Лекция №6 «Организация как социальная система. Понятие и классификация»

Лекция №6  «Организация как социальная система. Понятие и классификация»

Цели занятия: ознакомить с основными категориями менеджмента; изучить внешнюю и внутреннюю среду организации

Дидактическая: формирование у студентов знаний о сущности организации, ее внешней и внутренней среды.

Развивающая: совершенствовать умение оценивать результаты выполненной работы.

Воспитательная: воспитывать положительный интерес к изучаемой теме, сознательную дисциплину и нормы поведения студентов как будущих работников организации, чувство экономии и бережливости.

 РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.     Кабушкин  Н. И. Основы менеджмента: учеб. пособие. – М.: Новое знание, 2017– 336 с.

2.     Семенов  А.К., Набоков  В.И. Основы менеджмента: учебник – М.: издательство – торговая корпорация «Дашков и К», 2018.− 556с.

3.     «Теория и практика управления» – http://www.ptpu.ru. 

План

1.    Понятие организации.

2.    Внешняя среда организации: понятие, факторы внешней среды.

3.    Внутренняя среда организации: понятие, факторы внешней среды. 4. Факторы прямого и косвенного воздействия.

1. Понятие организации

Термин «организация» происходит от греческого слова «organon», которое означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или коголибо в одно целое и приведение в стройную систему. «Большой энциклопедический словарь» дает такое определение организации: организация (франц. – organisation, от средневекового латинского organizo – сообщаю стройный вид, устраиваю). Таким образом, термин «организация» означает:

-                     строение чего–либо (упорядочивание);

-                     деятельность по налаживанию, устройству, упорядочиванию, оптимизации работы других;

-                     совокупность людей, групп, объединенных для решения какой-либо задачи.

Несмотря на множественность определений, даваемых специалистами в области управления, любая организация рассматривается как общность людей, которые объединяют свои усилия и осознают необходимость координации их деятельности для достижения общего результата (цели). Таким образом, можно дать следующее определение организации:

Организация – это социальная целостность, направленная на некоторую цель, построенная как специально структурированная и координированная система, предназначенная для некоторой деятельности и связанная с окружающей средой.

Все вышеприведенные определения справедливы для формальных организаций, т.е. тех которые специально создаются людьми для достижения желаемых результатов. Термин «организация» в менеджменте обычно используется для обозначения формальной организации.

В деятельности организаций можно выделить две сферы, которые существенно отличаются между собой по многим показателям и инструментам управления (табл.1).

Первая – это область формального управления или формальная организация. Она управляется профессиональными менеджерами и осуществляет функции: выработки целей и задач, принятия и координации решений, стимулирования и вознаграждения, контроля и санкционирования и др. Это часть     организации,    которая планируется, программируется, контролируется.

Есть участки и уровни организации, которые не поддаются прямому управлению и координации деятельности, они требуют поведенческих способов управленческих воздействий, принятия решений, мотивации и контроля персонала. Таким образом, вторая область управления – это область неформального управления или неформальная организация. В любой формальной организации существуют и неформальные. Эти организации никто специально не создает, они возникают спонтанно, но в них люди также общаются и взаимодействуют между собой на основе общих интересов. Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения. В них существует определенное распределение ролей и определен статус каждого входящего в группу. В неформальной группе, как правило, выделяется явно или неявно выраженный лидер. Руководители должны понимать, что вне зависимости от их воли неформальные группы существуют, с ними бесполезно бороться, с ними нужно считаться, искать способы эффективного взаимодействия, использовать их сильные стороны для достижения целей организации.

Таблица 1 - Сходство и различие формальной и неформальной организации

Рассматривая организацию как систему, следует классифицировать их по степени открытости по отношению к внешней среде.

Открытая организация – это целостный комплекс взаимосвязанных элементов, который имеет особое единство с внешним окружением или это самоорганизующаяся система на всех этапах жизненного цикла.

                В      противоположность       открытым,       закрытые      организации

ориентированы в основном на внутренние процессы, и в условиях рынка функционировать не могут. Здесь следует отметить, что полностью закрытых систем не существуют. Все организации в большей или меньшей степени зависят от внешней среды, т.е. не смогут существовать изолированно от нее. На самом деле это так, поскольку любая организация не сможет функционировать без ресурсов, получаемых из внешней среды с одной стороны, а с другой внешняя среда в виде потребителей использует продукцию организации и если потребитель откажется от нее смысл существования любой организации исчезает.

Организации     создаются     для     достижения     самых     разных     целей, удовлетворения      различных      потребностей      людей,      поэтому      они так разнообразны, имеют различное назначение, расположение, размеры, внешний вид, строение, поведение и другие характеристики. Несмотря на большое разнообразие различных организаций в современном обществе все они имеют определенные сходные характеристики. Выделяют общие и структурные характеристики организаций. Если провести аналогию с описанием человека, то с помощью общих характеристик можно дать общее представление о человеке и его принадлежности к определенному биологическому виду, этносу и социальному слою, то с помощью структурных характеристик можно описать его с точки зрения роста, веса, черт характера, особенностей речи и т.д.

К общим характеристикам относятся:

Ø размер;

Ø цели и стратегии;

Ø окружающая среда; Ø технологии; Ø культура.

К структурным характеристикам относятся:

•      централизация и децентрализация; 

•      иерархия власти;

•      специализация; 

•      формализация;

•      профессионализм;  управление персоналом.

Размер организации – это величина организации (количество людей, объемы производства товаров и услуг, сложность структур и пр.) Цели и стратегии – это:

− желаемые результаты деятельности организации и способы их достижения;

− способы распределения ресурсов и виды деятельности, необходимые для установления отношений с окружающей средой и достижения целей организации;

− цели и стратегии определяют поле деятельности организации и ее взаимоотношения со своими сотрудниками, покупателями и конкурентами.

Окружающая среда – все, что связано с деятельностью организации, но находится за ее пределами. Различается ближнее и дальнее внешнее окружение организации.

Технологии – это:

-          инструменты, способы производства и действий по преобразованию входных данных в выходные;

-          отработанные,     привычные,         формализованные        способы деятельности в организации.

Организационная культура – это: инструмент          эволюционного   и стратегического развития организации; память, внешняя сторона жизнедеятельности организации.

Централизация – децентрализация – это: уровень, на котором принимаются решения;

предельно      централизованные        (с       жесткими   структурами) и децентрализованные организации (с мягкими структурами и делегированием полномочий).

Иерархия власти:

-          описывает связи подчинения в организации, области прав и ответственности работников;

-          понятие иерархии связано с диапазоном контроля сотрудников, пределами управляемости.

Специализация:

-          показывает, насколько цели и задачи организации распределены по профессиональному признаку;

-          бывает        высокая (узкий    круг задач)  и       низкая        (разнообразные обязанности) специализация.

Формализованность – это:

• степень влияния на работу организации  письменной документации (регламентов, предписаний, инструкций, положений, уставов и пр.);

• безличность и автоматизм в управлении посредством большого количества регламентов и распорядительной информации.

Профессионализм – это:

-          уровень профессионального образования и подготовки

работников; 

-          уровень компетентности руководителей и специалистов;

-          профессиональная,       социальная          и        методологическая

компетентность руководителей и специалистов;

-          система внутрифирменного (корпоративного) обучения в организации.

Управление персоналом характеризует:

Ø    стиль управления в организации;

Ø    организацию как социальную систему;

Ø    управление человеческими ресурсами в организации; 

Ø    понятие человеческого капитала в организации;

Ø    роль персонала в        принятии    решений     и          контроле

деятельности организации;

Ø    повышение статуса и значения служб персонала        в

современных организациях;

Ø    соотношение формальных и неформальных факторов  деятельности организации;

Ø    роль неформальной     составляющей     в        управлении организацией.

               2.     Внешняя среда организации: понятие, факторы внешней среды

К внешней среде организации относят все то, что ее окружает и оказывает на влияние на ее деятельность. Внешняя среда – это совокупность внешних факторов влияния на деятельность организации. Анализ влияния внешней среды на деятельность организации способствовал выделению факторов и группировке их по характеру воздействия на среды прямого и косвенного воздействия. Организация взаимодействует со средой, чтобы получать ресурсы в обмен на продукты своей деятельности и удалять отходы. Внешняя среда признается большинством современных теорий управления главной характеристикой организации. 

Внешняя среда характеризуется подвижностью, определяемой взаимосвязью отдельных факторов: неопределенностью, сложностью, иерархичностью, темпами изменений (медленнее, в соответствии или быстрее реакции фирмы), степенью привычности событий (привычные; в пределах экстраполяции опыта; неожиданные, но имеющие аналоги в прошлом; неожиданные и совершенно новые), предсказуемостью (по аналогии с прошлым; путем экстраполяции; частичная предсказуемость; полная непредсказуемость). На различные элементы организации эти факторы оказывают неодинаковое влияние.

