Лекция предназначена для студентов по профессии 09.01.03 Оператор информационных систем и ресурсов»

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документирование — запись информации на носителе по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и нормативными правовыми актами.

Понятие «документированная информация» определяется законом Российской Федерации следующим образом: «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»

Требования к документированию информации

устанавливаются законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.

СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Способы документирования

Способы фиксации

qтекстовое;

qкино-;

qфото-;

qвидео;

qэлектронное.

qна простые (карандаш, ручка);

qмеханические (пишущие машины);

qэлектромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

qэлектронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

ГОСТ Р 7.0.97–2016 определяет состав и правила оформления реквизитов для управленческих документов, создаваемых как в бумажной, так и в электронной форме.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени.

Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА

Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.), который получил название «реквизит».

Обязательный состав реквизитов:

qавтор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы); qдата создания документа;

qрегистрационный индекс; q текст (содержание); qподпись.

Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Состав реквизитов конкретного документа определяется исходя из его видовой принадлежности, а также целей создания и использования документа, сферы распространения и даже способа документирования.

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Каждый документ состоит из трех основных частей:

qзаголовочная часть (в просторечии «шапка») включает сведения об авторе документа, его номер и дату;

qсодержательная часть (текст, таблица данных) передает основное содержание документа;

qоформляющая часть, которая в обязательном порядке содержит подпись (подписи) должностного лица, возможно, оттиск печати.

Структура содержательной части документа может быть различной в зависимости от вида документа.

В приказах и иных распорядительных документах текст формулируют отдельными пунктами.

Письма, представления, докладные записки содержат грамматически связанный текст. Положения, инструкции, регламенты принято делить на разделы, которые нумеруются валовой нумерацией, и подразделы.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, — официальность, достоверность, объективность.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и/или изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие.

Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА

Юридическая сила документа определяется содержанием и формой документа. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью. Правилами делопроизводства установлено, что электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления.

ВИД ДОКУМЕНТА

«Вид документа» — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения (н.р. протокол, диплом, патент, раппорт, акт, ведомость и др).

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность документа» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации (н.р., разновидности документа с названием «протокол»: протокол собрания

(совещания), протокол задержания, протокол пребывания делегации, протокол переговоров, протокол разногласий, протокол аттестации и др.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

В деятельности любого управленческого аппарата реализуются определенные управленческие функции.

Типовые

Специальные

они присущи любому управленческому аппарату, например планирование деятельности, организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и др.

документируют соответствующую отрасль деятельности (н.р., в пенсионных фондах это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведениях — по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы — налоговая документация и т.д.

Система документации представляет собой «совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

Система документации — объективная категория, ее формирование и применение в управленческой деятельности определяется историческим периодом в жизни государства и общества.

Личного происхождения

Официальные

личная переписка, воспоминания личного характера, дневники.

создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных - это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ

Документы, создаваемые с помощью технических средств (фото-, фоно-, кино-, электронные), относят к технотронным документам, они созданы с помощью технических или автоматических устройств.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

qвходящие (поступившие в организацию);

qисходящие (отправляемые из организации);

qвнутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

ВИД ДОКУМЕНТА

Простые документы	Сложные документы
например, письма, заявления содержат изложение одного вопроса	например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции

ДОКУМЕНТ ПО ОГРАНИЧЕНИЮ ДОСТУПА

Секретные документы

Служебные документы

Несекретные (простые) документы

документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности.

Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

содержащие несекретные сведения, могут использоваться

работниками данного учреждения.

Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

обычные документы

ДОКУМЕНТЫ ПО СПОСОБУ ИЗЛОЖЕНИЯ ТЕКСТА

Индивидуальные

Трафаретные

Типовые

в документах содержание излагается в виде связанного текста.

Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи.

Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

в документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее

подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Например, анкета или справка.

Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.).

Типовой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

ВИД ДОКУМЕНТА (СТЕПЕНЬ ПОДЛИННОСТИ)

Подлинники (оригиналы)	Копии
обладает правовой значимостью и является основанием для выполнения управленческих функций.	не имеет юридической силы (если не заверена у нотариуса)

ДОКУМЕНТЫ ПО СРОКУ ХРАНЕНИЯ

Постоянное

Долговременное (свыше 10 лет)

Временное (до 10 лет) хранения

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, личные, научные, технические, производственные (технологические) и др.

Документы по назначению — распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений, планирование — посредством подготовки различных планов.

Закрепление порядка каких-то направлений деятельности проводится в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил, инструкций.