Организация и регламентация службы ДОУ

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ, ЗАДАЧИ,  СТРУКТУРА И СОСТАВ 1.1. Форма организации делопроизводства 1.2. Организационная структура службы делопроизводства  1.3. Квалификационный состав службы делопроизводства  1.4. Задачи и функции службы делопроизводства  3 5 5 6 6 7 ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И РЕГЛАМЕНТАЦИЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕНОМ АРХИВЕ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ  ОБЛАСТИ 2.1. Характеристика Государственного архива  Волгоградской области 2.2.  Организация работы службы делопроизводства в   Государственном архиве Волгоградской области ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЯ 11 11 16 19 21 24 Лист № докум. Подпис Дата ь . Изм Разработал Фёдорова О.П. Руководит. Чурсина Т.Н. Зав.кафедро й Н. Контр. Красильникова О.М. Красильникова О.М. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР17 46.02.01.4611 РПЗ Организация и  регламентация  деятельности службы  КР 17.46.02.01 4611 ПЗ делопроизводства Лит. Лист 2 Листов ДОУ 3­1 Лис т18 ВВЕДЕНИЕ Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия   решений   и   построен   на   оперативной   работе   с   документами,   в которых   она   устанавливается.   Поэтому   информационно­документационное обеспечение   управления   (делопроизводство)   любой   фирмы,   учреждения, организации,   предприятия   рассматривается   сегодня   как   важнейшая обслуживающая   функция   управления.   От   её   рациональной   организации зависит   быстрота   и   оптимальность   выбора   решения,   доведение   его   до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение   экономического   эффекта   в   деятельности   фирмы,   организации, предприятия [13]. Сегодня это делопроизводство имеет различные названия: управление   управление   информационно­документационного   обеспечения, делами, управление   делопроизводства,   управление   документационного   обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.  Основными   задачами   такой   службы   является   постановка   и   ведение управленческой информационно­документационного     обеспечения деятельности организации на уровне современных требований. Актуальность  данной   темы,  обусловлена   тем,  что   делопроизводство является необходимой частью современного управления. Если в организации не   налажена   работа   с   документами,   то   управление   начнет   ухудшаться.   А самоуправление   зависит   от   качества   и   достоверности   информации, непосредственности ее приема и передачи, правильной постановки справочно­ информационной службы, хранения и использования документов. Объект работы – служба ведения делопроизводства в организации. Предмет  исследования   –   особенности   деятельности   системы делопроизводства в архиве. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 Целью  курсовой  работы  является рассмотрение аспектов организации службы делопроизводства в архиве. Задачами курсовой  работы в связи с указанной целью являются: 1.   Рассмотреть   понятие   делопроизводства   и   основные   принципы организации службы делопроизводства. 2.Изучить   нормативно­правовую   базу   по   организации   службы делопроизводства. 3.   Проанализировать   регламентацию   деятельности   службы делопроизводства. 4. Раскрыть особенности службы делопроизводства в Архиве. Введение   раскрывает   актуальность,   цель,   задачи,   предмет   и   объект работы. В первой главе рассматривается организация службы делопроизводства ее назначение, задачи. Вторая   глава   посвящена   организации   и   регламентации   деятельности службы делопроизводства в Архиве. В заключении подводятся итоги, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ГЛАВА 1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ, ЗАДАЧИ, СТРУКТУРА И СОСТАВ 1.1. Форма организации делопроизводства Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.  Существует три формы организации делопроизводства:  ­ централизованная; ­ децентрализованная; ­ смешанная. При  централизованной   форме  организации   делопроизводства   все технические   операции   по   обработке   документов   сосредоточены   в   одном структурном   подразделении,   а   творческая   работа   с   документами осуществляется в других структурных подразделениях. В централизованной формы организации делопроизводства возможно формирование единой базы данных   по   всем   поступающим   в   организацию,   это   позволяет   повысить оперативность поиска документов и, оптимизировать справочную работу по документам.   Централизованную   форму   организации   делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно­ функциональную организационную структуру.  Децентрализованная  форма  организации   делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном   подразделении.   