Общие сведения по технологии обработки документов

Общие сведения по технологии обработки документов.

Управленческая деятельность любого предприятия основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способа их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самом предприятии, так и внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки.

В ГОСТ Р 51141-98 организация работы с документами включает в себя «Организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток (поток документальной информации) – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают:

1. по направлению;

2. по отношению к управленческому процессу.

По направлению документопотоки делятся на:

1.1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня.

1.2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней:

- восходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

- нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту они делятся на:

2.1. Входящий документопоток - документ, которые поступили в учреждении от других организации.

2.2. Исходящий документопоток - документы, которые учреждение отправляет другим учреждениям.

2.3. Внутренний документопоток - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения.