Оптимизация делопроизводства в организации

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: СОДЕРЖАНИЕ ПОНЯТИЯ  И СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ 1.1. Понятие делопроизводства в современном документоведении 1.2. Основы деятельности службы делопроизводства в организации ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГКУВО  «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОЛГОГРАДСКОЙ  ОБЛАСТИ» 2.1. Принципы организации работы с документами в ГКУВО  «Государственный архив Волгоградской области»  2.2. Основные направления оптимизации ГКУВО «Государственный  архив Волгоградской области» ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Приложения КР17. 46.02.01. в33 ДОУ 3-1 4599. РПЗ Лис т Лит Листо Да та Под пис ь № Е .Д. докум. Т.Н. Ермако Чурси ва О.М.  на Красильник ова  И Ли з ст Разра м. Прове б. Н. р. Контр Утвер . д. Оптимизация делопроизводс организации тва в . 3 5 5 10 15 15 21 25 27 29 ВВЕДЕНИЕ Проблемы делопроизводства в деятельности организаций и управления документацией   являются   столь   же   древними,   как   сами   документы   и управление. На современном этапе развития российской экономики проблема совершенствования   делопроизводства   является   особенно   актуальной, поскольку   происходит   активный   процесс   формирования   хозяйствующих субъектов, имеющих различную структуру.  Делопроизводство составляет основу управления, его эффективность в значительной   степени   базируется   на   производстве   и   потреблении информации.   В   современном   обществе   информация   стала   полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация   пронизывает   все   органы   управления,   приводя   их   в целенаправленное движение. Информация   фиксируется   в   документах,   которые   придают   ей организационную   форму   и   перемещают   ее   во   времени   и   пространстве. КР17. 46.02.01. Из м. Ли ст № Да та Под пис ь Документы   и   документная   информация   лежат   в   основе   управленческих докум. решений   и   являются   их   материальным   воплощением,   обеспечивают 3557. РПЗ Л т3 ис 4 юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Актуальность   исследования  обусловлена   важностью   правильного ведения делопроизводства в учреждениях. Работодатели зачастую не уделяют должного   внимания   оформлению   трудовых   отношений   с   работниками,   что порождает проблемы социального характера.  Объектом   исследования  является   организация   делопроизводства   в ГКУВО «Государственный архив Волгоградской области»».  Предметом исследования являются состав документации учреждения. Цель   исследования  –   предложить   направления   оптимизации делопроизводства   Государственного   казенного   учреждения   Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области». Поставленная цель предполагает решение следующих задач: изучить состояние делопроизводства в учреждении; рассмотреть основные требования к документированию трудовых   отношений;  проанализировать   законодательное,   нормативно­методическое   и организационное регулирование деятельности кадровых служб в Российской Федерации;   систематизировать   совокупность   документов,   необходимых   для эффективного делопроизводства; Материалом   для   исследования   послужили   документы  ГКУВО «Государственный архив Волгоградской области». Л т3 ис 4 Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: СОДЕРЖАНИЕ ПОНЯТИЯ И СОВРЕМЕННОЕ ИСПОЛНЕНИЕ 1.1. Понятие делопроизводства в современном документировании Документационное   обеспечение   управления   (делопроизводство)   –   вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по   изменению   ее   состояния.   Отрасль   деятельности,   обеспечивающая документирование   и   организацию   работы   с   официальными   документами является   важным   аспектом   работы   любого   предприятия:   в   организациях создаются   документы,   отражающие   результаты   и   ведение   производственной деятельности,   финансовое   состояние,   работу   с   персоналом,   материально­ техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и   качество   принимаемых   решений,   эффективность   их   выполнения   и Из м. Ли ст № деятельность организации в целом. 3557. РПЗ докум. КР17. 46.02.01. Да та Под пис ь Л т3 ис 4 Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.[9, c. 27] Эти   составные   части   самым   тесным   образом   связаны   с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством,   оперативностью,   степенью   сложности   и   стоимостью.   Если   на предприятии   не   налажена   четкая   работа   с   документами,   то,   как   результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности   приема­передачи   информации,   правильной   постановки справочно­информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ): Документирование   (составление,   оформление,   согласование   и 1. изготовление документов). 