Практическая работа №21.

Основные положения СУБД Ms Access.

Цель работы:  ознакомиться с основными возможностями СУБД MS Access.

Оборудование:  персональный компьютер, программа MS Access., методические указания по работе (в электронном виде находятся в папке «Методические указания» на рабочем столе компьютера), карты-задания

Содержание и последовательность выполнения  практической работы:

1.             Инструктаж по технике безопасности

2.             Выполнение практического задания

Теория.

1.             Основные понятия СУБД Access.

Microsoft Access – удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных. Данная система управления базами данных умеет сводить воедино информацию из самых разнообразных источников и помогает быстро найти необходимые данные и представить их в удобном для анализа виде с помощью отчетов, графиков и таблиц. Microsoft Access входит в пакет Microsoft Office.

1.1.     Запуск программы.

a)             вызвать главное меню;

b)            выбрать пункт “Программы”;

c)             выбрать пункт “Microsoft Office”;

d)            выбрать пункт “Microsoft Access”.  

1.2.     Создание новой базы данных.

a)             в меню выбрать пункт “Файл” и затем пункт “Создать”;

b)            в области задач выбрать команду  “Новая база данных”;

c)             выбрать нужный диск, папку;

d)            в строке “Имя файла” указать имя базы данных и щелкнуть на пункте “Создать”;

e)             появится рабочее окно с вкладками: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты.

1.3.     Объекты Access.

СУБД  Access работает со следующими объектами: таблицы, формы, запросы, отчеты.

Таблица – это базовый объект, предназначенный для хранения  структурированной информации.

Форма служит для ввода, просмотра и модифицирования  информации в таблице.

Запрос – это производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц по некоторому условию.

Отчет – это тот же запрос, но оформленный для печати на бумагу (с заголовками, итогами и т.д.).

Прежде чем пользоваться некоторым объектом его надо создать.

2.           Таблицы и формы в Access.

2.1.     Создание  таблицы.

a)             в рабочем окне выбрать вкладку “Таблицы”;

b)            выбрать команду “Создание таблицы в режиме конструктора”;

c)             для каждого столбца таблицы указать:

·               название

·               тип информации

·               при необходимости ширину (в количестве символов);

d)            указать ключевое поле, для этого на нужном столбце вызвать контекстное меню и выбрать команду “Ключевое поле”;

e)             когда все готово, закрыть окно конструктора таблицы и при сохранении указать имя таблицы.  

2.2.     Создание формы.

a)             выбрать вкладку “Формы”;

b)            выбрать команду “Создание формы с помощью мастера”;

c)             в окне выбрать таблицу, для которой создается форма;

d)            указать поля таблицы, которые включить в форму (обычно все);  

e)             выбрать внешний вид формы, по окончании создания формы указать ее имя;

f)              заполнить таблицу с помощью формы.

2.3.     Просмотр таблицы.

a)             выбрать вкладку “Таблицы”;

b)            двойным щелчком мышки открыть нужную таблицу.

2.4.     Просмотр формы.

a)             выбрать вкладку “Формы”;

b)            двойным щелчком мышки открыть нужную форму.

2.5.     Установление связей между таблицами.

a)             в рабочем окне вкладки “Таблицы” вызвать контекстное меню;

b)            выбрать команду “Схема данных”;

c)             установить курсор по очереди на каждую таблицу и выбрать команду “Добавить”;

d)            закрыть окно с таблицами;

e)             установить курсор в одной таблице на название нужного поля, нажать левую кнопку мышки, и не отпуская ее, переместить указатель мышки на аналогичное поле другой таблицы (имена полей должны совпадать);

f)             выбрать команду “Создать”.  

3.           Запросы и отчеты в Access.

3.1.     Формирование простых запросов.

a)             выбрать вкладку “Запросы”;

b)            выбрать команду “Создание запроса в режиме конструктора”;

c)             установить курсор по очереди на каждую таблицу и выбрать команду “Добавить”;

d)            закрыть окно с таблицами;

e)             появится окно: в верхней части – схема данных, в нижней части – макет запроса;

f)             с помощью мышки внести в макет запроса нужные поля из таблиц;

g)            при закрытии окна, сохранить запрос с нужным названием.

3.2.     Формирование отчета.

a)             выбрать вкладку “Отчеты”;

b)            выбрать команду “Создание отчета с помощью мастера”;

c)             в окне выбрать запрос, для которого создается отчет;

d)            указать поля, которые включать в отчет;  

e)             выбрать внешний вид отчета;

f)             выбрать вариант оформления отчета;

g)            по окончании создания отчета, указать его имя.

3.3.     Просмотр запроса.

a)             выбрать вкладку “Запросы”;

b)            двойным щелчком мышки открыть нужный запрос.

3.4.     Просмотр отчета.

a)             выбрать вкладку “Отчеты”;

b)            двойным щелчком мышки открыть нужный отчет.

Задание.

Карта опроса №1

1.        Зайти в программу MS Access.

2.        Создать базу данных в своей папке под именем «ПР21-1(ФИО)».

3.        Создать таблицу следующего вида: код предмета, название предмета, фамилия преподавателя, форма контроля.

4.        Создать форму для ввода исходной информации.

5.        С помощью формы занести в таблицу 8 записей.

6.        Сформировать запрос в следующем виде: название предмета, форма контроля, фамилия преподавателя.

7.        По готовому запросу оформить отчет.

Карта опроса №2

1.        Зайти в программу MS Access.

2.        Создать базу данных в своей папке под именем «ПР21-2(ФИО)».

3.        Создать таблицу следующего вида: код страны, название страны, материк (на котором находится страна), государственный язык.

4.        Создать форму для ввода исходной информации.

5.        С помощью формы занести в таблицу 8 записей.

6.        Сформировать запрос в следующем виде: материк, название страны, государственный язык.

7.        По готовому запросу оформить отчет.