   вызванный   отсутствием   в   прежних   учреждениях установленного   законом   порядка,   общих   письменных   форм   документов,   постоянных сроков   для   производства   дел,   побудил   правительство   искать   новые   формы государственного   устройства.   Начало   этого   периода   в   истории   отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Складывается новый тип государства – абсолютная   монархия,   которая   подразумевает   сосредоточение   в   одних   руках законодательной и исполнительной власти. Вначале XVIII века в России проходит реформа приказного делопроизводства. Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 гг. было создано   12 коллегий,   каждая   из   которых   ведала   определённой   отраслью   или   сферой управления и подчинялась Сенату. Коллегии становятся в России центральными отраслевыми органами управления. В 1720 году  был   подготовлен  и   подписан  Петром  I  «Генеральный  регламент»,  который определял  задачи, функции,  структуру и  порядок  работы  коллегий.  В  этом  документе давались   общие   правила   составления   документов,   устанавливались   требования   к написанию   отдельных   реквизитов.   Из   текста   документа   выделились   дата,   подпись, появляется в документах заголовок. Появились новые виды документов: письма, реляции, циркуляры,   доношения.   Изменилась   и   форма   документов.   Были   отменены   столбцы,   их сменили   тетради.   Появилось   понятие   «гербовая   бумага»,   на   которой   изготовлялись документы для высших органов управления. Коллежское   делопроизводство   было   более   прогрессивным   по   сравнению   с приказным   делопроизводством.   Появились   упорядоченные   системы   регистрации документов. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы   с  документами   с  момента   их   создания   до  архивного  хранения.   Именно   в   этот период появилось название «архив». В целом реформы государственного аппарата первой четверти   XVIII   веке   установили   в   России   единообразную   систему   организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. делопроизводства наступает вначале XIX века при Александре I.   Следующий   этап   реформирования   российского   государственного 1.3. Министерское делопроизводство XIX – начала XX вв. Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства,   которая   затронула   главным   образом   верхний   уровень   управления   – высшие и центральные учреждения. Новая система управлений – министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.  Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 года, были: военно­морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения,   юстиции.   Каждому   министру   предписывалось   создать   канцелярию. Одновременно   с   министерствами   в   1802   года   учреждён   Комитет   министров   –   высшее административное   учреждение,   действовавшее   на   коллегиальных   началах   и рассматривавшее   дела,   выходящие   за   рамки   компетенции   отдельного   министра   и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже, 1 января 1810 года создан Государственный совет, высшее законосовещательное учреждение.  Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Министерства делились на департаменты, которые возглавлялись правителем канцелярии департамента и имели штат чиновников – журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностей и количественный состав зависел от объёма и содержания дел. В этот период наблюдалось единообразие в системе делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Для создания документов впервые начинают   использовать   бланки,   которые   создавались   рукописным   или   типографским способом. Само понятие делопроизводство обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела – это не что иное, как решение дела. Дела,   направленные   в  министерство,  могли   попасть  в  канцелярию   министра   или непосредственно в департаменты. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчинённых учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории:    текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные   дела   –   для   их   решения   требовалось   принятие   новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные.  Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только её чёткая законодательная регламентация, но и достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и   работ   теоретического   характера.   Однако   работа   по   совершенствованию делопроизводства   была   прервана   в   1917   году   сначала   Февральская   буржуазно­ демократическая,   а   затем   Октябрьская   социалистическая   революции.   Это   привело   к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах. 1.4. Делопроизводство после 1917 года Делопроизводственная   документация   периода   становления   советской государственности   отразила   специфику   этапа   выработки   новых   форм   и   методов государственного   управления,   начального   этапа   создания   советского   государственного аппарата,   его   сращивания   с   партийными   структурами,   огосударствления   общественных организаций. История российского делопроизводства 1920­х гг. изучена недостаточно, в частности,   слабо   освещены   вопросы   документирования   деятельности   местных   органов государственной   власти   и   управления,   впрочем,   как   и   в   целом,   история   местных государственных учреждений. Тяжелое   состояние   разрушенной   войной   экономики   и   проблемы   восстановления народного хозяйства после окончания войны 1941 – 1945 гг. оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем   рационализации   технологии   и   техники   управления   можно   отнести   ко   второй половине   ХХ   века.   Начиная   с   1960­х   гг.   в   нашей   стране   успешно   разрабатывались проблемы стандартизации и унификации документов, рационализации делопроизводства в советских учреждениях. В   1970   г.   создан   проект   основных   положений   ЕГСД   –   Единой   государственной системы делопроизводства. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения   ЕГСД»   одобрил   Госкомитет   Совета   Министров   СССР   по   науке   и   технике. Автор   ЕГСД   обобщили   передовой   опыт   своего   времени   и   предложили   оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный   характер,   т.е.   включала   не   только   вопросы   делопроизводства,   но   и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления   и   качество   принимаемых   решений,   позволила   оптимизировать   структуру   и штатную   численность   управленческого   аппарата.   Однако   элементы   новых информационных   технологий,   частично   реализовавшиеся   в   практике   работы   ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из­за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирование на их практическое изучение. Заметным явлением в истории делопроизводства 1970 – 1980­х гг. стало издание Государственных   стандартов   –   ГОСТов   на   управленческие   документы,   общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико­экономической и социальной информации,   унифицированных   систем   документации   (УСД)   и   серии   государственных стандартов на эти унифицированные системы. Внедрение указанных материалов в практику управления   значительно   улучшило   оформление   документации,   рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. В   1993   г.   издан   Общероссийский   классификатор   управленческой   документации (ОКУД), в который включены наименования фирм документов унифицированных систем (УС), адаптированных к современным условиям, и основные положения по ведению систем классификаторов   УСД.   К   сожалению,   с   начала   1980­х   гг.   ни   одна   унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение.   Получившие   весьма   широкое   распространение   компьютерные   программы подготовки   документов   имеют,   как   правило,   в   своем   составе   комплекты   шаблонов документов,   адаптированные   на   русский   язык,   и   полностью   игнорируют   отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов. Контрольные вопросы 1. Какие документы создавались в период приказного делопроизводства? 2. Как документы хранились в период приказного делопроизводства? 3. Что нового, прогрессивного появилось в период коллежского делопроизводства в  работе с документами? 4. Когда впервые появились архивы? 5. В каком периоде развития делопроизводства появились бланки для служебных  документов? 6. В каком периоде развития делопроизводства появились ГОСТЫ по делопроизводству?