2. Организация   работы   с   документами   в   процессе   осуществления управления   (обеспечение   движения,   контроля   исполнения,   хранения   и использования документов). 3. Систематизация архива документов. Документационное   обеспечение   управления   выполняет   специальная   действующая   на   правах   самостоятельного   структурного служба, подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Служба ДОУ решает три основных комплекса задач: Из м. Ли ст № 1. докум. 2. Под пис ь КР17. 46.02.01. обеспечение документирования управленческой деятельности; Да та организация работы с документами в учреждении; 3557. РПЗ Л т3 ис 4 3. совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции  Задачи   обеспечения   документирования   управленческой   деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:   разработка   и   проектирование   бланков,   обеспечения   их изготовления;  обеспечение   изготовления   документов,   копирования   и тиражирования;  контроль   качества   подготовки   и   оформления   документов, соблюдение   установленной   процедуры   согласования   и   удостоверение документов.  Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:   Установление   единого   порядка   прохождения   документов (документооборота учреждения);   документов;   Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов; Регистрация   и   учет   поступающих,   отправляемых   и   внутренних Контроль за исполнением документов; Систематизация   документов,   обеспечение   их   хранение   и использование; организация работы с обращениями граждан.  Из м. Ли ст № докум.  Под пис ь 3557. РПЗ КР17. 46.02.01. Обеспечение защиты информации. Л т3 ис Да та 4 Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:   разработку   и   переработку   нормативных,   инструктивных, методических   документов   и   доведение   их   до   сведения   работников организации;  методическое   руководство   и   контроль   за   соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;  повышение   квалификации   работников   организации   и   их консультирование по вопросам работы с документами;  упорядочение   документации   организации,   проведение   работ   по унификации   документов,   разработка   Табеля   и   Альбома   форм   документов, применяемых в деятельности организации;  разработку   и   внедрение   новых   форм   и   методов   работы   с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;  постановку   задач   разработки   и   совершенствования автоматизированных   информационных   систем   и   баз   данных   для   работы   с документами. Перед   предприятием,   стремящимся   создать   эффективную   среду   по обработке   информации   и   совершенствования   качества   управления,   стоят следующие задачи: 1. Совершенствование   всей   работы   по   подготовке   и   обработке документной   информации   путем   создания   механизма   документационного обеспечения предприятия (ДОУ). Из м. Ли ст № Да Выбор   правильной   стратегии   автоматизации,   включая   верный та КР17. 46.02.01. 2. докум. выбор программных продуктов. 3557. РПЗ Под пис ь Л т3 ис 4 Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, достижения:   приходится   использовать   последние   технологические 1. 2. 3. системы управления базами данных; системы поиска документов и анализа текстов; системы   сканирования   и   распознавания   документов   (печатных   и рукописных); 4. среду клиент­сервер; 5. Internet. Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:  организационные   документы   предприятия   (устав,   положения, учредительный   договор,   структура   и   штатная   численность,   штатное расписание,   должностные   инструкции,   правила   внутреннего   трудового распорядка);  распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);  документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т­ 2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);  финансово­бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые   отчеты,   бухгалтерские   балансы,   счета   прибылей   и   убытков,   акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.); КР17. 46.02.01. Л т3 ис 4 Из м. Ли ст №  докум. Под пис ь Да та информационно­справочные   документы   предприятия   (акты, 3557. РПЗ письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.). Основные   нормативные   документы,   регламентирующие   деятельность службы ДОУ организации: Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования,   обязанности   и   организацию   работы   данного   подразделения,   а также   правовой   статус   и   компетенцию   должностных   лиц,   осуществляющих работу в службе ДОУ. [2,  c. 27] Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает   руководитель   службы,   утверждает   руководитель   организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Должностная   инструкция   –   это   основной  организационный  документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций. Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий   правила,   приемы,   процессы   создания   документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель –   это   перечень   унифицированных   форм   документов,   необходимых   и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом Л т3 ис нормативного   закрепления   как   состава   применяющихся   в   аппарате докум. 4 документов, так и процедуры их подготовки. КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Да та Под пис ь Из м. Ли ст № 1.2. Основы деятельности службы делопроизводства в организации В   деятельности   организации   создается   комплекс   организационно­ распорядительных   документов;   приказы   директора   организации;   локальные нормативные   акты,   утверждаемые   приказами   директора   организации   и обязательные   для   исполнения   всеми   работниками;   протоколы   заседаний, совещаний;   акты;   записки   (докладные,   аналитические,   пояснительные, объяснительные);   договоры,   контракты,   соглашения;   деловая   (служебная) переписка и др. [1, c. 27] В   зависимости   от   конкретных   задач   управления   в   деятельности организации   создаются   другие   виды   документов:   планы,   прогнозы, программы, отчеты и др. Коллегиально  обсуждаемые  вопросы  и  принимаемые   по  ним  решения фиксируются в протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний. Документы,   создаваемые   в   организациях,   оформляются   на   бланках конкретного вида документа, на стандартных листах бумаги форма А4 (210­ 297   миллиметров),   А5   (148­210   миллиметров)   либо   в   виде   электронных документов должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных соответствующим образом. [2, c. 27] Бланк конкретного вида документа разрабатывается на основе углового или продольного расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. При   подготовке   документов   используются   бланки   и   электронные Из м. Ли ст № Да та Под пис ь Л т3 ис 4 шаблоны бланков. КР17. 46.02.01. докум. Каждый   лист   документа,   оформленный   как   на   бланке,   так   и   на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 миллиметров – 3557. РПЗ левое, 10 миллиметров – правое, 20 миллиметров – верхнее и нижнее. Состав реквизитов  конкретного документа определяется  его видом и назначением. Правила   оформления   реквизитов   документов   разработаны   на   основе Методических рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в   федеральных   органах   исполнительной   власти,   утвержденных   приказом Федерального   архивного   агентства   от   23   декабря   2009   г.   №   76,   как дополнительные источники необходимых сведений о реквизитах и правилах их оформления использованы рекомендации ГОСТ Р 6.30­2003.[6, с. 27] Регистрация   документов   ­   это   фиксация   факта   создания   или поступления   документа   путем   проставленная   на   нем   индекса   и   даты   с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.   Регистрации   подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего   использования   в   справочных   целях   (организационно­ учетно­статистические, распорядительные, плановые, отчетные,       бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Поступающие   в   организацию   документы   регистрируются   в   день поступления,   отправляемые   и   внутренние   ­   в   день   подписания   или утверждения.   При   передаче   зарегистрированного   документа   из   одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.       Входящие,   исходящие   и   внутренние   документы   регистрируются отдельно.      Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов,   каждая   из   которых   регистрируется   отдельно.   Порядковые КР17. 46.02.01. Из м. Ли ст № Да та Под пис ь регистрационные   номера   (индексы)   присваиваются   документам   в   пределах докум. каждой   регистрируемой   группы.   Для   внутренних   документов   обычно 3557. РПЗ Л т3 ис 4 применяется простая порядковая нумерация.       Регистрационные   индексы   присваиваются   входящим,  исходящим   и внутренним документам в пределах календарного года.       В   качестве   регистрационных   форм,   в   зависимости   от   объемов регистрируемых   массивов   документов,   используются   регистрационные журналы   или   регистрационно­контрольные   карточки   (РКК).   По   журналу невозможно   вести   контроль   за     исполнением   документов,   необходимо вторично   регистрировать   поставленные   на   контроль   за   исполнением документов на контрольных карточках. Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы. Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура   дел   организации   разрабатывается   специалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура   дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:  наименование  предприятия;  наименование  вида документ;  дату; индекс;   место   составления;   гриф   утверждения;   заголовок   к   тексту;   текст; подпись; гриф согласования (одобрения).      