Курсовая

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «АНЖЕРО­СУДЖЕНСКИЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Дипломная работа Современные технологии эффективности учета и хранения документов в архиве                                                                        Выполнила: студентка III курса,  328 гр. Буцык В.А  Руководитель: Арышева О.С Анжеро­Судженск, 2018 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение …………………………………………………………………….……… Глава  I.  Теоретические  основы  проблемы  эффективности   учета  и  хранения документов в архиве.…………………………………………………...................... 1.1 Состояние   проблемы   эффективности   учета   и   хранения   документов   в специальной литературе …………………………………………………….. 1.2 Современные технологии эффективности: сущностная характеристика и методика применения.……………………………………………………….. 1.3 Модель   процесса   эффективности  учета   и   хранения   документов   в архиве……………………………………………………………………………….. Выводы по первой главе…………………………………………………………... ГЛАВА 2.  Экспериментальная проверка влияния современных технологий на в эффективность документов хранения и       учета     Актуальный   уровень   учета   и   хранения   документов   в архиве………………………………………………………………………………… 2.1  архиве………………………………………………………………………………… 2.2 Реализация модели процесса  эффективности учета и хранению документов в архиве…………………………………………………………………………… 2.3 Результаты экспериментальной проверки влияния современных технологий на эффективность учета и хранения документов в архиве………………………... Выводы по второй главе…………………………………………………………… Заключение…………………………………………………………………………... Список источников…………………………………………………………………. Приложение………………………………………………………………………… ВВЕДЕНИЕ В настоящее время в архивах хранится огромное количество документов, свидетельствующих   о   многогранной   деятельности   народа.   Но   архивы недостаточно собрать ­ не менее важно обеспечить  учет и хранение документов, что   и     является   первоочередной   задачей   работников   архивов.  соблюсти все правила и законы Российской Федерации  [20].  И   при   этом Любой рачительный хозяин знает счет каждой вещи, тщательно сберегая свое   имущество.   Так   и   работник   архива   должен   знать   вверенное   ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Во избежание хищения и утраты документов законодательными и нормативными актами, Постановлениями и Правилами Российской Федерации предусмотрено обязательное   ведение   учета   документов,   а   так   же   организация   их   хранения. Главным источников нормативно­правовых документов является Федеральный закон   от   22   октября   2004   г.   №   125­ФЗ   «Об   архивном   деле   в   Российской Федерации», а именно ст.18. [21].   В   различных   странах   мира   ведется   интенсивный   поиск   современных технологий, которые бы смогли  обеспечить эффективную организацию учета и хранения   документов.  Анализируя   журнальную   статью   Виталия   Бересток 29.07.2013 года  «Сроки хранения документов в архиве»,  мы пришли к выводу, что  сроки   хранения   документов   составляют   несколько   десятков   лет,   самый минимальный срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. В статье Альбрехт Б.В.   специалист   по   архивоведению   и   делопроизводству,   статья   2016   года «Условия   хранения   документов   в   архиве»  мы   узнали,   что   если   соблюдать температурный   режим,   влажность   воздуха,   размещения   документов   не   выше вторых полок и не попадании солнечного света поможет документам продлить жизнь.  А   из   статьи   Дьячковская   М.П.   сотрудник   Центра   сохранности библиотечных   фондов   НБ   РС(Я),  мы   узнали   новое,   что   в   помещении   где хранятся документы нужно проветривать, это предотвратит появление грибов, насекомых   и   неприятного   запаха   в   помещении,   а   также   дольше   сохранятся документы [2], [6а], [7а]. Зарубежными и российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий учета и хранения документов. А.Я. Охотников и Г.М.  Горфейн  разработали учебные пособия, Е.В. Алексеева написала книгу, где  рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы,  З.В. Крайская написала учебник «Комплектование архивных фондов». Ж.Ф.  Сергазин написал учебник про основы обеспечения сохранности документов,  Э.В. Челлини  также написал учебник «Опытные специалисты архивного дела,  преподаватели учебных заведений» [1],  [7], [7б]. [17а], [22а]. Однако, как показывает практика трудно разгребать бумажные завалы. Со временем в архивах организаций скапливается огромное количество различной документации.  И   в   нашей   стране   немало   организаций   столкнувшихся   с проблемами   полноценной   и   эффективной   работы   архивов.   Существуют проблемы учета и хранения документов в архиве. Сложность решения проблемы определена тем, что ещё не создана такая техника, которая могла бы улучшить учет и хранение документов в архиве. [19]. На   основании   этих   трудностей   формулируется   противоречие   между необходимостью   эффективной   организации   учета   и   хранения   документов   в архиве и недостаточностью использованных для этого современных технологий. Выделенное   противоречие   указывает   на   проблему   исследования:   как современные   технологии   влияют   на   эффективность   учета   и   хранения документов в архиве? Тема исследования: Целью исследования является выявить  и апробировать на практике как современные   технологии   влияют   на   эффективность   учета   и   хранения документов в архиве. Объект   исследования:  эффективность   учета   и   хранения   документов   в архиве. Предмет исследования: современные технологии. Гипотеза   исследования:   хранение   документов   в   архиве   будет   более эффективным если: ­ выявить начальный уровень учета и хранения документов в архиве; ­ использовать современные технологии учета и хранения документов в архиве; ­   сотрудники   владеют   современными   технологиями   учета   и   хранения документов в архиве; ­ сотрудники периодически повышают квалификацию в области учета и хранения документов. Задачи исследования: 1. Изучить   состояние   проблемы   эффективности   учета   и   хранения документов в архиве в специальной литературе. 2. Разработать   критерии   и   показатели   уровня   учета   и   хранения документов в архиве. 3. Разработать систему современных подходов к организации учета и хранения документов в архиве. 4. Выявить и апробировать на практике как современные технологии влияет на эффективность учета и хранения документов в архиве. 5. Подготовить   план   мероприятий   по   внедрению   современных технологий учета и хранения документов в архиве. В исследовании применялись следующие методы: Теоретические методы: теоретический анализ специальной литературы,  периодическую печать и изучение передового опыта. Эмпирические методы: беседа, опрос, анализ результатов работ сотрудников архива, эксперимент. Этапы работы: Ӏ этап – констатирующий Сроки проведения: сентябрь 2017 Цель:   выявить   исходный   уровень   эффективности   учета   и   хранения документов в архиве. ӀӀ этап – внедренческий  Сроки проведения: октябрь 2017 апрель 2018 Цель:   проведения   экспериментальной   работы   в   организации, формулирование выводов. ГЛАВА   ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ   ОСНОВЫ   ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ   I. 1.1Состояние проблемы учета и хранения документов в специальной  литературе и анализ нормативно­правовых документов Основы организации учета и хранения документов были заложены еще с 1717 года, тогда же впервые появилось название “архив”. Архив  ­  учреждение  или   структурное   подразделение   организации, осуществляющее  хранение,   комплектование,   учёт   и   использование   архивных документов [23]. Из определения «архив» становится понятно, что одной из главных его функций   является   учет   и   хранения   документов.   А   значит,   рассмотрим конкретно и эти понятия. Согласно   «Регламенту   государственного   учета   документов   Архивного фонда Российской Федерации»  учет архивных документов — это установление количества   и   состава   архивных   документов   в   единицах   учета   и   фиксация (регистрация)   принадлежности   каждой   единицы   учета   к   определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах [17]. Архивное   хранение   документов   –   это   комплекс   мероприятий, направленный   на   систематизацию,   учет   и   хранение   переданной   в   архив документации при обеспечении ее безопасности и конфиденциальности [13]. Организация   архивного   хранения   документов   и   их   эффективного использования – это одна из основных задач делопроизводства. Заключается в том,   что   обеспечение   сохранности   и   консервации   фондов.   В   Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках [8]. Библиотечные,     музейные   и   архивные   фонды   содержат   издания   и рукописи, выполненные,  в  основном,  на  бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе   хранения   и   исследования.   Цель   хранения   –   снизить   воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах   мира   ведется   интенсивный   поиск   современных   технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях [9]. Конкретные периоды хранения документации  Кадровые документы: штатные расписания – постоянно; подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет; личное дело работника и подтверждающие возникновение  профессионального заболевания – 75 лет; все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет; Финансовые документы:  имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;  подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные  фонды – 6 лет;  бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;  и др. Изучив литературу по данной теме, а именно интернет ресурсы, учебные и практические пособия, статьи и многое другое можно сделать вывод, что многие авторы   при   написании   своих   работ   опираются   на   нормативно­правовые документы   и   мало   кто   руководствуется   личными   размышления   и представлениями.  Главным   источником   нормативно­правовых   документов   является Федеральный   закон   от   22   октября   2004   г.   №   125­ФЗ   «Об   архивном   деле   в Российской Федерации». Он в свою очередь имеет базовое значение для законов, принятых   на   уровне   субъектов   РФ,   правил   работы   с   архивными документами, перечней   документов   со   сроками   хранения и   другими нормативными документами, утвержденными или согласованными с архивными органами.   Все   вместе   они   выражают   суть   юридического   регулирования   в архивной сфере и обязательны к применению учреждениями и организациями всех форм собственности. Закон устанавливает ряд терминов и определений, которые дополняет   ГОСТ Р 7.0.8­2013 «Система стандартов по информации, библиотечному   и   издательскому   делу.   Делопроизводство   и   архивное   дело. Термины и определения».  Но любой ГОСТ носит рекомендательный характер и используется   как   методическое   пособие,   поэтому   все   основные   термины закрепляются законодательно.  Новый ГОСТ Р 7.0.8­2013 «Система стандартов по   информации,   библиотечному   и   издательскому   делу.   Делопроизводство   и архивное дело. Термины и определения»  утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185­ст взамен ГОСТ Р 51141­98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие с 1 марта 2014 г.  [7а1], [7а2]. Закон констатирует то или иное положение, а механизм его реализации раскрывается   в   правилах,   перечнях,   инструкциях   и   других   нормативных документах. Учитывая   юридически   определенную   необходимость   обеспечивать единообразие   в   отношении   организации   хранения,   комплектования,   учета   и использования   архивных   документов,   организации   в   своей   деятельности используют  «Основные правила работы архивов организаций», вышедшие в 2002 году. В связи с тем, что эти правила не проходили регистрацию в Министерстве юстиции   Российской   Федерации,   официально   действующими   считаются «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 года, утвержденные приказом Главархива СССР. Следующий вид нормативно­правовых документов ­  перечни со сроками хранения.  «Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения» разрабатывает Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела в лице Росархива, утверждает их Минкультуры РФ. Применяется данный вид перечней   органами   местного   самоуправления, государственными   органами,   занимающимися   предпринимательской организациями   и   гражданами, деятельностью без образования юридического лица в связи с обязанностью всех вышеперечисленных   обеспечивать   сохранность   архивных   документов,   в   том числе документов по личному составу. Разработчиками  «перечней   документов,   образующихся   в   процессе деятельности федеральных   органов   государственной   власти,   иных   органов государственной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций,  выступают заинтересованные министерства и ведомства. Росархив в лице Минкультуры РФ указанием   хранения» с     сроков   согласовывает эти перечни.  Указанные нормативные документы содержат сроки хранения архивных документов, образующихся при осуществлении конкретных видов деятельности [2]. Вернемся к изучению литературы и приведем примеры. Так, например, Булюлина   Е.В.   в   своем   учебном   пособии   «Архивоведение»   ссылается   на следующее:   «Согласно   ст.   19   ФЗ   «Об   архивном   деле   в   РФ»   все   документы Архивного фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения». [6а1], [7в]. Шульгина   М.В.   в   своем   учебном   пособии   об   организации   учета документов в Архивном фонде РФ ссылается на следующее: «Правила учета базируются   на   Регламенте   государственного   учета   документов   Архивного фонда   РФ,   зарегистрированном   Министерством   юстиции   8   июля   1997   г. Регламент устанавливает требования о порядке и сроках представления учетных сведений   учреждений   системы   Росархива   и   организаций,   являющихся источником   комплектования   государственных   и   муниципальных   архивов,   а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ». [14], [22б]. Теме учета и хранения документов в архиве тоже уделено внимание. Так, например,   к   трудам,   носящим   общий,   обзорный   характер   можно   отнести исследования:  О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова,  Непогоды А.В., Сергазина Ж.Ф. Данные исследования дают представление об учете и сохранности документов, главные понятия и основные положения [12]. Горфейн   Г.М.   в   своем   исследовании   «Архивоведение»   показывает   не только   условия   сохранности   архивных   документов,   но   и   организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации [7]. Л.Л. Попова об учете и хранении документов в архиве говорит следующее: «Функции   учета   не   ограничиваются   вопросами   обеспечения   сохранности   и использования   архивных   материалов.   Учет   способствует   проведению планомерного комплектования  государственных  архивов в  соответствии   с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности». Л.Л.   Попова   создала   учебное   пособие   «Архивоведение»,   в   котором рассматриваются основы организации архивного дела в Российской Федерации, определяется место архивоведения в системе научного знания, его взаимосвязь с другими   науками,   большое   внимание   уделено   и   теме   учета   и   хранения документов в архиве [16]. Таким   образом,   изучив   литературу   не   только   по   учету   и   хранению документов, но и в целом архивоведческую можно сделать выводы:  ­ множество учебных и практических пособий, учебников, статей, и др. написано на основе нормативно­правовых документов с использованием общих терминов; ­ проводится мало исследований  в области учета и хранения документов в архиве, авторы в своих работах практически не высказывают свою точку зрения. 1.2Современные технологии эффективности: сущностная характеристика  и методика применения На сегодняшний день нет необходимости говорить о месте и значимости современных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое и разговоры об использовании компьютеров, на повестке дня ­ обсуждение приоритетов в этой сфере,   особенностей   современных   технологических   решений,   наиболее эффективных для их использования. Современные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно­справочного аппарата и   государственного   учета,   началось   продвижение   в   области   комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что   касается   использования,   то   сделано   и   делается   немало,   но   впереди   ­ необозримое поле деятельности. В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также   другие   современные   технологии   (сканирование   документов,   сетевые технологии и т.д.) [3]. Среди современных технологий количественно преобладают базы данных простейшей   структуры   на   большие   однородные   массивы   данных.   Такие   как, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных  “Аннотация   фондов”,   “Учреждения   ­ “Паспорт   архива”,   “Учет   фондов”, источники   комплектования”,   “Учет   исполнения   запросов”,   “Читальный   зал”, “Физическое состояние документов” и др. При этом можно заметить, что типовые  БД, разработанные ВНИИДАД (Всероссийский   научно­исследовательский   институт   документоведения   и архивного дела) ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа. Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно­поисковые.   Эти   две   категории   баз   данных   различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением. Учетные базы данных  служат для обработки статистических массивов – учета   документов   и   дел   в   архиве,   учета   использования,   контроля   за обеспечением сохранности и т.д. Учетные   базы   данных   в   архиве   учреждений   предназначена   для определения   количества   документов   в   единицах   учета   (единица   хранения)   и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные   подразделения.   Учетные   БД   могут   создаваться   по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По   функциональному   принципу   создаются   базы   данных   для   учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д. Интеграционный   принцип   предполагает   создание   единой   системы, реализующей   функции   учета   и   информационного   поиска   документов.   Такие информационные системы существуют в государственных архивах. Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их   описаний   (например,   «Архивный   фонд»,   «Фондовый   каталог   субъекта Федерации»). Информационно­поисковые базы данных  служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел,   картотеки, каталоги, информационного поиска в архиве.   а   также   для   совершенствования   процессов Создание автоматизированной информационно­поисковой системы архива является наиболее сложной задачей. В   архивах   учреждений   РФ   существуют   информационно­поисковые системы (ИПС) трех типов: 1.   Использование   в   качестве   поисковой   базы   данных   информационного массива, созданного в делопроизводстве  (на основе  электронной контрольно­ регистрационной картотеки); 2.   Создание   единой   интегрированной   информационно­поисковой   базы данных   для   всех   систем   документации   в   делопроизводстве   и   архиве учреждения; 3. Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.   С целью  внедрения  современных  технологий  в архивную  деятельность Росархивом   в   1997   г.   разработана   и   рекомендована   к   внедрению   программа «Архивный фонд», которая с годами совершенствовалась. Программа   «Архивный   фонд»   служит   для   накопления   информации   о составе   и   содержании   документов,   состоянии   их   сохранности   и   научно­ справочного   аппарата   (НСА)   на   уровне   фонда,   описи,   единицы   хранения   и документа,   что   обеспечивает   информационные   функции   государственного учета,   контроля   за   хранением   документов,   их   физическим   состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме.  Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов. Ее функциональность  намного расширяется при   использовании   программ   АвтоАФ   и   Автофонд   (разработчик   ­   С.А. Плотников). Информационный   массив   базы   данных   «Архивный   фонд»   состоит   из следующих разделов: 1. Фонд — содержит информацию на уровне фонда: количественные  характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико­ химическом состоянии документов, состав научно­справочного аппарата.  2. Библиография — содержит информацию об издании публикаций по истории   фондообразователя,   справочников   и   исследований   о   документах   и публикации документов фонда.  3. Переименования — содержит информацию о всех переименованиях  организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.  4. Биографическая справка — содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях.  5. Фондовые включения.  6. Незадокументированные периоды.  7. Опись — имеет 44 поля, содержит информацию о каждой введенной в  программу описи.  8. Топография — содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.  9. Движение документов — содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики.  10.Персоналии.  11.Географические сведения.  12.Тематика.  13.Рубрикатор.  14.Паспорт.  Разделы «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» состоят из отдельных   слов   или   словосочетаний   (терминов,   ключевых   слов)   и   номеров фондов,   к   которым   термины   относятся.   Данные   файлов   используются   для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива. В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных:  режим пользователя допускает просмотр, поиск информации,  формирование   перечней,   аналитических   справок,   сводных   сведений, путеводителя.   В   этом   режиме   функции   ввода   и   редактирования   данных, добавления и удаления записей недоступны;   режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению  режим администратора, в котором производится физическое удаление  записей,   помеченных   ранее   к   удалению,   слияние   информационных   массивов, сформированных   автономно,   ведение   и   вывод   на   печать   паспорта   архива, ведение рубрикатора, изменение паролей. База данных «Учреждения — источники комплектования» Информационная система предназначена для усовершенствования ведения списков учреждений — источников комплектования государственного архива, повышения оперативности контроля за работой ведомственных архивов, а также для   осуществления   быстрого   поиска   информации   и   получения   справочных (статистических) сведений по базе данных.  Ввод информации осуществляется с бумажных носителей — «карточек учета работы с учреждением», утвержденных описей дел фондов ведомственных архивов и статистических данных о работе ведомственных архивов.  