Назначение формирования и оперативного хранения дел

Назначение формирования и оперативного хранения дел.

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.

 Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (по ГОСТ Р 51141-98).

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку (по ГОСТ Р 51141-98).

Виды дела:

- папка-скоросшиватель;

- картотека;

- журнал;

- книга учета.

В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в ГСДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Формирование дел должно обеспечивать:

- оперативность поиска документов;

- надежность документационного обслуживания управления;

- сохранность документов.

Формирование дел осуществляется:

- службой ДОУ (секретарем) – при централизованной форме ведения делопроизводства;

- структурными подразделением – при децентрализованной форме ведения делопроизводства.

Независимо от принципа организации делопроизводства, не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.