Методика составления номенклатуры дел

Методика составления номенклатуры дел.

Основными документами, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры, являются:

- устав (положение) организации;

- положение о структурных подразделениях;

- классификаторы участков деятельности и классификаторы структурных подразделений;

- штатные расписания;

- планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений;

- номенклатуры организации за прошлые годы;

- описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению;

- типовые и примерные номенклатуры данной системы;

- решения федеральной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения:

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных, не предусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах.

Третью графу заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации количества заведенных томов или частей дел.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи Типового перечня – перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Типовой перечень не может охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типового перечня министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организации их системы.

В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения федеральной архивной службы и центральной экспертной комиссией (ЦЭК), министерства (ведомства) или экспертной комиссии организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).

Пятая графа «Примечание» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

- дела со сроками хранения до 10 лет;

- дела со сроками хранения свыше 10 лет;

- дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение.