Основные понятия ДОУ

Основные понятия ДОУ.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Современное делопроизводство включает два процесса:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование;

- организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.

Итак, рассмотрим два процесса делопроизводства.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141-98, это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Под «документооборотом» в стандарте понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления».

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Это связано с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для унификации терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящихся к делопроизводству, аналогично стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство».

В чем же все-таки отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ»?

В отличие от делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, делопроизводство – это всего лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.

Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает, помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления.