Подготовка документов на архивное хранение

Подготовка документов на архивное хранение.

По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются: одна часть документов подлежит уничтожению, другая – передаче в ведомственный архив.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел и их количество. Например: «Переписка за 2005 год – 2 дела» (см. приложение к уроку 3 – образец акта об уничтожении документов).

Работа по подготовке дел к передаче в архив включает:

1. экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

2. оформление документов, сдаваемых в архив;

3. описание документов постоянного и долговременного хранения;

4. передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

1. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов.

Под экспертизой ценности документов подразумевается изучение документов в целях определения сроков их хранения.

Работник службы ДОУ должен выяснить, сдает ли его организация документы на государственное хранение или нет.

Если организация сдает документы на государственное хранение, то проведение экспертной комиссии будет проходить с участием работника этого архива.

В Основах законодательства РФ об архивах определено какие предприятия сдают документы на государственное хранение.

Архивный фонд разделен на две части:

1. государственную (документы федеральных органов государственной власти и управления, учреждений и организаций федеральной собственности);

2. негосударственную (документы организаций, находящиеся в частной собственности).

Критерии отбора документов:

1. роль и место автора документа в системе государственного происхождения;

2. время и место его создания;

3. вид документа:

4. особенности документа;

5. значимость содержания;

6. физическое состояние документа;

7. подлинность и копийность документа;

8. юридическая достоверность.