Данная система решает следующие задачи: ­   учет   сведений   и   составление   автоматизированных   списков   учреждений   — источников комплектования госархива; ­ контроль за организацией делопроизводства; ­ контроль за работой ведомственных архивов; ­ пополнение базы данных путем ввода новых записей; ­ оперативный поиск и выдача информации при выполнении запросов, в том числе по тематическим запросам; ­ статистическая обработка сведений. База данных «Читальный зал»  База   данных   «Читальный   зал»   —   автоматизированная   система, предназначенная   для   учета   и   регистрации   исследователей   читального   зала   и обеспечения   их   работы   с   документами   государственного   архива,   описями   и другими архивными справочниками, имеющимися в читальном зале. Работа с программой не требует от пользователя специальных знаний в области   вычислительной   техники.   Эксплуатация   базы   данных   ведется   в диалоговом режиме с помощью системы меню и сопровождающих подсказок. Пользователю необходимо руководствоваться в работе инструкцией и общим порядком работы с ПЭВМ в операционной среде WINDOWS. Ввод   данных   осуществляется   с   официальных   писем   от   направившей исследователя учреждения (организации) на имя руководства государственного архива, с официальных рекомендательных писем зарубежного научного центра или   принимающей   в   Российской   Федерации   организации,   а   также   с   личных заявлений на имя директора государственного архива. Данная система решает следующие задачи: ­ регистрация и учет исследователей читального зала; ­ регистрация, учет и контроль за использованием документов исследователями через   читальный   зал   и   за   причинами   невыдачи   дел,   получение   перечней   тем исследований; ­ пополнение базы данных путем ввода новых записей; ­ использование словарей­справочников для ввода информации; ­ регистрация и учет целей исследования документов; ­ оперативный поиск и выдача информации по входным форматам БД; ­ вывод информации на печать (получение отчета); ­ выдача сводной информации (статистики); ­ копирование информации на страховые дискеты; ­ восстановление информации со страховых дискет; ­   учет   платных   услуг,   предоставляемых   исследователям,   работающим   в читальном зале.  Таким   образом,   из   вышеперечисленного   можно   сделать   вывод,   что   в архивах   как   современные   технологии   для   учета   и   хранения   документов применяются в основном Базы данных. Но главная проблема состоит в том, что не   все   учреждения   (организации,   предприятия,   и   др.)   используют   эти   Базы данных. Этим затрудняют себе работу, используя устарелые способы учета и хранения документов.  1.3 Разработка   модели   программы   «Современные   технологии эффективности учета и хранения документов в архиве» В   процессе   анализа   специальной   литературы   и   нормативно   правовых документов было установлено,  что организации учета и хранения документов в архиве  будет   наиболее   эффективная,   если   использовать   современные технологии. Для этого была разработана и спроектирована модель, позволяющая наглядно увидеть алгоритм организации учета и хранения документов в архиве с учетом современных подходов. Исходя из актуальности проблемы, мы определили:  Цель работы – повысить эффективность учета и хранения документов в архиве.  Цель конкретизируется в задачах:  изучить   работу   специалистов   организации   по   учету   и   хранению документов в архиве с применением современных технологии;  разработать   методические   рекомендации   по   использованию современных   технологий   в   учете   и   хранении   документов   в   архиве  и рекомендовать их к использованию в практике работы организации;  выявить влияние современных технологий на организацию учета и хранения документов в данной организации. Принципы:   доступность   содержания   разработанных   методических рекомендаций;   связь   теоретической   и   практической   части   разработанных методических рекомендаций. Требования к разработке методических рекомендаций:  методические   рекомендации   должны   быть   разработаны   с   учетом умений и навыков специалистов организации;  методические   рекомендации   должны   быть   разработаны   с   учетом применения современных технологий;  разработанные   методические   рекомендации   должны   эффективно повлиять на организацию учета и хранения документов в архиве. Поставленные   цель   и   задачи   предполагают   индивидуальную   форму деятельности.  Блоки  работы: 1. Диагностика  2. Внедрение 3. Выявить эффективность проведения работы Реализация модели будет более успешной при соблюдении данных условий и приведет к получению ожидаемого результата:  ­ если выявить начальный уровень учета и хранения документов в архиве; ­ если использовать современные технологии учета и хранения документов в архиве; ­ если сотрудники владеют современными технологиями учета и хранения документов в архиве; ­ если сотрудники периодически повышают квалификацию в области учета и хранения документов.  Ожидаемый   результат:   повысить  эффективность   учета   и   хранения документов в архиве, применяя современные технологии. Модель процесса «Эффективности учета и хранения документов в  архиве»  Цель: повысить эффективность учета и хранения документов в архиве.  Схема 1     изучить работу 1. специалистов организации по учету хранению документов   в   архиве   с применением   современных технологии.   и   Задачи 2.   разработать   методические и рекомендации рекомендовать к использованию   в   практике работы организации.       выявить   влияние 3. современных   технологий на   организацию   учета   и хранения   документов   в данной организации. Содержание программы I блок: Диагностика  II блок: Внедрение  III блок: Выявить эффективность проведения работы  Формы организации Индивидуальная работа,  семинар,  Условия: эффективность учета и хранения документов в архиве, будет более эффективной: ­ если выявить начальный уровень учета и хранения документов в архиве; ­ если использовать современные технологии учета и хранения документов в архиве; ­ если сотрудники владеют современными технологиями учета и хранения документов в  архиве; ­ если сотрудники периодически повышают квалификацию в области учета и хранения  документов. Ожидаемый результат:  повысить эффективность учета и хранения документов в  архиве, применяя современные технологии.  