Оформление служебных писем

Оформление служебных писем Письмо  –   это   обобщенное   название   различных   по   содержанию   документов, пересылаемых по почте. Письмо составляют в том случае, если невозможно решить вопрос другими способами (посредством личной беседы, телефонного разговора). По содержанию и назначению различают следующие виды писем: инструктивные, гарантийные,   информационные,   рекламные,   коммерческие,   рекламационные,   письма­ запросы, письма­извещения, письма­приглашения, письма­ответы и др. В зависимости от объема текста письма оформляют на бланках формата А4 и А5 (если текст содержит не более 7 строк). Реквизиты письма:  наименование организации;  справочные данные об организации;  дата, которую заполняют после подписания документа;  регистрационный номер, который является сложным индексом, содержащим номер структурного подразделения,   автора   документа,   номер   дела   по   номенклатуре   дел,   порядковый   номер   документа   по журналу регистрации;  ссылка на дату и регистрационный номер – оформляется в ответных письмах;  заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?», отсутствует при использовании формата А5;  адресат  –  один документ может содержать не более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки;  текст;  отметка о наличии приложения – оформляют в случае необходимости;  подпись;  оттиск печати – ставится на гарантийных письмах;  отметка об исполнителе;  отметка   об   исполнении   документа   и   направлении   его   в   дело   (в   дело   подшивается   второй экземпляр). Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. В тексте нужно освещать только один вопрос. Все логические элементы письма следует выделять абзацами.  Текст письма, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной. В вводной часто указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части текста излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Текст может состоять только из основной части. Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений. Количество экземпляров письма равно количеству адресатов плюс один экземпляр в дело. На входящих письмах ставится отметка о поступлении документа в организацию и оформляется резолюция руководителя.