Ее   целесообразно   использовать   при дивизиональном   типе   организационной   структуры   или   в   условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.  Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 Смешанная   форма  организации   делопроизводства   предполагает выполнение   одних   делопроизводственных   операций   (прием,   регистрация, контроль,   размножение   документов)   в   службе   делопроизводства,   других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение)   в   структурных   подразделениях.   Следует   отметить,   что   при смешанной   форме   организации   делопроизводства   одна   и   та   же технологическая   операция,   например   регистрация   поступающих   и отправляемых   документов,   может   осуществляться   как   в   службе делопроизводства,   так   и   в   структурных   подразделениях,  в  зависимости   от категории документов [21]. 1.2. Организационная структура делопроизводства На   крупных   предприятиях   в   составе   службы   ДОУ   выделяются функциональные   группы   и   за   каждым   сотрудником   закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений   населения),   машинописное   бюро,   копировально­множительное бюро, архив [18]. На   средних   предприятиях   функции   делопроизводства   выполняют отдельные специалисты по участкам работы. На небольших предприятиях служба делопроизводства состоит из 2­3 человек. Во   многих   организациях   служба   делопроизводства     не   является самостоятельным   подразделением,   а   входит   в   состав   административно­ хозяйственной   службы,   службы   управления   персоналом   или   бухгалтерии. Поскольку служба делопроизводства фактически управляет документацией и документационными   потоками   всей   организации,   она   должна   быть самостоятельным   подразделением,   пусть   и   с   небольшой   штатной Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 численностью   (это   может   быть   2–3   чел.),   с   подчинением   руководителя организации   или   одному   из   заместителей   руководителя,   курирующему вопросы   информации   и   документации.   Это   принципиально   важно   еще   и потому,   что   служба   делопроизводства   непосредственно   работает   с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение,   ведет   справочную   работу   по   документам   по   заданию руководства, выполняет другие поручения руководства [18]. 1.3. Квалификационный состав делопроизводства Определение   квалификационного   состава   службы   делопроизводства производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по   делопроизводству,   выполнение   которых   предполагает   наличие   у сотрудников   соответствующей   квалификации   [24].     Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы делопроизводства представлены в приложении 2 к настоящему пособию. Окончательные   результаты   расчетов   после   тщательной   проверки   на предмет   достоверности   берутся   за   основу   при   подготовке   проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы делопроизводства.   Примерный   квалификационный   и   численный   состав службы   ДОУ   предприятия   с   численностью   работников   до   1000   человек (показан в Приложение А) [24]. 1.4. Задача и функции делопроизводства К   основным  задачам  службы   делопроизводства   можно   отнести следующие, а именно: ­ совершенствование форм и методов работы с документами; ­ обеспечение единого порядка документирования, организации работы с   документами;   построения   информационно­поисковых   систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ­ сокращение документооборота; ­ унификация форм документов; ­ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию   документационного   обеспечения   управления   в организации, ее структурных подразделениях [20]; ­   внедрение   новейших   информационных   технологий   в   работу   с документами [11].  В состав типовых  функций службы ДОУ  входят разные виды работ, которые   можно   разделить   на   технологические, методические, контрольные [11].   организационные, К технологическим функциям следует отнести: ­ осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; ­ регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ­   ведение   информационно­справочной   работы   по   документам организации; ­   машинописное   изготовление   документов   (набор   текста   на компьютере); ­ копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; ­ разработка и проектирование бланков документов; ­ подготовка документов к отправке[11]. Среди   организационных   функций   службы   делопроизводства выделяется: ­ подготовка к докладу руководству поступающих документов; ­ организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; ­   регулирование   хода   исполнения   документов,   прохождения   и исполнения документов в установленный срок; Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ­ организация хранения документов в структурных подразделениях; ­ организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; ­ повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; ­ организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; ­ организация делопроизводства по обращениям граждан; ­   разработка   (совместно   с   соответствующими   структурными подразделениями   организации)   мероприятий   по   совершенствованию форм и методов работы с документами [11].  