Разработанная   модель   процесса   будет   реализована   во   внедренческом эксперименте и отражена в параграфе 2.2. Выводы по первой главе Результаты теоретического исследования позволили получить достаточно полную, объективную информацию о  современных технологий эффективности учета и хранения документов в архиве. Таким   образом,   изучив   литературу   не   только   по   учету   и   хранению документов, но и в целом архивоведческую можно сделать выводы:  ­ множество учебных и практических пособий, учебников, статей, и др. написано на основе нормативно­правовых документов с использованием общих терминов; ­ проводится мало исследований  в области учета и хранения документов в архиве, авторы в своих работах практически не высказывают свою точку зрения. Таким   образом,   из   вышеперечисленного   можно   сделать   вывод,   что   в архивах   как   современные   технологии   для   учета   и   хранения   документов применяются в основном Базы данных. Но главная проблема состоит в том, что не   все   учреждения   (организации,   предприятия,   и   др.)   используют   эти   Базы данных. Этим затрудняют себе работу, используя устарелые способы учета и хранения документов.  В   процессе   анализа   специальной   литературы   и   нормативно   правовых документов было установлено,  что организации учета и хранения документов в архиве  будет   наиболее   эффективная,   если   использовать   современные технологии. Для этого была разработана и спроектирована модель, позволяющая наглядно увидеть алгоритм организации учета и хранения документов в архиве с учетом современных подходов. ГЛАВА   2.  ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНАЯ   ПРОВЕРКА   ВЛИЯНИЯ СОВРЕМЕННЫХ   ТЕХНОЛОГИЙ   НА   ЭФФЕКТИВНОСТЬ   УЧЕТА   И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ 2.1 Актуальный уровень учета и хранения документов в архиве  Для выявления уровня организации учета и хранения документов в архиве необходимо было проведения констатирующего эксперимента, целью которого стала выявить исходный уровень учета и хранения документов в архиве. Для   объективности   результатов   исследования   были   определены экспериментальный и контрольный архив.  Исследование в экспериментальном архиве было проведено на базе архива музея ГПОУ АСПедК «Анжеро­Судженский педагогический колледж».  Исследование в контрольном архиве было проведено на базе архива ГПОУ АСПедК «Анжеро­Судженский педагогический колледж».  Мы проанализировали понятие «учет и хранение документов в архиве», и выявили,   что   они   состоят   из   следующих   компонентов,   которые   и   стали критериями: ­ правила хранения документов в архиве; ­ учет документов в архиве; ­ сохранность электронных документов в архиве. Уровень   развития   данных     критериев   мы   исследовали   по   следующим показателям: По первому критерию: ­ световой режим; ­ температурно­влажностный режим; ­   расстановка   стеллажей   и   шкафов   осуществляется   в   соответствии   с требованиями. По второму критерию: ­ книга учёта поступления и выбытия документа; ­ список фондов; ­ лист фонда; ­ опись дел; ­ реестр описей; ­ паспорт архивохранилища;  ­ опись особо ценных дел; ­ книга учета поступления и выбытие страхового фонда и фонда пользования; ­ опись страхового фонда необходимого для учета; ­ дело фонда; ­ лист­заверитель дела – для учета количества листов в деле. По третьему критерию: ­ мероприятия по информационной безопасности; ­   организация   электронных   документов   в   пределах   документального   и архивного фондов организации; ­  оптимальные   условия   хранения   электронных   документов   в   структурных подразделениях. Уровни развития критериев представлены в таблице 1. Уровни развития критериев Таблица 1 Критерии Правила хранения документов   в архиве Высокий   В   архиве   соблюдается световой режим, температурно­влажностный режим, расстановка стеллажей   и   шкафов в осуществляется соответствии с требованиями.        Низкий архиве     В не соблюдается   световой режим,   температурно­ влажностный   режим, расстановка   стеллажей и шкафов.  Средний В архиве соблюдаются требования:  светового режима, температурно­ влажностного режима, расстановка стеллажей   и   шкафов осуществляется   не   в соответствии с требованиями,   но   в допустимой норме. Учет документов   в архиве Сохранность электронных документов   в архиве   Архив   использует   все перечисленные учетные документы   для   хранения документов в архиве. ­ книга учёта поступления и выбытия документа; ­ список фондов; ­ лист фонда; ­ опись дел; ­ реестр описей; ­ паспорт архивохранилища;  ­ опись особо ценных дел; ­ книга учета поступления и выбытие страхового фонда и фонда пользования; ­   опись   страхового   фонда необходимого для учета; ­ дело фонда; ­ лист­заверитель дела – для учета   количества   листов   в деле. Архив грамотно использует: ­ мероприятия по информационной безопасности; ­   организация   электронных документов   в   пределах документального и архивного фондов организации; ­  оптимальные   условия хранения электронных документов   в   структурных подразделениях.       использует 9 Архив только   перечисленных учетных   документов из 11.     в организациями Архив   пользуется:   ­ мероприятиями   по информационной безопасности; ­ электронных документов пределах документального   и архивного   фондов организации, но нет  оптимальных   условий хранения электронных документов в структурных подразделениях.     архиве В не используются   учетные документы.       организациями Архив  не  пользуется:   ­ мероприятиями по информационной безопасности; ­ электронных документов   в   пределах документального и архивного   фондов организации; ­  оптимальными условиями   хранения электронных документов структурных подразделениях. в     Для выявления первоначального уровня учета и хранения документов в архиве   было   проведено   исследование   в  экспериментальном   архиве,  на   базе архива музея ГПОУ  «Анжеро­Судженский» педагогический колледж. При проведении исследования по первому критерию было установлено, что  в   архиве   соблюдаются  требования:   светового   режима,   температурно­ влажностного режима, расстановка стеллажей и шкафов осуществляется не в соответствии   с   требованиями,   но   в   допустимой   норме,   а   значит,   данный показатель   находится   на   среднем   уровне.  Результаты   исследования представлены в таблице 2. Результаты исследования по первому критерию  в экспериментальном архиве Таблица 2 Следующий   этап   исследования   состоял   по   второму   критерию   учет документов в архиве. Анализируя данный критерий, мы пришли к выводу, что данные по учету данных в архиве находятся на среднем уровне, так как архив использует только 9 перечисленных учетных документов из 11, а именно: ­ книга учёта поступления и выбытия документа; ­ список фондов; ­ лист фонда; ­ опись дел; ­ реестр описей; ­ паспорт архивохранилища;  ­ опись особо ценных дел; ­ книга учета поступления и выбытие страхового фонда и фонда пользования; ­ опись страхового фонда необходимого для учета; ­ дело фонда; ­   лист­заверитель   дела   –   для   учета   количества   листов   в   деле.  Результаты исследования представлены в таблице 3. Таблица 3 При   проведении   исследования   по   последнему   критерию,   сохранность электронных документов в архиве, было установлено,    что данный показатель находится   на   среднем   уровне,   так   как   архив   использует   мероприятия   по информационной   безопасности,   организациями   электронных   документов   в пределах   документального   и   архивного   фондов   организации,   но   не   созданы оптимальные   условия   хранения   электронных   документов   в   структурных подразделениях. Результаты исследования представлены в таблице 4. Таблица 4 Таким   образом,   анализ   результатов   исследования   в   экспериментальном архиве   учета   и   хранения   документов   дал   возможность   установить,   что исследуемые   критерии   находятся   на  среднем   уровне.  В  архиве   соблюдаются   температурно­влажностного   режима, требования:   светового   режима, расстановка   стеллажей   и   шкафов   осуществляется   не   в   соответствии   с требованиями,   но   в   допустимой   норме.   Архив   использует   только   9 перечисленных   учетных   документов   из  11.Архив   использует   мероприятия   по информационной   безопасности;   организациями   электронных   документов   в пределах   документального   и   архивного   фондов   организации,   но   нет оптимальных   условий   хранения   электронных   документов   в   структурных подразделениях. По   данным   показателям   был   проведен   констатирующий   эксперимент   в контрольном   архиве  на   базе   архива   ГПОУ   АСПедК   «Анжеро­Судженский педагогический колледж». При проведении исследования по первому критерию было установлено, что  в   архиве   соблюдаются  требования:   светового   режима,   температурно­ влажностного   режима,   расстановка   стеллажей   и   шкафов   осуществляется   в соответствии   с   требованиями,   а   значит,   данный   показатель   находится   на высоком уровне. Результаты исследования  представлены в таблице 5. Результаты исследования по первому критерию  в контрольном архиве Таблица 5 Исследования по второму критерию учет документов в архиве, показали, что данные находятся на среднем уровне, так как  архив использует только 9 перечисленных учетных документов из 11, а именно: ­ книга учёта поступления и выбытия документа; ­ список фондов; ­ лист фонда; ­ опись дел; ­ реестр описей; ­ паспорт архивохранилища;  ­ опись особо ценных дел; ­ книга учета поступления и выбытие страхового фонда и фонда пользования; ­ опись страхового фонда необходимого для учета; ­ дело фонда; ­   лист­заверитель   дела   –   для   учета   количества   листов   в   деле.  Результаты исследования представлены в таблице 6. Таблица 6 При   проведении   исследования   по   последнему   критерию,   сохранность электронных документов в архиве, было установлено,    что данный показатель находится   на   среднем   уровне,   так   как   архив   использует   мероприятия   по информационной   безопасности,   организациями   электронных   документов   в пределах   документального   и   архивного   фондов   организации,   но   не   созданы оптимальные   условия   хранения   электронных   документов   в   структурных подразделениях. Результаты исследования представлены в таблице 7. Таблица 7 Таким образом, анализ результатов исследования в контрольном архиве учета   и  хранения  документов   дал   возможность   установить,  что  исследуемые критерии находятся на среднем уровне. В архиве соблюдается световой режим, температурно­влажностный   режим,   расстановка   стеллажей   и   шкафов осуществляется   в   соответствии   с   требованиями;   архив   использует   только   9 перечисленных учетных документов из 11; архив использует мероприятия по информационной   безопасности;   организациями   электронных   документов   в пределах   документального   и   архивного   фондов   организации,   но   нет оптимальных   условий   хранения   электронных   документов   в   структурных подразделениях. Наглядно   результаты   констатирующего   эксперимента   представлены   на рисунке 1 Рисунок 1 Результаты констатирующего эксперимента в экспериментальном и контрольном архивах Учитывая   тот   факт   что,   экспериментальный   архив   обладает   средним уровнем   учета   и   хранения   документов   возникает   необходимость   разработки методических рекомендаций, направленные на эффективность учета и хранение документов в архиве. Организация  процесса эффективности учета и хранения документов   в   архиве  станет   следующим   этапом   нашей   экспериментальной работы,   результаты   которой   мы   отразим   в   параграфе   2.2   на   этапе внедренческого эксперимента. СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 1. Алексеева,  Е. В.  Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования:  Учеб. пособие для сред. проф. Образования [Текст] / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева,   Е. М. Бурова,   Под ред. В. П. Козлова,. — 3­е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 234 с. 2. Альбрехт Б.В. 2а. Архивное законодательство в Российской Федерации [Электронный  ресурс];  http://naar.ru/articles/arhivnoe­zakonodatelstvo­v­rossijskoj­federacii/  . ­ Режим   доступа:  http://naar.ru/articles/arhivnoe­zakonodatelstvo­v­rossijskoj­ federacii/. ­ Заголовок с экрана 3. Архивные   информационные   технологии   на   современном   этапе [Электронный ресурс];  http://ecm­journal.ru/card.aspx?ContentID=2914081. ­ Режим   доступа:    ­ http://ecm­journal.ru/card.aspx?ContentID=2914081. Заголовок с экрана 4. Архивоведение  [Электронный   ресурс];    http://bookmix.ru/book.phtml? id=340595.   ­  Режим   доступа:  http://bookmix.ru/book.phtml?id=340595.   ­ Заголовок с экрана 5. Архивоведение [Электронный ресурс];  http://www.twirpx.com/file/115911/. ­ Режим доступа: http://www.twirpx.com/file/115911/. ­ Заголовок с экрана 6. А­С   городской   округ  [Электронный   ресурс];    http://ru­ wiki.org/wiki/Анжеро­Судженский_городской_округ.   ­  Режим   доступа: http://ru­wiki.org/wiki/Анжеро­Судженский_городской_округ.   ­  Заголовок с экрана 6а. Бересток Виталий 6а1. Булюлина Е.В. 7. Горфейн, Г. М. Архивоведение [Текст]  / Г. М. Горфейн,  Л. Е. Шепелев. – Ленинград.: Издательство ленинградского университета, 1971. – 341 с. 7а1. ГОСТ Р 51141­98 делопроизводство и архивное дело. 7а2. ГОСТ Р 7.0.8.2013 система стандартов  7а. Дьячковская М.П. 7б. Крайская З.В. 7в. об архивном деле в РФ. 8. Обеспечение   сохранности   архивных   документов  [Электронный   ресурс]; доступа: http://diplomba.ru/work/12213.­  Режим   http://diplomba.ru/work/12213.­ Заголовок с экрана 9. Обеспечение сохранности памятников культуры на бумажных носителях [Электронный   ресурс];  http://www.litsoch.ru/referats/read/29550/.   ­  Режим доступа: http://www.litsoch.ru/referats/read/29550/. ­ Заголовок с экрана 10.Обеспечение   сохранности   архивных   документов  [Электронный   ресурс]; доступа: http://topref.ru/referat/24000.html.  Режим ­     http://topref.ru/referat/24000.html. ­ Заголовок с экрана 11.Обеспечение   сохранности   архивных   документов  [Электронный   ресурс]; http://mirznanii.com/a/18673/obespechenie­sokhrannosti­arkhivnykh­ dokumentov  . ­  Режим доступа:  http://mirznanii.com/a/18673/obespechenie­ sokhrannosti­arkhivnykh­dokumentov. ­ Заголовок с экрана 12.Обеспечение   сохранности   архивных   документов  [Электронный   ресурс]; http://www.apm­ alkasar.ru/referaty_po_gosudarstvu_i_pravu/kursovaya_rabota_obespechenie_   2.html. http://www.apm­ alkasar.ru/referaty_po_gosudarstvu_i_pravu/kursovaya_rabota_obespechenie_ доступа:   Режим ­   2.html. ­ Заголовок с экрана 13.Организация   архива  [Электронный   ресурс];    http://orbrm.ru/organizaciya­ arhiva/  . ­Режим доступа:  http://orbrm.ru/organizaciya­arhiva/. ­ Заголовок с экрана 14.Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации ресурс]; [Электронный   http://studbooks.net/656546/sotsiologiya/organizatsiya_ucheta_dokumentov_ar доступа: hivnogo_        fonda_rossiyskoy_federatsii.  Режим   ­     http  hivnogo    ://   studbooks  _     fonda  /656546/  sotsiologiya    .  net      _  federatsii. ­ Заголовок с экрана    _  rossiyskoy  /  organizatsiya    _  ucheta      _  dokumentov  _  ar   15.Организация хранения, учёта комплектования использования документов ресурс]; государственных  [Электронный архивах в       http://otherreferats.allbest.ru/miscellaneous/00062494_0.html. доступа:  http://otherreferats.allbest.ru/miscellaneous/00062494_0.html.  Режим   ­   ­ Заголовок с экрана 16.Попова, Л. Л. Архивоведение. Учебное  пособие  [Текст]    / составитель Л.Л. Попова. – Томск.: Изд­во Томского политехнического университета, 2014. – 127 с. 17.Регламент   государственного   учёта   документов  [Электронный   ресурс];  Режим   доступа: http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml.   ­ http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml. ­ Заголовок с экрана 17а. Сергазин Ж.Ф. 18.Современное   архивное   законодательство   Российской   Федерации [Электронный   ресурс];    http://www.studfiles.ru/preview/5999091/page:6/  . ­Режим   доступа:  Заголовок с экрана http://www.studfiles.ru/preview/5999091/page:6/.   ­ 19.Сроки   хранения   документов   в   организации  [Электронный   ресурс]; https://www.syl.ru/article/83298/sroki­hraneniya­dokumentov­v­organizatsii­ eto­vajno­znat.   ­  Режим   доступа:  https://www.syl.ru/article/83298/sroki­ hraneniya­dokumentov­v­organizatsii­eto­vajno­znat. ­ Заголовок с экрана 20.Учёт   документов   в   архиве  [Электронный   ресурс]; http://revolution.allbest.ru/audit/00261866_0.html. http://revolution.allbest.ru/audit/00261866_0.html. ­ Заголовок с экрана  Режим   доступа: ­   21.Федеральный закон [Электронный ресурс]; http://base.garant.ru/12137300/. ­ Режим доступа: http://base.garant.ru/12137300/. ­ Заголовок с экрана 22.Федеральный   закон  [Электронный  ресурс];    https://rg.ru/2004/10/27/arhiv­  Режим   доступа:  https://rg.ru/2004/10/27/arhiv­dok.html.   ­ dok.html.   ­ Заголовок с экрана 22а. Челлини Э.В. 22б. Шульгина М.В. 23.Этапы   создания   архива   в   организации  [Электронный   ресурс]; https://moluch.ru/archive/103/23887/. https://moluch.ru/archive/103/23887/. ­ Заголовок с экрана ­    Режим   доступа: