Основные задачи компьютеризации делопроизводства

Основные задачи компьютеризации делопроизводства.

ДНР с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место «номер один» на рабочих столах работников сферы управления. Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно увеличивается производительность труда, сокращается время обработки документов и существенно уменьшаются площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов. Традиционные бумажные документы считались более надежным средством хранения информации, чем электронные. Практика показала, что при электронном хранении документа происходит меньше потерь. Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Составление документа в текстовом редакторе можно производить с использованием «трафаретов» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве «трафарета» может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документов значительно упрощается. Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах. Словарь синонимов поможет найти синоним для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось в тексте слишком часто. Электронный документ, как и традиционный, должен иметь все необходимые реквизиты: наименование организации, дату, регистрационный номер, должность и фамилию лица, подписавшего документ.

В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники.

В соответствии с назначением всех технические средства можно разбить на следующие группы:

· Средства для составления документов;

· Копировальная и множительная техника;

· Средства обработки документов;

· Средства хранения, поиска и передачи документов;

· Техника управленческой связи.

 Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

  Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

1. Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

2. Передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети интернет);

3. Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка в программе или на экране ПК, что позволяет отойти от журналов регистрации);

4. Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

5. Перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);

6. Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста, антивирусная защита).

 Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру и т.д.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

1. Пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

2. Ставить письма «на контроль»;

3. Отслеживать исполнение документов;

4. Вести иерархические «папки» для хранения документов;

5. Сортировать документы в папках по различным критериям;

6. Автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;

7. Осуществлять контроль и соблюдением ими временных графиков;

8.Обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

 Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.