Организация экспертизы ценности документов

Организация экспертизы ценности документов

Этапы экспертизы ценности документа:

1. в делопроизводственной службе:

- устанавливается срок хранения документа при составлении номенклатуры дел;

- вышедший из оперативной работы документ подготавливается к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

2. в ведомственном архиве:

- при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

3. в государственном архиве.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия (ЭК).

 В министерствах и ведомствах создаются постоянные действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в структурных подразделениях министерств и ведомств – экспертные комиссии (ЭК).

ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с архивным учреждением, в которое сдает документы. Ее решения по хранению и уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, утвержденным руководителями организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания протоколируются.

Работа ЦЭК (ЭК) основывается на Типовом положении, утвержденном Росархивом.

Положение ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим утверждением Государственной архивной службы РФ.

Примерный состав ЭК:

- ведущий специалист (юрист, работник ДОУ, отдела кадров, архива);

- главный бухгалтер организации;

- секретарь-референт.

В государственных архивах создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями, от которых принимают документы на хранение.

Оформление документов, сдаваемых в архив.

Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце года после завершения их делопроизводством.

Этапы обработки дел:

1. систематизация документов дела (документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологическом порядке; проводят дополнительную полистную экспертизу документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу; изымают лишние экземпляры, черновики);

2. оформление дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (по ГОСТ Р 51141-98).

Возможно два вида оформления дел – полное или частичное.

Полное оформление применяется для дел постоянного, долговременного хранения – свыше 10 лет, по личному составу.