Среда дальнего окружения (глобальная среда): 

–       это среда одностороннего (косвенного) воздействия; 

–       факторы дальнего окружения напрямую не влияют на операции деятельности организации, но образуют определяющий контекст деятельности; 

–       существует четыре основных группы факторов дальнего окружения:

социальные, технологические, экономические, политические (табл. 2); 

–       иногда к четырем группам факторов дальнего окружения добавляют еще две: социокультурные и экологические.

Таблица 2 - Основное содержание групп факторов косвенного воздействия

В понятие среды дальнего окружения необходимо включить понятие международной среды. Международная среда – среда бизнеса многонациональных компаний. Когда компания выходит за пределы страны своего происхождения и начинает осваивать зарубежные рынки, в действие вступают факторы международного бизнеса: уникальные особенности культуры, экономики, государственного регулирования, а также политической обстановки.

Существуют следующие пути проникновения организаций  на международные рынки:

-                     Экспорт. Организация продолжает производить всю продукцию в своей стране, при этом заключает сделки с иностранными покупателями.

-                     Лицензирование. Организация может продать лицензию на производство своей продукции иностранной компании. Она

 предоставляет право использовать патенты или технологию, оказывает     технологическую и административную поддержку. Иностранная компания возмещает затраты организации в форме лицензионных платежей или платы за услуги.

-                     Совместные предприятия. Две или больше частных компаний или государств, вкладывают средства в производственные мощности совместного предприятия. Участники являются равными партнерами в деле и получают прибыль в зависимости от доли пакета акций каждого.

-                     Прямые капиталовложения. Руководство организации решает выпускать продукцию своей фирмы за границей и сохранять полный контроль над производством, маркетингом,     финансами и другими  ключевыми функциями.

Среда ближнего окружения (локальная среда) – это среда двустороннего (прямого) воздействия. К ним относятся факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации и испытывающие такое же ответное влияние со стороны организаций.

Основные участники ближнего окружения – это:  потребители, поставщики, клиенты, органы местного самоуправления,    

конкуренты, консалтинговые фирмы, налоговые органы, таможенные органы и пр. В деятельности организации учитываются интересы и мнения участников ближнего окружения.

Выделяют следующие виды отношений организации с внешней средой:

-                     Реактивные – отношения, которые определяются преимущественно средой.

-                     Адаптивные – отношения, которые определяются средой и функцией саморегуляции, присущей самой системе.

-                     Активные – отношения, при которых существенную роль играют собственные цели системы и преобразование системы происходит в соответствии с потребностями системы.

-                     Самоорганизующиеся – отношения, при которых происходит гибкое и превентивное реагирование на изменения во внешней среде на основе постоянной обратной связи и обучения. Источник преобразования при этом находится внутри самой системы.

Внешняя среда имеет следующие особенности: сложность, динамика и неопределенность.

Сложность внешней среды – это количество факторов внешней среды, которые оказывают влияние на деятельность организации.

Динамика внешней среды – постоянное движение объектов и процессов внешней среды, т.е. изменение состояния факторов.

Неопределенность внешней среды – связана с тем, что большинство изменений происходят с высокой степенью неопределенности (отсутствия полной информации о факторах внешней среды, а также уверенности в ее достоверности), и с тем, что существует проблема осуществления мониторинга и прогнозирования в условиях неопределенности.

Для оценки степени неопределенности внешней среды организаций можно использовать матрицу (рис. 1).

Рис. 1. Примеры деятельности при различной степени неопределенности внешней среды

                3.      Внутренняя среда организации: понятие, факторы внешней среды.

Внутренняя среда организации   –   это перечень   всех внутриорганизационных факторов, процессов и ресурсов

организации, влияющих         на      функционирование       и              развитие    

организации.  Состояние внутренней среды организации во многом зависит от тех решений, которые принимают ее менеджеры. Внутренняя среда является тем потенциалом (возможностью, силой), который используется организацией при реализации своих целей, да собственно говоря, и цели любой организации должны соответствовать ее возможностям. Существуют различные точки зрения на компоненты (составляющие) внутренней среды предприятия. Рассмотрим некоторые из них.