К контрольным функциям относят: ­ контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); ­ контроль за сроками исполнения документов; ­   осуществление   контроля   за   правильностью   оформления   и формирования   в   структурных   подразделениях   организации   дел, подлежащих сдаче в архив; ­   организация   контроля   за   работой   с   документами   в   структурных подразделениях; ­  обобщение   сведений   о  ходе   и  результатах  исполнения  документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; ­ обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации [11].  Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: ­   разработку   номенклатуры   дел   организации,   инструкции   по делопроизводству,   табеля   форм   документов   и   других   локальных Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 нормативных   документов,   закрепляющих   систему   делопроизводства организации; ­ проведение экспертизы научной и практической ценности документов; ­ проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы [11]. Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного   обеспечения   управления   деятельностью   предприятия. Соответственно основные задачи службы ДОУ заключаются: —   в   организации,   внедрении,   эксплуатации,   совершенствовании интегрированной   системы   документационного   обеспечения   управления предприятия;  — в оптимизации форм и методов работы с документами  на основе единой   информационной   политики   и   современных   технологий   обработки документированной информации; —   в   надлежащем   организационно­     методическом   руководстве   по соблюдению   установленного   порядка   работы   с   документами   структурных подразделений и должностных лиц предприятия: —   в   действенном   контроле   за   соблюдением   установленного   порядка работы   с   документами   структурных   подразделений   и   должностных   лиц предприятия [19]. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ 2.1. Характеристика Государственного архива Волгоградской области Государственное   казенное   учреждение   Волгоградской   области «Государственный архив Волгоградской области» ­ это специализированное государственное учреждение, основное звено системы учреждений архивной службы   Волгоградской   области.   В   целях   постоянного   (вечного)   хранения вверенной   ему   государственной   части   Архивного   фонда   Российской Федерации   он   осуществляет   учет   архивных   документов,   обеспечивает   их сохранность,   комплектуется   документами   государственных   организаций,   а также   негосударственных   организаций   и   физических   лиц;   создает   и совершенствует   научно­справочный   аппарат   к   архивным   документам   и информационные   технологии;   обеспечивает   условия   для   использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное   обслуживание   органов   государственной   власти   и самостоятельное   использование   архивных   документов   в   интересах укрепления   Российской   государственности,   обеспечения   общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Государственное казенное   учреждение   Волгоградской   области   «Государственный   архив Волгоградской области» является также и научно­методическим центром для других архивных учреждений области. Столь многосторонняя деятельность ГКУВО «Государственный архив Волгоградской   области»   служит   основой   того,   что   он   является   не   только хранителем истории нашей области, но и важным культурным и научным ее центром.  Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 Помимо своей основной деятельности, государственный архив проводит большую   исследовательскую   и   просветительскую   работу.   Регулярно организует   и   проводит   разнообразные   мероприятия,   направленные   на улучшение   своего   общекультурного   и   научного   уровня,   работает   над повышением своего общественного значения. В их число входит проведение экскурсий   и   выставок   на   базе   архива,   разработка   и   представление информаций для органов власти и средств массовой информации. Архив включает в себя следующие подразделения:  Руководство архива; Отдел финансово­экономической работы:    Отдел   комплектования   архивного   фонда,   планирования   и методической работы:  Отдел   хранения,   государственного   учета   и   НСА   архивных документов:  Отдел   использования   документов   архивного   фонда   и   научно­ исследовательской работы:     Отдел социально­правовых запросов: Отдел информационных архивных и компьютерных технологий: Отдел реставрации и страхового фонда документов: Административно­хозяйственный отдел. В таблице 1 представлены названия отделов и их функции: Таблица 1 Руководство архива Регулярно, один раз в квартал, проводятся заседания дирекции   Еженедельно   проходят   плановые     Волгоградской   области. заседания архива директора архива и заведующих отделами. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 Отдел   финансово­ экономической ­   рациональное   использование   бюджетных   средств архива; ­ принимает участие в расчете свободных цен, работы в составлении прейскуранта платных услуг; ­ осуществляет контроль за сохранностью денежных средств Отдел комплектования ­   осуществляет   при   необходимости   инициативное документирование; оказание   проводит ­     архивного   фонда, планирования и   организационно­методической помощи организациям –   источникам   комплектования;   ­   осуществляет методической работы взаимодействие   с   организациями   ­   источниками комплектования. Отдел   хранения, ­   проверку   наличия   и   состояния   архивных государственного учета   и   НСА документов,   организацию   розыска   необнаруженных дел;   ­   шифровку   единиц   хранения,   нумерацию   и архивных документов проверку   нумерации   листов,   оформление   обложек, ярлыков,   оценку   подшивку   документов; ­   физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий, проверку   технического   и   физико­химического состояния   архивных   документов   в   процессе хранения; Отдел использования ­ ретроспективной   документной   информации;   изучает   общественные   потребности   в   ­ документов архивного   фонда   и осуществляет   информационное   обеспечение   в соответствии с их запросами, а также в инициативном научно­ исследовательской порядке; ­ проводит инициативное информирование   органов   местного государственных   органов, Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 работы самоуправления,   организаций   и   граждан   путем направления   им   информационных   писем   и   других информационных документов; Отдел   социально­ правовых запросов ­ совершенствует научно­справочный аппарат отдела (каталоги, картотеки, тематические перечни и др.); ­ создает и ведет автоматизированные базы данных по профильному отделу направлениям; ­ разрабатывает совместно   с   другими   подразделениями   архива предложения   по   внедрению   автоматизированных технологий; Отдел информационных ­   осуществляет   ввод   данных   в   базу   данных «Электронный систематизированный фотокаталог»; ­   архивных компьютерных технологий и ведет учет всех баз данных в виде их описаний (базы метаданных);   ­   осуществляет   комплекс   работ   по внедрению автоматизированных систем электронного документооборота. Отдел   реставрации ­   подбирает   материалы   и   готовит   клей   для и страхового  фонда документов проведения реставрационных и переплетных работ; ­ обеспечивает хода документирование     реставрационных работ;   ­   осуществляет   дезинфекцию   документов   методом полистной   обработки, дезинфекции и обеспыливание их;   проведение   камерной Административно­ Сотрудники   хозяйственного   отдела   способствуют хозяйственный отдел тому,   что   здание   архива,   его   инфраструктура   и прилегающая к нему территория всегда содержатся в образцовом состоянии. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 Основными задачами архива организации являются:  комплектование   архива   документами,   состав   которых предусмотрен положением об архиве;     учет и обеспечение сохранности документов; создание научно­справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка   и   передача   документов,   относящихся   к   Архивному фонду   Российской   Федерации,   на   постоянное   хранение   в   соответствии   со сроками   и   требованиями,   установленными   Федеральной   архивной   службой России   и   органами   управления   архивным   делом   субъектов   Российской Федерации.   В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:  ведет   списки   организаций   и   (или)   структурных   подразделений организаций ­ источников комплектования архива;  принимает   упорядоченные   документы   структурных подразделений   организации   и   организаций   ­   источников   комплектования архива;  учитывает   и   обеспечивает   сохранность   принятых   в   архив документов;  создает   и   поддерживает   в   актуальном   состоянии   научно­ справочный аппарат к документам архива;  организует   информационное   обслуживание   руководителей   и структурных   подразделений   организации,   осуществляет   использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально­ правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18  проводит   экспертизу   ценности   и   осуществляет   комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;  осуществляет   проверку   правильности   формирования   и оформления   дел   в   структурных   подразделениях   организаций   и   других организациях – источниках комплектования;  организует работу по составлению номенклатуры дел организации [29]. 2.2. Организация работы службы делопроизводства в Государственном архиве Волгоградской области  Функции службы делопроизводства в Государственном архиве по  Волгоградской области, выполняет «отдел использования документов  архивного фонда и научно ­ исследовательской работы». Основными задачами отдела являются: ­ организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других  документов в архиве; ­   организация   публикации   документов   архива   на   основе   научной разработки архивных фондов; ­   организация   и   координация   научно­исследовательской   работы   в области использования и публикации документов. В   соответствии   с   возложенными   на   него   задачами   отдел   выполняет следующие функции: ­ готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ,   основным   направлениям   развития   архива,   перспективным   и текущим   планам   его   работы   по   профильным   отделу   направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении; ­ изучает общественные потребности в ретроспективной документной  информации; Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ­   осуществляет   информационное   обеспечение   пользователей   (органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций, объединений,   граждан)   в   соответствии   с   их   запросами,   а   также   в инициативном порядке; ­   проводит   инициативное   информирование   государственных   органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан путем направления им информационных писем и других информационных документов; ­ осуществляет предоставление архивных документов пользователям в читальном   зале   архива,   в   обязательном   порядке   проводит   ознакомление пользователей с правилами работы   в читальных залах архивов Российской Федерации; ­   консультирует   пользователей   о   составе   и   содержании   документов архива,   об   информационно­поисковых   системах   к   ним,   в   необходимых случаях   совместно с   отделом   хранения,   государственного   учета   и   научно­ справочного аппарата архивных документов [29]. Административный   регламент   –  официальный   документ, регламентирующий   предоставление   государственными   органами   услуг гражданам и государству. Сегодня   невозможно   представить   какую­либо   сферу   человеческой деятельности без правового регулирования. Каждое предприятие независимо от сферы деятельности, формы собственности, функционирует на основании правовых актов, ГКУВО «Государственный архив Волгоградской области» не является   исключением.   Несомненно,   государственные,   ведомственные, муниципальные   архивы   как   самостоятельные   организации   имеют   четко определенную   систему   законодательных   и   нормативно­правовых   актов, регулирующих их работу. Под архивом организации понимают структурное подразделение организации осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 Настоящий административный регламент (определяет стандарт, сроки и последовательность   действий   (административных   процедур)   должностных лиц   государственного   казенного   учреждения   «Государственный   архив Волгоградской   области»   (далее   именуется   –   архив)   при   предоставлении государственной   услуги   "Оказание   информационных   услуг   на   основе архивных   документов"   (далее   именуется   –   государственная   услуга)   всем категориям заявителей, имеющим право на получение государственной услуги за   исключением:   государственных   органов   и   их   территориальных   органов, органов   государственных   внебюджетных   фондов   и   их   территориальных органов, органов местного самоуправления. Исполнение запросов социально­правового характера государственных органов   и   их   территориальных   органов,   органов   государственных внебюджетных   фондов   и   их   территориальных   органов,   органов   местного самоуправления   осуществляется   архивом   в   соответствии   с   требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и (или) в соответствии с   уполномоченным   органом соглашениями,   заключаемыми   архивом, исполнительной   власти   Волгоградской   области   в   сфере   архивного   дела   и указанными органами (Приложение Б). Рассматривая   архив   организации   как   ее   составную   часть,   следует отметить его неразрывную связь с другими структурными подразделениями организации. Следовательно, сфера правового регулирования такого архива будет   включена   в   правовое   поле   всей   организации.   Так,   организовывая оперативное   и   архивное   хранение   документов   организации,   необходимо руководствоваться   не   только   законодательством   в   области   организации архивного   хранения, регламентирующим деятельность всей организации.   но   и   специальным   законодательством, Помимо   вышеуказанного   Перечня   в   Государственном   архиве Волгоградской области, существует правовой документ ГОСТ Р 21.1003–2009 Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 «Система   проектной   документации   для   строительства.   Учет   и   хранение проектной   документации»,   определяющего   правила   учет   и   хранения подлинников, порядок их восстановления, правила учета и хранения копий технических документов. Таким   образом,   регламентацию функционирования архива организации, можно сделать следующие выводы: ­   правовую   рассмотрев Архив   организации   как   структурное   подразделение,   нельзя   рассматривать отдельно от  самой  организации,  а, следовательно, при  организации  работы архива,   нужно   руководствоваться   правовыми   актами,   регулирующими деятельность и архива, и самой организации. ­   Требования   к   формированию   дел   и   организации   хранения, управленческих   и   технических   документов   различны   и   регулируются отдельными   актами. документации должны вестись раздельно.   Архив   управленческой   и   научно­технической Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Исследовав   материал   по   теме   курсовой   работы,   мы   выяснили,   что функции   делопроизводства   в   Государственном   архиве   Волгоградской области,  выполняет  «Отдел   использования   документов   архивного   фонда   и научно ­ исследовательской работы». Рассмотрели, какие задачи и функции выполняет «Отдел использования документов   архивного   фонда   и   научно   ­   исследовательской   работы»,   а именно: Основными задачами отдела являются: ­ организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других  документов в архиве; ­   организация   публикации   документов   архива   на   основе   научной разработки архивных фондов; ­   организация   и   координация   научно­исследовательской   работы   в области использования и публикации документов. В   соответствии   с   возложенными   на   него   задачами   отдел   выполняет следующие функции: ­ готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ,   основным   направлениям   развития   архива,   перспективным   и текущим   планам   его   работы   по   профильным   отделу   направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении; Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ­ изучает общественные потребности в ретроспективной документной  информации; ­   осуществляет   информационное   обеспечение   пользователей   (органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций, объединений,   граждан)   в   соответствии   с   их   запросами,   а   также   в инициативном порядке и т.д. Рассмотрели   и   дали   понятие   «Административный   регламент»   в Государственном архиве Волгоградской области. Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Нормативно­правовые источники: 1. ГОСТ   Р.   7.0.97­2016   «Система   стандартов   по   информации, библиотечному   и   издательскому   делу.   Организационно­распорядительная документация.   Требования   к   оформлению   документов»   (далее   –   ГОСТ   Р 7.0.97­2016). 2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125­ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст.4169.; Справочно­правовая система Консультант плюс.  3. Гражданский   кодекс   Российской   Федерации   (часть   первая)   от 30.11.1994   N   51­ФЗ   (ред.   от   31.01.2016)   //Собрание   законодательства   РФ. 1994. N 32.Ст. 3301.; Справочно­правовая система Консультант плюс.  4. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14­ФЗ (ред. от 29.12.2015)   Собрание «Об   обществах   с   ограниченной   ответственностью»   // законодательства   РФ.   1998.   N   7.   Ст.   785.;   Справочно­правовая   система Консультант плюс.  Федеральный закон от 26.12.1995 N 208­ФЗ (ред. от 29.06.2015, с 5.   от   29.12.2015)   «Об   акционерных   обществах»   //   Собрание изм. законодательства РФ. 01.01.1996. N 1. Ст. 1.; Справочно­правовая система Консультант плюс.  6. Закон   РФ   от   21.07.1993   N   5485–1   (ред.   от   08.03.2015)   «О государственной   тайне»  //   Собрание   законодательства   РФ».1997.N  41.   стр. 8220–8235.; Справочно­правовая система Консультант плюс.  7. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98­ФЗ (ред. от 12.03.2014) «О коммерческой тайне» // Собрание законодательства РФ».2004. N 32. ст. 3283.; Справочно­правовая система Консультант плюс.  8. Конституция   Российской   Федерации   (принята   всенародным голосованием   12.12.1993)   (с   учетом   поправок,   внесенных   Законами   РФ   о Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6­ФКЗ, от 30.12.2008 N 7­ФКЗ, от   05.02.2014   N   2­ФКЗ,   от   21.07.2014   N   11­ФКЗ)   //   Собрание законодательства   РФ.   2014.   N   31.   ст.   4398.;   Справочно­правовая   система Консультант плюс.  9. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011)   «Об   утверждении   Правил   делопроизводства   в   федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. 2009. N 25. Ст. 3060.; Справочно­правовая система Консультант плюс.  10. Приказ   Росархива   от   23.12.2009   N   76«Об   утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в   федеральных   органах   исполнительной   власти»   //Справочно­правовая система Консультант плюс. 11.   Приказ   Минкультуры   России   от   31.03.2015   N   526   «Об утверждении   правил   организации   хранения,   комплектования,   учета   и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления   и   организациях»(Зарегистрировано   в   Минюсте   России 07.09.2015 N 38830) // Справочно­правовая система Консультант плюс.  12.   ГОСТ  Р 21.1003.­2009 «Система проектной документации   для строительства. Учет и хранение проектной документации» М., 2009. Литература: 13. Белов   А.Н.   Делопроизводство   и   документооборот:   Учеб. Пособие. – М.: Эксмо,2007. 14. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие. – Ростов н/Д.: Феникс, 2004. 15. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. ­ М.: ООО «ТК Велби», 2005 Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 16. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных докумен­ тов. ­ СПб.: Питер, 2004 17. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. ­ СПб.: Бизнес­пресса, 2004 18. Кузнецова   Т.В.   Делопроизводство:   Организация   и   технологии документационного обеспечения управления. ­ М.: Юнити­Дана, 2003 19. Кузнецова Т.В.  Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова,   Л.В.   Санкина;   Под   общ.   ред.   проф.   Т.В.   Кузнецовой.   –   2­е   изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.  20. Рогожин   М.Ю.   Справочник   по   делопроизводству.­   СПб.: Пмтер,2006 21. Спивак   В.А.   Документирование   управленческой   деятельности: Делопроизводство ­ СПб.: Питер, 2005 22. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. ­ М.: Приор, 2005 23. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004.  24. Квалификационный   справочник   должностей   руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. – Общие положения. Интернет­ресурсы: 25. https://www.profiz.ru/sr/blog/post_1197/ 26. https://elibrary.ru/defaultx.asp 27. http://www.consultant.ru/ 28. http://bmanager.ru 29. http://volga.rusarchives.ru/ipd.shtml Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение А Примерный   квалификационный   и   численный   состав   службы   ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек Штатная категория Кол­во штатных ед. Примечание Заместитель начальника службы Руководитель Наименование профессии (специальности) Административная группа —  управление службы ДОУ Начальник службы Инспектор по контролю  исполнения поручений Документовед Секретарь­машинистка Наименование профессии (специальности) Группа технической подготовки  и тиражирования документов Начальник группы Старшая машинистка — оператор  ПК Руководитель Специалист Специалист Техн. исполн. Штатная категория 1 1 1 1 1 Может не  вводиться Может не  вводиться Кол­во штатных ед. Примечание Руководитель Техн. исполн. 1 1 Может не  вводиться №п/п I 1 2 3 4 5 №п/п II 1 2 3 III 1 , 2 3 IV 1 Машинистка оператор ПК Техн. исполн. 2­5 и более Зависит от  объема работы Группа делопроизводства Начальник группы Ст. делопроизводитель Делопроизводитель Группа хранения документов Руководитель Техн. исполн. Техн. исполн. Может не  вводиться 1 1 2­5 и более Зависит от  объема работы Начальник группы Руководитель 1 Может не  вводиться Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 2 3 V 1 2 3 Старший архивариус Техн. исполн. 1 Архивариус Группа обеспечения Начальник группы Секретарь­стенографист Экспедитор­курьер Техн. исполн. 2­5 и более Зависит от  объема работы Руководитель Техн. исполн. Техн. исполн. 1 1­2 1­2 Может не  вводиться ИТОГО: В целом по службе ДОУ По категориям 15­26 Руководитель Специалист Техн. исполн. 1­6 2 12­20 и более Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18 Приложение Б Изм. Лист № докум. Подпис ь Дата КР 17.46.02.01 4611 ПЗ Лис т18