Описание документов постоянного и долговременного хранения. Составление описей дел

Описание документов постоянного и долговременного хранения.

Составление описей дел

Это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации (см. приложение к уроку 7 – образец описи дел).

Описи составляют в каждом структурном подразделении по окончании делопроизводственного года отдельно на все дела:

- постоянного;

- временного (свыше 10 лет) хранения;

- на дела по личному составу.

Функции описи:

1. закрепление систематизации дел (единиц хранения) фонда путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи;

2. учет и обеспечение сохранности дел;

3. раскрытие состава и содержания конкретного комплекса документов в заголовках дел.

Перед внесением заголовка дел в опись проверяются качество их формирования и оформления, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются:

- соответствие заголовка дела содержанию имеющихся в нем документов;

- правильность их оформления и группировки;

- качество подшивки или переплета дела;

- точность нумерации листов;

- наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи и ее правильность;

- точность оформления обложки дела;

- наличие и правильность заверительной надписи дела.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Если дела не будут найдены, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив организации.

Описи составляются по установленной форме в двух экземплярах.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в делопроизводстве.

Передача дел в архив учреждения (в ведомственный архив).

Законодательством РФ установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов.

Ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы (по ГОСТ Р 51114-98).

Ведомственные архивы выполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

В архив передаются следующие документы:

- устав, учредительный договор, решение о создании общества;

- свидетельство о государственной регистрации;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- положение о филиалах или представительствах общества;

- годовые финансовые отчеты;

- документы финансовой отчетности, предъявляемые в государственные органы управления;

- протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);

- списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;

- акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

- внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

- документы по личному составу предприятия;

- другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом.

График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия.

Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом.

После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.