Под   внутренней          средой        организации         понимается совокупность присущих        ей      свойств,      так    называемых «внутренних      переменных»

(факторов).  К ним относятся:

1)                Разделение труда – обособление различных видов деятельности и закрепление их за конкретными субъектами. Это служит основой их дальнейшей специализации. Разделение труда бывает двух типов: горизонтальное – по видам     деятельности, и     вертикальное – между руководителями и исполнителями.

2)                Технология, или связь между отдельными видами работ. Технология – любое средство преобразования исходных материалов, будь то люди, информация или физические материалы – для получения желаемых продукций или услуг.

3)                Дифференциация – распределение работ между отдельными участниками трудового процесса, когда каждый получает определенный конкретный результат, имеющий самостоятельную ценность, но с точки зрения организации не являющийся законченным целым (изготовление отдельной детали).

4)                Интеграция         дополняет дифференциацию         и          предполагает сотрудничество исполнителей, придающее трудовому процессу единство и целостность.  Интеграция – это процесс объединения усилий различных подсистем (подразделений) для достижения целей организации.

5)                Организационный порядок   –        это    совокупность автоматически действующих норм и правил поведения и решения управленческих задач, в соответствии с которым исполнители могут поступать самостоятельно, не обращаясь за указаниями к руководству.

6)                Взаимоотношения участников организации. Они могут быть: либо деловыми, связанными с выполнением служебных обязанностей, либо эмоциональными, основанными на симпатиях и антипатиях.

Американские авторы М.Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури предлагают выделять пять внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология, люди.

Организацию они определяют как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей и рассматривают ее как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Целями называются конкретные конечные результаты или состояния, которых хотят достигнуть работники предприятия совместными усилиями.

Структура предприятия представляет собой соотношение уровней управления и функциональных подразделений (функциональных областей – областей деятельности, в которых функционируют подразделения в интересах организации в целом. Сюда относятся маркетинг, производство, обучение кадров, планирование финансовых ресурсов), используемых для достижения целей.

Задача – это работа или ее часть, которая должна быть выполнена в определенный срок и определенным образом в процессе реализации цели.

Технология – это любое средство (машины, механизмы, инструменты, навыки, приемы, знания), с помощью которого элементы входа (заготовки) преобразуются в элементы выхода (готовая деталь).

Люди – это конкретные лица, составляющие коллектив предприятия со всем разнообразием их индивидуальный и коллективных качеств и поведения.

Все внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют социотехническую систему (потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Данная схема дает понимание того, что при принятии решения по изменению какойлибо внутренней переменной руководитель должен учитывать влияние этого изменения на другие переменные и принимать соответствующие решения по их адаптации. Например, в организации принимается решение по изменению технологии производства продукции, при этом следует обратить внимание на уровень подготовки персонала (люди), провести корректировку задач, которые будут ставиться перед работниками, проанализировать организационную структуру на предмет ее соответствия новой технологи и провести разъяснительную работу среди сотрудников предприятия.

Отечественные авторы, в частности О.С. Виханский и А.И. Наумов, рассматривают внутреннюю среду организации с точки зрения функциональных процессов реализуемых в ней и необходимых для успешного функционирования. Как правило, выделяют следующие основные процессы: 

–   производственный процесс; 

–   маркетинговая деятельность; 

–   финансовая деятельность; 

–   процессы управления персоналом; 

–   управленческий (административная деятельность) процесс;  – эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности). 

Управление производством состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. 

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации (ценообразование; сбыт, послепродажное обслуживание). 

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации. 

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка). Также предполагается выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма. 

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

4. Факторы прямого и косвенного воздействия

Внешняя среда организации делится на деловое (среда прямого воздействия) и фоновое окружение (среда косвенного воздействия). 

Среда прямого воздействия включает следующие элементы.

1.                 Потребители – это потенциальные покупатели и клиенты. Покупатели воздействуют на среду посредством изменения структуры спроса, предъявления новых требований к товару (к качеству, цене, многофункциональности, дизайну и др.) и установления определенного уровня цен. Производитель, соответственно, тоже может воздействовать на покупателя, предлагая новый уникальный продукт с совершенными характеристиками, улучшая качество сервисного обслуживания, наконец, снижая цены. Потребитель – субъект, определяющий развитие предприятия. Поэтому современные организации стремятся найти «своего» потребителя.

2.                 Конкуренты – фирмы, реализующие аналогичный продукт на тех же самых рынках. Соперничество идет и за долю на рынке, и за потребителя, за его «рубль». Сложилось мнение, что конкуренты лишь соперники. Однако в современных условиях, при высокой неопределенности внешней среды только сотрудничество с конкурентами позволяет адаптироваться к среде и достигнуть поставленной цели.