При составлении заголовков дел следует учитывать, что: заголовок должен   полностью   соответствовать   смысловому   содержанию   документов, группируемых   в   данном   деле;   заголовок   должен   быть   кратким,   четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.  Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.  При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе   резервные   номер   дел   (свободное   место),   которые   могут   быть КР17. 46.02.01. Из м. Ли ст № Да та Под пис ь использованы   в   дальнейшем   для   внесения   заголовков   дел,   не докум. предусмотренных   в   номенклатуре   дел,   но   сформированных   в   течении 3557. РПЗ Л т3 ис 4 календарного года.      По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая   запись   о   количестве   заведенных   дел   относительно   постоянного   и временного сроков хранения. Основанием   для   группировки   документов   по   номинальному   признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.). При   формировании   документов   в   дела   по   предметно­вопросному признаку за основу берут их содержание. Документы   в   деле   должны   располагаться   в   определенном   порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем   в   хронологическом   порядке   идут   документы,   возникающие   по   мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные   экземпляры   документов,   документы,   подлежащие   возврату, дублирующие документы. Приняты   определенные   правила   группировки   документов   в   дела   по видам и хронологии. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по   личному   составу;   подлинные   экземпляры   приказов   по   основной деятельности   систематизируются   и   подшиваются   в   дела   вместе   с приложениями  в  порядке  их  номеров. Документы   к  приказам   по  основной деятельности   группируются   и   подшиваются   отдельно,   и   хранятся   у   лица, готовившего эти проекты. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки   группируются   отдельно   от   их   проектов.   Плановые   и   отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему Из м. Ли ст № содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4      Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической   последовательности:   документ­ответ   помещается   за документом запросом.       Обзоры,   докладные   записки,   акты,   справки   и   другие   документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГКУВО «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ» 2.1. Принципы организации работы с документами Государственное   казенное   учреждение   Волгоградской   области «Государственный архив Волгоградской области» – это специализированное государственное учреждение, основное звено системы учреждений архивной службы   Волгоградской   области.  [12,  c. 28]   В   целях   постоянного   (вечного) хранения вверенной ему государственной части Архивного фонда Российской Федерации   он   осуществляет   учет   архивных   документов,   обеспечивает   их сохранность,   комплектуется   документами   государственных   организаций,   а Из м. Ли ст № Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. также   негосударственных   организаций   и   физических   лиц;   создает   и совершенствует   научно­справочный   аппарат   к   архивным   документам   и докум. информационные   технологии;   обеспечивает   условия   для   использования архивных   документов   юридическими   и  физическими   лицами,  осуществляет 3557. РПЗ Л т3 ис 4 информационное   обслуживание   органов   государственной   власти   и самостоятельное   использование   архивных   документов   в   интересах укрепления   Российской   государственности,   обеспечения   общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Государственное казенное   учреждение   Волгоградской   области   «Государственный   архив Волгоградской области» является также и научно­методическим центром для других архивных учреждений области. Отдел   использования   документов   архивного   фонда   и   научно­ исследовательской работы: Основными задачами отдела являются:  организация   использования   документов   Архивного   фонда Российской   Федерации   и   других   документов   в   архиве (предоставление   архивом   безвозмездно   или   возмездно пользователю   информационных   услуг   и   информационных продуктов   для   удовлетворения   его   информационных потребностей),   в   том   числе   исполнение тематических   и генеалогических запросов;  организация   публикации   документов   архива   на   основе   научной разработки архивных фондов;  организация и координация научно­исследовательской работы в области использования и публикации документов. В   соответствии   с   возложенными   на   него   задачами   отдел   выполняет следующие функции: Из м. Ли ст № докум.  Под пис ь Л т3 ис 4 готовит   предложения   к   проектам   отраслевых   целевых КР17. 