Основные виды распорядительных документов

Основные виды распорядительных документов.

Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением об организации).

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности (см. приложение к уроку 1 – образец приказа по основной деятельности).

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы:

1. по организационным вопросам (создание, реорганизация или ликвидация учреждения, утверждение организационной структуры и штатного расписания организации, утверждение и введение в действие организационно-методических, плановых и отчетных документов и другое);

2. по основной деятельности (финансирование деятельности учреждения, материально-техническое обеспечение, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы и др.);

3. по административно-хозяйственным вопросам (о замене системы водоснабжения, об очистке системы канализации, об установке системы видео-наблюдения и др.);

4. по личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников и др.).

Процедура издания приказов включает следующие стадии:

1. обоснование необходимости принятия решения;

2. сбор и анализ информации по вопросу;

3. подготовка проекта распорядительного документа;

4. согласование проекта документа;

5. внесение проекта распорядительного документ на рассмотрение;

6. подписание документа;

7. доведение распорядительного документа до исполнителей.

Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей (излагаются факты, причины, цели, послужившие основанием для создания приказа). Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, в приказах по личному составу;

2. распорядительной (содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт). Начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», каждый пункт распорядительной части включает:

- наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;

- поручение;

- срок выполнения поручения.

 Например:

Руководителю хозяйственной службы Иванову А. А. разработать должностные инструкции на сотрудников своего отдела к 25.05.2013;

- последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должностного лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. Например:

Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора по работе с персоналом Петрова А. Б.

или

Контроль за исполнением документа оставляю за собой.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным пунктом. Например:

Инспектору по кадрам Котовой В. Н. предоставить отчет  по военнообязанным и лицам подлежащим призыву на военную службу предприятия в военкомат г. Новосибирска в период с 01.02.2013 по 10.02.2013.

 Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Если распорядительная часть приказа носит действия организационного характера, то исполнители и срок исполнения не указываются. Например:

Утвердить Положение о премировании работников;

Принять участие в выставке новых информационных технологий.

Если проект приказа отменяет полностью ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо перечислить:

Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.2006 № 81 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.09.2006 № 97 «Об утверждении Положения о приемной».

Если ранее изданный приказ организации подлежит  частичному изменению или дополнению, то в проект нового приказа вносится соответствующий пункт в откорректированном виде:

Пункт 7 приказ от 10.05.2013 № 75 изложить в следующей редакции: … .

Требования к составлению текстовой части приказа:

1. увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

2. излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

3. намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

4. обеспечивать юридическое правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предписаний, должностей;

5. указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

6. соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленных руководством предприятия;

7. указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу;

8. не употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

При наличии приложения (графики, схемы, инструкции, правила, регламенты и т. д) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение 1); … (приложение 2).

Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту приказа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания», или «Замечания прилагаются».

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования.

Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.

Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и № его служебного телефона.

После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводиться в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отчитывается от даты подписания документа.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.

Выписка из приказа – копия основной части документа, которая необходима для работы (см. приложение к уроку 2  - образец выписки из приказа).

В выписке из приказа констатирующая часть пишется полностью, а в распорядительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае.

Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Реквизиты формуляра приказа:

1.Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.

Приказы по личному составу. В комплекс распорядительной документации по кадрам входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенные для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с предприятием.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождение от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, утверждения системы оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременного денежного вознаграждения; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности; при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Унифицированные формы приказов по личному составу:

05.01.2004 г. Госкомстат России Постановлением № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», ниже приведен список унифицированных форм приказов:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу форма № Т-1а, сводная);

-                    приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, индивидуальная);

-                    приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

-                    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6, индивидуальная);

-                    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

-                    приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8, индивидуальная);

-                    приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма Т-8а, сводная);

-                    приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9, индивидуальная);

-                    приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а, сводная);

-                    приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11, индивидуальная);

-                    приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т. д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным (см. приложение к уроку 3  - образец приказа о приеме на работу работника)., если охватывает круг лиц – сводным (см. приложение к уроку 4  - образец приказа о приеме работников).

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным, что затрудняет их поиск, не позволяет автоматизировано обрабатывать эту документацию.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой ДОУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия и отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы регистрируются в журнале, традиционной или электронной карточках. Указывается: дата и № приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан.

К № приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т. п., «КМ» - о командировках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т. д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись, находятся в ОК.

Приказы включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело.

На основании приказа заполняется трудовая книжка, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов.

Распоряжение – это:

1. правовой акт, издаваемый единолично главой государства – Президентом, а также главами исполнительной власти субъектов РФ – губернаторами, мэрами и др.;

2. правовой акт, издаваемый единолично руководителями коллегиального органа власти и управления в пределах представленной ему компетенции, например распоряжения Председателя Правительства РФ, распоряжения председателя Законодательного Собрания;

3. правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего единолично (см. приложение к уроку 5  - образец распоряжения).

Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами).

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурные подразделения.

Нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжение – по более частным.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.

В констатирующей части целесообразно использовать следующие формулировки: «В соответствии», «В связи», «В целях».

Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в ней указываются предписываемые действия.

Реквизиты формуляра распоряжения:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9.гриф согласования;

10. визы.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов; организация исполнения инструкций данной или вышестоящей организации) (см. приложение к уроку 6  - образец указания).

Указание рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей, распорядительной.

Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: «Во исполнение…», «В целях…», «В соответствии…».

Распорядительная часть текста указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в ней указываются предписываемые действия.

Реквизиты формуляра указания:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами (см. приложение к уроку 7  - образец решения).

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указываются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слов «РЕШАЕТ» или  «РЕШИЛ» на отдельной строке.

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

Реквизиты формуляра решения:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.

Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти, для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановление состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа.

Реквизиты формуляра постановления:

1. Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

2. наименование организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс документа;

5. место издания;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись;

9. гриф согласования;

10. визы.