3.                 Поставщики как собственники материальных и природных ресурсов могут напрямую воздействовать на организацию, создавая ресурсную зависимость. Для любой фирмы важно, чтобы ни одна поставка не была сорвана, чтобы ресурсы были доставлены в срок и в достаточном количестве. Поставщики в этих условиях, подобно монополисту, могут неоправданно завысить цены на ресурсы. Таким образом, поддержание «дружественных» отношений с поставщиками – один из элементов маркетинговой политики.

4.                 Рынок труда. Изучение рынка труда позволяет организации определить для себя контингент рабочих, обладающих определенными трудовыми характеристиками (пол, возраст, образование, квалификация, опыт работы, личностные качества).

Среда косвенного воздействия (или макросреда) представлена следующими факторами.

1.                 Экономические факторы — состояние экономики страны в целом на данный момент времени. Экономическая ситуация может быть описана множеством факторов, таких как занятость, безработица, темп инфляции, процентные ставки, валютный курс. Все это влияет на уровень жизни, платежеспособность, прибыльность, уровень цен.

2.                 Социокультурные факторы — привычки, традиции, нормы потребителей, в соответствии с которыми они осуществляют свои потребительские расходы.

3.                 Технологические факторы подразумевают изменения в технологиях, нововведения, которые позволяют организации модернизировать либо переориентировать производство.

4.                 Международный фактор также играет важную роль для планирования деятельности. Фирма может использовать ресурсы и материалы другой страны, применить иностранную технологию.

Таким образом, стратегический анализ подразумевает исследование:

1)                Внутренней среды - полностью контролируемой менеджментом фирмы и включающей подразделения фирмы.

2)                Внешней микросреды (делового окружения), регулируемой менеджментом фирмы и включающей: поставщиков, конкурентов, потребителей.

3)                Макросреды (фонового окружения), абсолютно неподконтрольной менеджменту фирмы и включающей:

Макросреда предприятия - это факторы, с которыми компания не сталкивается напрямую, но которые, тем не менее, оказывают серьезное влияние на его деятельность. К факторам макросреды чаще всего относят экономические, политические, правовые, научно-технические, социальнодемографические, социально-культурные, природные, экологические и международные факторы.

У макросреды есть две важные особенности:

-         она оказывает влияние не только на ваше предприятие, но и на микросреду: конкурентов, поставщиков, клиентов;

-         компания не оказывает влияния на макросреду.

Домашнее задание:

На основе исходных данных определить факторы внешней и внутренней среды и занести их в форму:

1.   Организационная культура.

2.   Потребители.

3.   Уровень образования населения, обеспечение объектами культуры. 4. Объединенный показатель качества подготовки специалистов, поступающих в организацию.

5.       Акционеры.

6.       Демократические преобразования, количество политических фракций. 

7.       Структура организации.

8.       Поставщики.

9.       Темпы инфляции, дефицит бюджета, конкурентоспособность страны, уд. вес частной собственности, уровень развития финансовой системы страны.

10.   Технология

11.   Удельный вес числа ученых в численности работающих страны. 

12.   Конкуренты.

13.   Законодательство    по      налоговой системе        и внешнеэкономической деятельности.

14.   Физико-географические условия (климатические факторы, оценка основных природных ресурсов страны и ее место в мировом сообществе, извлечение из недр природных ресурсов интенсивность по отношению к общим запасам и степень извлечения).

15.   Миграция населения.

16.   Местные органы управления. 

17.   Демографическая обстановка. 

18.   Правительственные органы. 

19.   Союзы и общества.

20.   Уровень компьютеризации страны. 

21.   Экологические факторы.

22.   Продолжительность жизни населения. 

23.   Способ выполнения работы.

24.   Количество забастовок с числом участников более 100 в стране. 

25.   Прогноз изменения уровня доходов населения.

26.   Контакты с агентствами по оказанию маркетинговых услуг. 

27.   Количество горячих точек в мире.

28.   Построение системы управления на предприятии.

29.   Затраты в бюджете страны на поддержание экосистемы страны.

30.   Удельный вес изобретений и патентов страны в фонде мирового сообщества .

31.   Связи с кредитно-финансовыми учреждениями.

32.   Показатель качества информации, поступающей на предприятие.

33.   Качество прокурорского надзора за соблюдением федеральных правовых актов.