46.02.01. комплексных   программ,   основным   направлениям   развития Да та архива,   перспективным   и   текущим   планам   его   работы   по 3557. РПЗ профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении;  изучает   общественные   потребности   в   ретроспективной документной  информации;  осуществляет   информационное   обеспечение   пользователей   государственных   и (органов   государственной   власти, негосударственных   организаций,   объединений,   граждан)   в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;  проводит   инициативное   информирование   государственных органов,   органов   местного   самоуправления,   организаций   и граждан путем направления им информационных писем и других информационных документов;  осуществляет   предоставление   архивных   документов пользователям в читальном зале архива, в обязательном порядке проводит   ознакомление   пользователей   с   правилами   работы   в читальных залах архивов Российской Федерации;  консультирует пользователей о составе и содержании документов архива,   об   информационно­поисковых   системах   к   ним,   в необходимых   случаях   совместно с   отделом   хранения, государственного учета и научно­справочного аппарата архивных документов;  организует   изготовление   копий   архивных   документов   по запросам   пользователей,   ведет   учет   изготовленных   копий   в специальном журнале;  организует   экспонирование   архивных   документов   на   выставках (самостоятельно   или   совместно   с   другими   отделами,   другими архивами   и   организациями),   обеспечивает   контроль   за Из м. Ли ст № докум. КР17. 46.02.01. соблюдением   требований   обеспечения   сохранности   документов Да при экспонировании; 3557. РПЗ та Под пис  организует   использование   архивных   документов   в   средствах ь массовой информации, осуществляет подготовку материалов для Л т3 ис 4 периодических изданий;  организует проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью,   экскурсий   по   архиву,   презентаций,   дней открытых   дверей,  лекций,  докладов,   конференций,  уроков   для студентов   и   школьников   и   др.)   с   использованием   архивных документов.  Руководствуясь   научными   правилами   издания   исторических документов, организует публикацию архивных документов:  готовит предложения к тематике документальных публикаций.  осуществляет самостоятельно или совместно с другими отделами архива,  научными   и другими  заинтересованными  учреждениями подготовку к изданию сборников  документов архива, архивных справочников   и   научно­популярной   литературы.   Организует, координирует   и   методически   обеспечивает   работу соисполнителей   по   подготовке   документальных   публикаций, организует их обсуждение и рецензирование;  осуществляет   учет   документальных   изданий   архива   и анализирует эффективность публикационной деятельности; готовит   предложения   к   планам   по   научно­издательской  деятельности архива. В установленном порядке исполняет   тематические и генеалогические запросы   государственных,   иных   учреждений   и   организаций,   граждан Российской   Федерации,  зарубежных   организаций   и  граждан   по   документам архива: Из м. Ли ст № докум.  осуществляет   прием   и   рассмотрение   заявлений   граждан, обращающихся в архив, по профильным отделу направлениям;  выдает в установленном  порядке заверенные  архивные копии и КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Да та архивные выписки из документов, архивные справки; Под пис ь  осуществляет   учет   поступивших   и   исполненных   запросов  тематического   и   генеалогического   характера   и   анализирует Л т3 ис 4 эффективность использования документов;  совершенствует   научно­справочный   аппарат   отдела   (каталоги, картотеки, тематические перечни и др.);  организует   и   координирует   научно­исследовательскую   работу архива   в   области   использования   и   публикации   документов, организует  внедрение ее результатов в практику работы архива;  организует работу входящей в состав отдела научно – справочной библиотеки по комплектованию библиотечного фонда, его учету, обеспечению   сохранности,   созданию   справочно­поискового аппарата к материалам фонда и организацию их использования;  организует   работу   входящего   в   состав   отдела   читального   зала архива;  организует и координирует работу по  использованию документов в других структурных подразделениях архива;  осуществляет учет использования архивных документов;  создает и ведет автоматизированные базы данных по профильным отделу направлениям;  разрабатывает   совместно   с   другими   подразделениями   архива предложения по внедрению автоматизированных технологий; готовит   предложения   к   тематике   научно­исследовательской   и  методической работы архива, осуществляет разработку научно­ исследовательских   тем   и   принимает   участие   в   подготовке    методических   пособий   по   профильным   отделу   направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива;  рецензирует проекты научно­методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям; подготовку проектов договоров, в том числе, о сотрудничестве с зарубежными   организациями,   по   использованию   архивных документов;  участвует   в   определении   перечня   видов   платных   услуг, оказываемых архивом юридическим и физическим лицам;  обеспечивает   сохранность   документов   в   процессе   их использования. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом,   осуществляет   мероприятия   по   совершенствованию   организации Из м. Ли ст № докум. Под пис ь  в   установленном   порядке   выполняет   договорные   работы, оказывает   платные   услуги   учреждениям,   организациям   и Да та гражданам по профильным отделу направлениям. Осуществляет КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа. Участвует   в   проведении   мероприятий   по   повышению   квалификации работников   архивов,   сотрудников   отдела,   студентов   и   учащихся,   готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов. Обобщает   и   распространяет   опыт   работы   архива   в   области информационной   работы,   использования   документов   и   их   публикации, изучает   отечественный   и   зарубежный   опыт   по   профильным   отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива. В плановом порядке и по согласованию с директором архива готовит и проводит   совещания   по   профильным   отделу   направлениям,   организует выступления   своих   работников   на   научных   и   научно­практических конференция, совещаниях, семинарах. Обеспечивает контроль за исполнением    приказов комитета культуры Волгоградской  области, приказов директора архива по профильным отделу направлениям. Да та Вносит на рассмотрение дирекции, экспертно­методической комиссии (ЭМК)   архива,   экспертно   ­   проверочной   методической   комиссии   (ЭПМК) КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Из м. Ли ст № докум. Под пис ь комитета   культуры   Волгоградской   области,   вопросы   развития   архива   по профильным   отделу   направлениям,   осуществляет   контроль   за   исполнением принятых   решений.   Готовит   проекты   приказов   по   профильным   отделу направлениям.  организация   использования   документов   Архивного   фонда Российской   Федерации   и   других   архивных   документов (предоставление   архивом   безвозмездно   или   за   плату пользователям   информационных   услуг   для   удовлетворения   его информационных   потребностей),   в   том   числе,   исполнение тематических, генеалогических и социально­правовых запросов;  организация   публикации   документов   архива   на   основе   научной разработки архивных фондов;  организация и координация научно­исследовательской работы в области использования и публикации документов. Именно   сотрудники   этого   отдела   проводят   прием   граждан,   лично обратившихся   в   архив   с разного   рода   заявлениями   и   запросами  ,   и рассматривают запросы, поступающие по почте. 2.2. Основные направления оптимизации в ГКУВО «Государственный архив Волгоградской области» Любая   деятельность   организации   отражается   в   документах,   и,   чтобы улучшить   качество   рабочих   бизнес­процессов,   необходимо   улучшить документооборот,   то   есть   оптимизировать   его.   Под   оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно­технического характера, выполняемых организацией. докум. КР17. 46.02.01. Да та 3557. РПЗ Существует   два   основных   метода   оптимизации   документооборота   в Из м. Ли ст № Под пис ь Л т3 ис 4 организации:  регламентация;  автоматизация. Причем  второй  метод  может  быть  применен  только  после  реализации первого. Методы оптимизации документооборота Регламентация  Автоматизация Рисунок 1­ Методы оптимизации документооборота Отсутствие   регламентации   документооборота   в   организации   может привести к следующим проблемам:   избыточные маршруты прохождения документов;  потери документов;  проблемы с поиском документов. При   построении   системы   документооборота   нужно   стремиться   к минимизации   этапов   согласования   и   количества   документов,   требующих утверждения.  Оптимизация документооборота позволяет:  определить   состав   документов   (видов,   разновидностей,   форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т.е. при   реализации   функций,   задач,   административных   и   бизнес­ процессов);  определить   состав   документопотоков   организации   и   их Из м. Ли ст № докум. КР17. 46.02.01. внутреннюю структуру;  Под Да  регламентировать   маршруты   движения   документов   в   рамках пис та ь документопотока,   отдельных   групп   (комплексов)   документов, 3557. РПЗ Л т3 ис 4 участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес­процесса;  установить,   если   это   необходимо,   временные   параметры прохождения   документа   в   целом   по   установленному   для   него маршруту   и   (или)   временные   параметры   выполнения   отдельных операций в процессе документооборота. В   организации   работа   по   совершенствованию   документооборота неотделима   от   анализа   сложившихся   документопотоков.     К   сожалению,   на     понятия   «совершенствование практике документооборота» и «сокращение количества документов». Дело не только в отождествляют часто количестве документов и в объеме отчетности. Важно определить, нужны ли данные документы предприятию и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления производством. Практика убеждает, что не всегда следует сокращать количество документов и объем отчетности. Часто бывает более целесообразно идти по пути упорядочения документации, а также систематизации   и   механизации   отчетности.   Правильная   организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешной работы. Таким   образом,   при   оптимизации   документооборота   предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут   вызвать   затруднения   на   другом;   иногда   упрощение   работы   может привести   к   ослаблению   контроля;   перераспределение   функций   работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д. Следовательно,   создание   эффективной   системы   документооборота включает в себя ряд этапов: 1.   Регламентация   (разработка   положений,   инструкции   и   других документов, регламентирующих работу службы ДОУ); Из м. Ли ст № докум. 3. Маршрутизация (анализ всех стадий документооборота и разработка КР17. 46.02.01. Л 2. Механизация необходимой техникой. т3 ис 4 3557. РПЗ программы по его оптимизации); Под пис ь Да та 4.   Автоматизация   при   необходимости   (наличие   большого   объема документооборота). Эта работа обеспечит рациональное и оперативное движение документов предприятия по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и   труда   путем   четкой   регламентации   путей   прохождения   документов   с проверкой   обслуживания   всех   операций   и   целенаправленности   всех перемещений.   Целесообразность   и   логика   осуществления   всех   видов   работ оцениваются   с   точки   зрения   того,   как   они   способствуют   оптимизации информационного   обеспечения   управленческих   решений,   оперативности   и точности их выполнения.  Следовательно,   ведение   делопроизводства   на   предприятии предусматривает  организацию   работы   с   документами   на   всех   стадиях   их «жизненного   цикла»:  создание   и   регистрацию   документов,   движение документов и их хранение. Организация делопроизводства является одним из самых важных моментов на предприятии любой формы собственности. Ведь процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые   вопросы,   финансирование.  Все   это   собирается,   обрабатывается,   и передается в огромное количество информации, носителем которой является документ.   Все   этапы   работы   должны   быть   регламентированы,   в индивидуальной для каждой организации инструкции по делопроизводству. И чтобы   улучшить   качество   рабочих   бизнес­процессов   необходимо   улучшить систему делопроизводства организации, то есть оптимизировать. Создание системы электронного архива документов в ГКУВО «Государственный архив Волгоградской области» Из м. Ли ст № КР17. 46.02.01. Электронный   архив ­   это   система   структурированного   хранения Л т3 ис электронных   документов,   позволяющая   значительно   оптимизировать   и докум. 4 автоматизировать процессы ГКУВО ГАВО. 3557. РПЗ Да та Под пис ь Создание   системы   электронного   архива ­   это   возможность   навести порядок в документах и возможность быстро найти необходимый документ. Создание   электронного   архива   позволит   решить   следующие   задачи   в ГКУВО ГАВО: 1. Механизм   ввода   и   создания   электронных   документов   (сканер,   почта, непосредственный ввод и сохранение) 2. Просмотр документов 3. Печать документов 4. Быстрый   поиск   документов   по   различным   параметрам,   как   по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа (индексация документов) 5. Разграничение прав доступа к электронным документам 6. Невозможность удаления документов 7. Надежность хранения, резервное копирование электронных документов 8. Отслеживание историй изменений документов 9. Возможность интегрирования с уже существующими системами. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Ведение делопроизводства на предприятии предусматривает организацию работы с документами на всех стадиях их «жизненного цикла»:   создание и регистрации  документов,  движение документов  и их хранение.  Организация делопроизводства является одним из самых важных моментов на предприятии любой   формы   собственности.   Ведь   процесс   управления   включает   в   себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование. Из м. Ли ст Да та Под пис ь Л т3 ис 4 Все   это   собирается,   обрабатывается,   и   передается   в   огромное   количество докум. информации, носителем которой является документ. Все этапы работы должны КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ № быть   регламентированы,   в   индивидуальной   для   каждого   предприятия инструкции по делопроизводству.  Чтобы улучшить качество рабочих бизнес­ процессов   необходимо   пересмотреть   порядок   организации   всех делопроизводственных процессов, то есть оптимизировать их.  Главной   целью   при   организации   хорошей   работы   Государственного архива   Волгоградской   области,   как   и   любой   другой   организации,   является   имеющими   необходимые достаточное   обеспечение   работниками, квалификацию   и   опыт,   рациональное   использование   кадров   и     повышение уровня производительности труда. Основными   задами   оптимизации   процессов   документирования управленческой деятельности являются:  упорядочение состава и содержания, документов создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям;  регламентация   деятельности   по   работе   с   документами   и специальной деятельности сотрудников;  устранение   недостатков   в   работе   с   конфиденциальной информацией;  автоматизация работы с документами для сокращения расходов малой организации. Подводя итог вышесказанного делопроизводство или документационное обеспечение   управления   (ДОУ) отрасль   деятельности,   обеспечивающая документирование   и   организацию   работы   с   официальными   документами   ­ является   важным   аспектом   работы   любого   предприятия:   в   организации создаются   документы,   отражающие   результаты   и   ведение   производственной деятельности,   финансовое   состояние,   работу   с   персоналом,   материально­ техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию докум. управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Да та Под пис ь Из м. Ли ст № от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и   качество   принимаемых   решений,   эффективность   их   выполнения   и деятельность организации в целом. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Л т3 ис 4 Нормативная литература 1. Е.А. Лопатникова. Делопроизводство: образцы документов с  докум. комментариями. – 4­е изд., испр. – М: Омега­Л, 2007 КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ № Из м. Ли ст Да та Под пис ь 2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и  определения. – Введ. 1999­01­01. – М.: Госстандарт России: Изд­во стандартов, 1998. 3.   ГОСТ   Р   7.0.8–2013.   Национальный   стандарт   Российской   Федерации. Система   стандартов   по   информации,   библиотечному   и   издательскому   делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013№ 1185­ст). 4.  Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах исполнительной   власти,   утвержденная   приказом   Минкультуры   России   от 08.11.2005 № 536. 5.  Федеральный   закон   от   22.10.   2004   №   125     ФЗ   «Об   архивном   деле   в Российской Федерации».//Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43ст.4169. 6. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30­2003 "Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная   система организационно­распорядительной   документации.  Требования   к   оформлению документов" Основная литература 7. «Офис ­ мастер». Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис­ менеджера» г. Москва, 2011 г. 8. Путеводитель по фондам Государственного архива Волгоградской области»  (2002 г.). 9. Спивак  В.А. Документирование управленческой деятельности, ­ СПб.:  Питер, 2006. ­ 240с: ил, ­ (Серия "Краткий курс"). Из м. Ли ст № 10.  Андриянова   В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: ИНФРА­М, 2008. докум. 11. Янковая В. Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы //  Секретарь – референт. – 2010. – № 10. КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Да та Под пис ь Интернет­ресурсы 12.  http://volga.rusarchives.ru/structure.shtml 13.  http://www.edou.ru 14. http://www.npo­comp.ru/2320832.aspx 15. http://www.centr­profit.ru 16. https://knowledge.allbest.ru Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗПРИЛОЖЕНИЯ Л т3 ис 4 Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Рис. 1. Положение об отделе использования документов архивного фонда и  научно­исследовательской работы. Лист 1 Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Рис. 2. Положение об отделе использования документов архивного фонда и  научно­исследовательской работы. Лист 2 Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Рис. 3. Положение об отделе использования документов архивного фонда и  научно­исследовательской работы. Лист 3 Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Рис. 4. Положение об отделе использования документов архивного фонда и  научно­исследовательской работы. Лист 4 Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4 Рис. 5. Положение об отделе использования документов архивного фонда и  научно­исследовательской работы. Лист 5 Из м. Ли ст № докум. Да та Под пис ь КР17. 46.02.01. 3557. РПЗ Л т3 ис 4